淺談SAP系統(tǒng)在企業(yè)人力資源工作中的應(yīng)用

丁嚀

信息是人力資源管理的最基本的要素之一，信息技術(shù)的飛速發(fā)展對(duì)人力資源及其管理產(chǎn)生著深刻影響，人力資源管理工作對(duì)信息的要求是必須具備完整性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性、豐富性。我公司在普及信息化管理、追求精細(xì)化管理的大環(huán)境下，適時(shí)地引入了人力資源信息管理系統(tǒng)又稱SAP-HR系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱SAP系統(tǒng)），該系統(tǒng)是世界上最先進(jìn)、運(yùn)用最廣泛的管理信息系統(tǒng)軟件；是實(shí)現(xiàn)人力資源信息完整性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性、豐富性的有效工具；是精細(xì)化管理的必要支撐?，F(xiàn)以我公司SAP系統(tǒng)的使用情況，進(jìn)行論述，不足之處，歡迎指正。

一、公司基本情況

我公司成立于2006年12月，是集團(tuán)公司的全資子公司，截至2017年底，在冊(cè)職工2300余人，所屬并表企業(yè)17家。

二、SAP系統(tǒng)三大模塊的特點(diǎn)和使用情況

我公司在集團(tuán)公司的統(tǒng)一部署下，于2011年開(kāi)始正式上線應(yīng)用SAP系統(tǒng)，期間經(jīng)歷了測(cè)試、調(diào)試、正式應(yīng)用及2017年1月順利實(shí)現(xiàn)了區(qū)域一體化劃轉(zhuǎn)企業(yè)的接收工作等多個(gè)階段。根據(jù)集團(tuán)公司SAP系統(tǒng)開(kāi)發(fā)情況，現(xiàn)使用頻率最高，功能比較完善的為“組織管理”、“人事管理”、“薪酬管理”三大模塊。對(duì)應(yīng)的是人力資源勞動(dòng)組織管理和薪酬管理兩大業(yè)務(wù)。

（一）“組織管理”模塊彰顯“歸屬、管理”雙關(guān)系

“組織管理”模塊包括企業(yè)管理、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)管理、崗位管理，該模塊包含了企業(yè)的新建、變更和撤銷信息和內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、崗位設(shè)置，人員配置信息等主要信息，模塊是基于維護(hù)“對(duì)象”、對(duì)象之間的相互“關(guān)系”以及對(duì)象上的信息類型來(lái)進(jìn)行信息管理的。通過(guò)將“對(duì)象”進(jìn)行歸屬，來(lái)建立“層次關(guān)系”，以清晰地體現(xiàn)出各級(jí)企業(yè)“自上而下”的層級(jí)式組織架構(gòu)，也就是我們可以在系統(tǒng)里隨時(shí)看到最新的組織機(jī)構(gòu)圖。

通過(guò)信息維護(hù)，各企業(yè)勞動(dòng)組織管理應(yīng)用最多的查看和分析本企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配置情況，可以通過(guò)在界面首頁(yè)輸入PPOME快捷鍵，隨時(shí)在系統(tǒng)中調(diào)取當(dāng)前時(shí)間點(diǎn)本企業(yè)的“組織樹(shù)”，通過(guò)“下拉鍵”企業(yè)現(xiàn)有內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的設(shè)置、各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)所屬的崗位設(shè)置以及職位人員配置和空缺情況一目了然，為企業(yè)機(jī)構(gòu)管理，人員管理提供信息支撐。二級(jí)企業(yè)通過(guò)查詢“組織樹(shù)”，可以實(shí)時(shí)查看其所管理的基層企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配置情況，對(duì)基層企業(yè)的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、職位設(shè)置等情況進(jìn)行檢查、監(jiān)控、監(jiān)督，防止超標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置內(nèi)部機(jī)構(gòu)和超定員配置人員。

（二）“人事管理”實(shí)施“線上監(jiān)督，線下審批”雙流程

“人事管理”模塊涵蓋了員工從入職到離職的全周期信息，通過(guò)“人員變動(dòng)管理”維護(hù)員工的各種分類和工作狀態(tài)，并由此強(qiáng)制性地引發(fā)該階段員工的“人員信息更新”，凸顯系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新的連貫性、完整性、及時(shí)性。

在做系統(tǒng)外人員入職以及跨二級(jí)企業(yè)人員調(diào)動(dòng)等重要工作時(shí)，系統(tǒng)設(shè)置了嚴(yán)格的審批流程，需要在線下報(bào)送集團(tuán)公司文號(hào)庫(kù)，在文號(hào)庫(kù)審核通過(guò)，并且上傳至系統(tǒng)后，新增公司方可在系統(tǒng)上新增人員。一項(xiàng)系統(tǒng)外人員入職或跨二級(jí)企業(yè)人員調(diào)動(dòng)的工作流必須始于線下文號(hào)庫(kù)，終于線上的工作流審批?！叭耸鹿芾怼蹦K的雙審批流程，體現(xiàn)了SAP系統(tǒng)開(kāi)發(fā)在人員管理上的嚴(yán)謹(jǐn)、有序。

對(duì)于新入職人員的信息管理，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)了批量導(dǎo)入員工入職卡功能，新入職人員的信息可以由其本人在線下進(jìn)行填寫，人資部在線下進(jìn)行審核后，上傳至系統(tǒng)。并在線上申請(qǐng)入職工作流，通過(guò)唯一標(biāo)識(shí)--人員編號(hào)將入職卡上的個(gè)人信息串聯(lián)至工作流起點(diǎn)，并上傳至上級(jí)公司處進(jìn)行審查。該流程充分體現(xiàn)了人事管理模塊線上線下交替監(jiān)督、審批的特點(diǎn)。

員工入職和跨系統(tǒng)調(diào)動(dòng)的“線上監(jiān)督、線下審批”流程，保證了新進(jìn)入員工與集團(tuán)公司批復(fù)文件的一致性，系統(tǒng)的應(yīng)用也促進(jìn)企業(yè)規(guī)范人事管理，重視人員招聘質(zhì)量，減少了企業(yè)降低招聘標(biāo)準(zhǔn)，虛報(bào)職工人數(shù)的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）“薪酬管理”推行“高集成、高精細(xì)”雙高要求

“薪酬管理”是基于集團(tuán)公司的薪資制度開(kāi)發(fā)的，對(duì)總額申報(bào)、下達(dá)管理、工資發(fā)放等進(jìn)行有效規(guī)范和監(jiān)控，并和考勤、保險(xiǎn)福利等緊密集成、高度共享，且能提供全面準(zhǔn)確的薪資數(shù)據(jù)報(bào)表信息的模塊。

“薪酬管理”的模塊設(shè)置是與集團(tuán)公司工資總額管理辦法的要求相一致的，涵蓋了工資總額的核定，工資預(yù)算的申報(bào)和下達(dá)，工資總額的執(zhí)行和調(diào)整，工資總額清算的全過(guò)程管理業(yè)務(wù)。通過(guò)對(duì)工資總額計(jì)劃、工資預(yù)控、保險(xiǎn)公積金管理、個(gè)人所得稅管理、人工成本管理等子模塊的信息維護(hù)，可以輸出工資明細(xì)表、工資匯總表、工資臺(tái)賬、獎(jiǎng)金明細(xì)表、獎(jiǎng)金匯總表、薪酬月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)、人工成本表等結(jié)果，系統(tǒng)如實(shí)地記錄了我們薪酬業(yè)務(wù)的每一個(gè)過(guò)程，甚至如果我們的日常工作都能按標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施的話，日常工作完全可以通過(guò)系統(tǒng)完成，大大提高了工作效率。并且薪酬管理與人事管理緊密結(jié)合，相輔相成，一一對(duì)應(yīng)的特點(diǎn)，在SAP系統(tǒng)也有充分的體現(xiàn)，必須先維護(hù)人事管理信息，上報(bào)人事報(bào)表，集團(tuán)審核通過(guò)后才能維護(hù)薪酬信息，這樣在SAP系統(tǒng)使用之前，“人”、“薪”不符會(huì)時(shí)有發(fā)生的問(wèn)題，在SAP系統(tǒng)使用之后，“人”、“薪”不符的情況得到了有效控制，可以每月做到與財(cái)務(wù)報(bào)表一致。在數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)強(qiáng)大的邏輯糾錯(cuò)能力，一方面增強(qiáng)了集團(tuán)公司、二級(jí)公司對(duì)三級(jí)企業(yè)工資總額的監(jiān)控、預(yù)警能力，另一方面也大幅度提高了薪酬數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性?！靶匠旯芾怼蹦K充分體現(xiàn)了集團(tuán)公司對(duì)薪酬管理工作的高集成、高精細(xì)的高要求，更代表著集團(tuán)公司精細(xì)化管理的較高水平。

三、幾點(diǎn)體會(huì)

（一）數(shù)據(jù)維護(hù)質(zhì)量是基礎(chǔ)

SAP系統(tǒng)發(fā)揮信息輸出的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性一是有賴于各企業(yè)對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)，二是有賴于系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)的完善，三是有賴于技術(shù)支持的及時(shí)有效，但最關(guān)鍵的還是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)，是保證精細(xì)化管理的基礎(chǔ)。信息不準(zhǔn)確，信息虛假必然導(dǎo)致結(jié)果輸出結(jié)果的錯(cuò)誤，那就失去了SAP系統(tǒng)應(yīng)用的意義，作為人力資源一線工作人員，承擔(dān)著數(shù)據(jù)維護(hù)的繁重工作，肩負(fù)的責(zé)任非常巨大，要有十分的耐心、決心和責(zé)任感做好最基礎(chǔ)的工作，但一旦完成了最初基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)，我們將能隨時(shí)調(diào)看企業(yè)基本信息，人員履歷表，企業(yè)薪酬發(fā)放進(jìn)度等常用信息，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供所需的人力資源基礎(chǔ)信息。

（二）流程設(shè)置規(guī)范是手段

SAP系統(tǒng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砹鞒淘O(shè)置為規(guī)范企業(yè)人力資源日常業(yè)務(wù)流程，提高人力資源業(yè)務(wù)管理水平提供了有效的手段，適應(yīng)SAP系統(tǒng)管理流程的過(guò)程，也是企業(yè)優(yōu)化人力資源管理工作流程的過(guò)程，現(xiàn)在每月組織信息維護(hù)、崗位信息維護(hù)、入職、離職信息維護(hù)、薪酬信息維護(hù)、人員基本信息維護(hù)等日常管理工作都有嚴(yán)格的時(shí)間規(guī)定，比如每月25日前完成人員調(diào)動(dòng)，每月最后一個(gè)工作日前完成人事月報(bào)的上報(bào)，每月15日前完成薪酬月報(bào)的上報(bào)等，其中的邏輯錯(cuò)誤由系統(tǒng)糾錯(cuò)，關(guān)鍵信息必須由上級(jí)部門審核，來(lái)保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。通過(guò)規(guī)范管理流程，我公司之前曾經(jīng)出現(xiàn)過(guò)的，人員崗位調(diào)整以及入職、離職時(shí)間與薪酬發(fā)放不同步的問(wèn)題得以解決，人員基本信息不準(zhǔn)確、不完善的情況正在逐步好轉(zhuǎn)。SAP系統(tǒng)提供的信息數(shù)據(jù)正逐步為企業(yè)決策、人事調(diào)整、人才培養(yǎng)提供更加可靠的依據(jù)。

（三）專業(yè)數(shù)據(jù)共享是優(yōu)勢(shì)

SAP系統(tǒng)為人力資源專業(yè)人員提供了規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、高效化、透明化的工作平臺(tái)，人力資源管理各項(xiàng)專業(yè)工作數(shù)據(jù)維護(hù)均統(tǒng)一在SAP系統(tǒng)平臺(tái)上完成，確保了本企業(yè)人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)具有高質(zhì)量的信息數(shù)據(jù)的可能性。以前由于數(shù)據(jù)由不同的人員維護(hù)以及統(tǒng)計(jì)口徑不一致，同一個(gè)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)在各專業(yè)的統(tǒng)計(jì)分析中經(jīng)常出現(xiàn)不一致的情況，在應(yīng)用SAP系統(tǒng)后由于實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，各專業(yè)在同一基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中抓取統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，保證了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確一致，一人統(tǒng)計(jì)，多人使用節(jié)省了重復(fù)統(tǒng)計(jì)的管理成本，擴(kuò)大了系統(tǒng)數(shù)據(jù)的應(yīng)用范圍，發(fā)揮了系統(tǒng)的共享優(yōu)勢(shì)。

（四）工作效率提高是目標(biāo)

工資發(fā)放、員工信息管理等工作作為人力資源管理日常性的事務(wù)，往往要持續(xù)占據(jù)人力資源管理人員的大量時(shí)間，手工操作不僅效率低下，而且容易出錯(cuò)。同時(shí)，因?yàn)槿狈τ行У募夹g(shù)手段，一些基礎(chǔ)性的人力資源信息收集和分析工作顯得十分繁雜，并且收集到的信息不能有效的共享。比如，當(dāng)企業(yè)需要分析現(xiàn)有人力資源的數(shù)量、質(zhì)量、結(jié)構(gòu)和分布狀況時(shí)，有了SAP系統(tǒng)提供的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)就可以極大的提高分析的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。其次，SAP系統(tǒng)一個(gè)平臺(tái)匯集了勞動(dòng)組織和薪酬管理的所有基礎(chǔ)信息，有助于企業(yè)迅速、有效地收集相關(guān)信息，加強(qiáng)內(nèi)部溝通，加強(qiáng)對(duì)全系統(tǒng)人力資源管理的實(shí)時(shí)監(jiān)控，提高人力資源管理部門的工作效率和管理的有效性。另外，SAP系統(tǒng)的報(bào)表自動(dòng)統(tǒng)計(jì)功能使過(guò)去依靠人工去統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)減少了，提高了統(tǒng)計(jì)工作的準(zhǔn)確性，降低了統(tǒng)計(jì)工作量，使我們可以將工作精力更多的放在人力資源管理上。

（五）歷史數(shù)據(jù)鎖定，保證工作平穩(wěn)性

SAP系統(tǒng)特有的數(shù)據(jù)起止時(shí)間維護(hù)功能讓操作人員可以方便的查看系統(tǒng)歷史數(shù)據(jù)，專業(yè)人員崗位變動(dòng)以及專業(yè)人員分工變化后，新接手人員可以在SAP系統(tǒng)中直接查看前一任操作人員之前由于人事變動(dòng)引起的專業(yè)工作不連續(xù)情況得到了改善，保證了工作交接的平穩(wěn)進(jìn)行。