基于規(guī)范化管理視閾下的檔案管理工作分析

劉雪梅

摘 要：檔案的管理工作隨著當(dāng)前經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人們生活水平的提高漸漸而得到了人們的重視，許多的行業(yè)都與檔案管理密切相關(guān)，特別是一些專門(mén)靠檔案管理進(jìn)行工作的部門(mén)，例如人力資源部門(mén)和教學(xué)工作的部門(mén)等。檔案管理工作在進(jìn)行了這么長(zhǎng)時(shí)間的探索后，也慢慢地暴露出了一些不足，所以規(guī)范這些錯(cuò)誤，使檔案工作能夠充分發(fā)揮其作用是有幾大意義的。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；管理；規(guī)范化

引言

目前漸漸發(fā)現(xiàn)了檔案管理工作在對(duì)于目前的社會(huì)發(fā)展有著越來(lái)越重要的影響，不論是教職人員還是醫(yī)護(hù)人員對(duì)于檔案的重視程度，都使得廣大的人民群眾切身了解了檔案管理已經(jīng)與生活息息相關(guān)了。所以規(guī)范化我國(guó)的檔案管理是必要的，但是我國(guó)國(guó)內(nèi)的檔案管理規(guī)劃還不夠嚴(yán)謹(jǐn)，與發(fā)達(dá)國(guó)家的檔案管理規(guī)劃具有一定的差距，所以要彌補(bǔ)這一差距是目前我國(guó)國(guó)內(nèi)從業(yè)的相關(guān)人員首先要做到的。

1 檔案管理工作規(guī)范的重要性

近幾年我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展所帶來(lái)的影響是十分巨大的，人民生活水平的提高以及對(duì)于生活的追求也產(chǎn)生了質(zhì)的變化，為了滿足需求，檔案的管理是需要發(fā)展與進(jìn)步的，檔案的規(guī)范化管理是保證企業(yè)或者單位能夠更好的經(jīng)營(yíng)的必然條件。此外對(duì)于我國(guó)一些重要的部門(mén)來(lái)說(shuō)，檔案的安全性是重中之重，特別是一些機(jī)密文件的管理，若果丟失或者損壞所導(dǎo)致的后果將不堪設(shè)想。規(guī)范化是這個(gè)行業(yè)必須要經(jīng)歷的，是將相關(guān)工作人員的工作效率提升，使工作的質(zhì)量更好的關(guān)鍵。檔案作為信息的載體，是各種真實(shí)情況的記錄，是企業(yè)或者部門(mén)以后再評(píng)判事物的基準(zhǔn)。所以要不僅要對(duì)檔案信息進(jìn)行規(guī)范，以便日后的管理，還要對(duì)管理檔案的方式和手段進(jìn)行規(guī)劃，以保證檔案管理工作可以科學(xué)有效的進(jìn)行和發(fā)展。

2 目前檔案管理的概況

近幾年我國(guó)的經(jīng)濟(jì)水平飛速發(fā)展，國(guó)內(nèi)許多行業(yè)也在穩(wěn)步發(fā)展，幾個(gè)新興的科技領(lǐng)域拔得頭籌。像是信息技術(shù)領(lǐng)域和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)領(lǐng)域不斷滲入到各行各業(yè)中，也漸漸走到人們的日常生活里。檔案的管理也向這兩大領(lǐng)域靠攏，逐漸的進(jìn)行信息化改革。這些改革都使得原有的檔案管理發(fā)生了翻天覆地的變化，使原有的工作形勢(shì)蕩然無(wú)存。將信息技術(shù)與檔案管理完美融合以后，是的檔案逐漸向無(wú)紙化轉(zhuǎn)變，創(chuàng)造了新的保管檔案的體系。此外因?yàn)樾畔⒌妮d體由紙張轉(zhuǎn)變成了計(jì)算機(jī)，一些人工因素容易造成的錯(cuò)誤流程都能夠被計(jì)算機(jī)自主完成，這樣的改變也使得檔案的本身更具有正確性。而且紙質(zhì)檔案的弊端完全可以避免，像是由于運(yùn)輸或者儲(chǔ)藏時(shí)紙張的損壞所造成的信息缺失也可以通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)得到完善。

3 檔案管理在工作時(shí)的弊端

3.1檔案信息化建設(shè)的設(shè)施落后

在信息化技術(shù)全面發(fā)展的今天，在精神上檔案信息化建設(shè)與需要具有長(zhǎng)足的發(fā)展。對(duì)于一些相關(guān)部門(mén)來(lái)說(shuō)，加快檔案的信息化建設(shè)這是需要構(gòu)建一套新的管理系統(tǒng)，是多個(gè)學(xué)科與領(lǐng)域的交流，完成后是一項(xiàng)龐大的工程。在信息化與傳動(dòng)的檔案管理模式的交流時(shí)間里，政府等相關(guān)人員需要大力支持與促進(jìn)，在將來(lái)還存在著許多的障礙。相關(guān)的硬件設(shè)施較比于發(fā)達(dá)國(guó)家的新進(jìn)設(shè)備也具有很大的差距，對(duì)于信息化的建設(shè)也是一個(gè)阻礙。硬件設(shè)施可以靠購(gòu)買(mǎi)國(guó)外的事實(shí)來(lái)彌補(bǔ)，可是相關(guān)的軟件的開(kāi)發(fā)在國(guó)內(nèi)技術(shù)落后的情況下，還不能完善，對(duì)于一些工作項(xiàng)目無(wú)法做到信息化的管理。檔案管理較比于同期的相關(guān)管理系統(tǒng)的信息化對(duì)比是遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后的。

3.2檔案信息的保密性得不到保證

在檔案管理工作中，用戶的信息的保密性是至關(guān)重要的，在保密的實(shí)施中，相關(guān)部門(mén)包括政府應(yīng)該給予很大的幫助。國(guó)家對(duì)于檔案的信息化建設(shè)是抱有很高的期望的，在將來(lái)信息化的管理將普及到每一個(gè)人，此時(shí)的檔案的信息化是對(duì)未來(lái)工作的前提保障。只有在所有部門(mén)，所用大型的企業(yè)中，相關(guān)的檔案管理模式已經(jīng)具有很高的規(guī)模時(shí)，政府或者有關(guān)部門(mén)才可以將這些數(shù)據(jù)通過(guò)新建的的信息網(wǎng)聯(lián)結(jié)起來(lái)，從而方便處理與監(jiān)管。不要空想，要做到實(shí)際的工作中。對(duì)信息保密工作中的疏漏的查詢時(shí)，其中問(wèn)題的解決重點(diǎn)并不來(lái)源于外面的侵害，應(yīng)該將重點(diǎn)放在實(shí)施人員的工作中的疏漏的部分。某些的工作人員對(duì)保密性的認(rèn)知程度不高，沒(méi)有意識(shí)到其在信息管理中的作用，使得檔案的管理與時(shí)代的進(jìn)步不協(xié)調(diào)，此外相關(guān)人員不能在意外發(fā)生時(shí)保持冷靜，處變不驚的狀態(tài)，往往在驚慌失措中將本應(yīng)該處理好的檔案信息的防護(hù)也達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)法進(jìn)行后續(xù)的補(bǔ)救。積極宣傳檔案信息的安全性，增強(qiáng)有關(guān)人員的防備意識(shí)以及對(duì)信息的重要性的認(rèn)知。

3.3從事檔案管理工作人員的專業(yè)水準(zhǔn)低

大部分從事檔案管理工作的人員在管理檔案時(shí)，仍然不能夠接受新的管理體制，繼續(xù)使用傳統(tǒng)的一些管理手段，不符合當(dāng)下管理系統(tǒng)發(fā)展的方向。社會(huì)上還有某些人以為，這門(mén)工作缺乏技術(shù)水平，只是對(duì)一些來(lái)自各個(gè)方面不同信息的整理，不具有別的任何作用。這種對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)知是不正確的。在檔案管理工作的改革以后，檔案管理人員要求不但工作要細(xì)致，而且對(duì)于一些突發(fā)情況或者緊急情況要有及時(shí)的應(yīng)對(duì)能力，十分考驗(yàn)從業(yè)人員的整體素質(zhì)，此外為了符合信息化的發(fā)展，相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)也要具備才能夠勝任這項(xiàng)工作。

4 檔案管理工作的規(guī)范化具體對(duì)策

4.1對(duì)相應(yīng)的管理制度進(jìn)行完善

檔案工作的重要性已經(jīng)不言而喻了，社會(huì)各界也已經(jīng)知道這項(xiàng)工作帶來(lái)的影響的巨大。而為了真正的將這項(xiàng)工作面向社會(huì)、服務(wù)社會(huì)，就需要對(duì)行業(yè)內(nèi)的一些細(xì)小的環(huán)節(jié)都實(shí)行規(guī)范化管理，建立健全的檔案管理工作的相關(guān)制度和體系，來(lái)使得在工作中的錯(cuò)誤與疏漏能夠得到懲罰或者幫助，讓規(guī)定牢牢地拘束一些不正確的行為。所指定的規(guī)則也應(yīng)定要切合實(shí)際，從實(shí)際行業(yè)內(nèi)的現(xiàn)狀出發(fā)，規(guī)范大到整個(gè)章程環(huán)節(jié)，小到每個(gè)人工作的項(xiàng)目，讓所有人都能夠充分落實(shí)。在行業(yè)發(fā)展的道路上，檔案管理包括了許多的項(xiàng)目，從管理日常生活的工作狀態(tài)到單位中各種活動(dòng)節(jié)假日等需要進(jìn)行的管理，都需要檔案管理做到協(xié)調(diào)，使管理工作的執(zhí)行受到很大的阻礙，所以要切合實(shí)際，制定的規(guī)定要既符合目前單位發(fā)展的現(xiàn)狀，又要符合將來(lái)單位的目標(biāo)，也要對(duì)于市場(chǎng)的需求有所注意，使相關(guān)的規(guī)定也符合社會(huì)主義核心價(jià)值觀。所指定的規(guī)則主要包括：在工作中的質(zhì)量要求與規(guī)定，獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰的說(shuō)明，工作的核心思想等。

4.2對(duì)檔案工作管理的信息化的促進(jìn)

信息化是各個(gè)行業(yè)的熱門(mén)話題，相信不久的將來(lái)信息化的程度是人們對(duì)于某個(gè)企業(yè)或者行業(yè)發(fā)展最直觀的判斷手段。為了能夠及時(shí)的讓檔案工作搭上這條促進(jìn)發(fā)展的直通車，使目前檔案工作的效率得到增強(qiáng)，就要逐漸將檔案管理工作呈階段性的與信息技術(shù)相結(jié)合。相比于以往的管理模式，數(shù)字化的管理能夠?qū)⒁恍┬畔⒏酉到y(tǒng)的呈現(xiàn)出來(lái)，在查閱與使用時(shí)也不會(huì)顯得冗余，直觀有效的對(duì)于所查找的信息能有一個(gè)明顯的判斷。是的在管理中的工作效率也有了顯著的提升。

結(jié)語(yǔ)

檔案管理這個(gè)行業(yè)也已經(jīng)不是一個(gè)新興的行業(yè)了，他有著傳統(tǒng)的歷史一直流傳至今，而如今在信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的情況下，這個(gè)行業(yè)慢慢的開(kāi)始了壯大，已經(jīng)初具規(guī)模了，所以對(duì)于該行業(yè)內(nèi)的一些不良行為的學(xué)術(shù)是必要的，規(guī)范化檔案管理是為了該行業(yè)的發(fā)展而必須去做的。

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