河鋼邯鄲分公司采購電子商務(wù)平臺研發(fā)適用

郝穎麗

邯鋼物資采購部是河鋼邯鄲分公司下屬專門負(fù)責(zé)物資采購的部門，負(fù)責(zé)各二級分廠、子公司及機(jī)關(guān)部室的各種輔料、備件、自動化料和設(shè)備零購。涉及品種規(guī)格達(dá)16多萬個，全年采購額近16億元?！肮_、公平、公正、透明”一直以來是采購部門的職能要求，在現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)普及覆蓋的前提下，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)采購也成為提高效率，較低成本，更加規(guī)范采購程序的操作，加強(qiáng)監(jiān)督，減少采購過程中的人為干擾因素，杜絕采購“暗箱”操作和采購腐敗的有效手段，也是現(xiàn)代化采購的發(fā)展方向。2010至今，經(jīng)過調(diào)研和實施，成功推廣了網(wǎng)上招標(biāo)系統(tǒng)，形成了把采購項目的審批、發(fā)標(biāo)、投標(biāo)、報價、定標(biāo)等過程放在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，采購相關(guān)的數(shù)據(jù)和信息實現(xiàn)了電子化，實踐證明，網(wǎng)上招標(biāo)具有廣泛的推廣應(yīng)用價值。

一、電子商務(wù)平臺研發(fā)必要性

隨著互聯(lián)網(wǎng)在全球范圍內(nèi)廣泛應(yīng)用，利用網(wǎng)絡(luò)或電子商務(wù)手段來提高采購效率、降低成本成為提高企業(yè)競爭力的有效手段。

近幾年，隨著邯鋼采購規(guī)模逐年的擴(kuò)大，傳統(tǒng)的手工采購方式已經(jīng)無法跟上快速增長的采購規(guī)模了。實施網(wǎng)上招標(biāo)，具有項目實施周期短、效果明顯的優(yōu)點。利用電子商務(wù)來重新整合資源，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，對于企業(yè)信息化來說是一次良好契機(jī)。

網(wǎng)上招標(biāo)為物資部門和供應(yīng)商之間搭起了一座信息交流的橋梁，對于買賣雙方都將帶來業(yè)務(wù)上的便利。

二、電子商務(wù)平臺的主要內(nèi)容

1、公告：

電子商務(wù)平臺的首頁會更新顯示各類競價公告、變更公告、信息公告、中標(biāo)公告以及政策規(guī)范等自助服務(wù)內(nèi)容，供應(yīng)商可以通過網(wǎng)絡(luò)登陸，隨時可以查看各種物料采購的公開招標(biāo)的公告等信息。

2、電子商務(wù)平臺核心內(nèi)容是兩個流程：招標(biāo)流程和特采流程。

（1）招標(biāo)流程

招標(biāo)比價采購又稱邀標(biāo)，分為公開和非公開，現(xiàn)行以公開招標(biāo)為主。網(wǎng)上招標(biāo)系統(tǒng)可直接從ERP中讀取采購申請將需求計劃帶入網(wǎng)上采購系統(tǒng)，由采購業(yè)務(wù)員通過采購計劃生成標(biāo)書，經(jīng)過各級審批，在網(wǎng)上發(fā)布標(biāo)書。在標(biāo)書發(fā)布時，系統(tǒng)會自動通過短信通知供應(yīng)商按時參加網(wǎng)上競標(biāo)。在標(biāo)書結(jié)束日期過后，系統(tǒng)自動開標(biāo)，此時由評標(biāo)委員會對標(biāo)書進(jìn)行評審定價。標(biāo)書審批完畢后，由價委會審核，在網(wǎng)上采購系統(tǒng)中將中標(biāo)價格和供應(yīng)商關(guān)系導(dǎo)入ERP系統(tǒng)，生成價格信息記錄。信息記錄創(chuàng)建成功后，業(yè)務(wù)員可以在ERP中創(chuàng)建采購訂單，進(jìn)行后續(xù)操作。

如果是公開招標(biāo)，則要提前加入供應(yīng)商公開報名程序，待由專家組評審所有報名供應(yīng)商資質(zhì)后，選出合格參標(biāo)供應(yīng)商，再進(jìn)入發(fā)標(biāo)報價階段，進(jìn)入上述招標(biāo)流程。

（2）特采流程

如遇到特殊備件或者緊急生產(chǎn)事故急需用件，系統(tǒng)支持與供應(yīng)商談判確定價格的特殊流程，有更加嚴(yán)格的審批程序。

系統(tǒng)主要分為如下六部分：

系統(tǒng)管理模塊：用戶、角色管理，以及用戶物料類別權(quán)限管理。

基礎(chǔ)信息管理模塊：物料、供應(yīng)商、供應(yīng)關(guān)系管理。

招標(biāo)比價采購管理：實現(xiàn)招標(biāo)比價采購業(yè)務(wù)過程的采購過程。

特例采購管理：實現(xiàn)特例采購業(yè)務(wù)過程的采購過程。

統(tǒng)計查詢：統(tǒng)計報表的查詢。

接口管理：管理與SAP的所有接口數(shù)據(jù)傳輸。

三 電子商務(wù)平臺的適用保障

1 、建立健全管理規(guī)章制度。為加強(qiáng)對采購活動的法制管理，提高采購的效益，采購部制定了完備的管理制度，如《輔料、備件供應(yīng)管理程序》，《供方管理辦法》，《網(wǎng)上招標(biāo)采購管理規(guī)定》等。

2、加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理。按照TS16949質(zhì)量管理體系認(rèn)證要求，建立相應(yīng)的供應(yīng)商準(zhǔn)入制度、完整的供應(yīng)商評價機(jī)制。

3、選擇合理的采購方式。在采購方式的選擇上，系統(tǒng)支持招標(biāo)采購、競爭性談判采購、特殊采購多種采購方式，根據(jù)具體的情況選擇合理的采購方式，從而保障物資采購順暢高效的完成。

4、建立合理性監(jiān)督。一是要建立系統(tǒng)的監(jiān)督流程，以便制約采購活動的漏洞產(chǎn)生。二是主管部門及相關(guān)部門通過不同的權(quán)限對采購全過程進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。除此之外，采購機(jī)構(gòu)還要定期上報采購情況，從而保證整個采購過程的廉政建設(shè)。

四、電子商務(wù)平臺的適用成效

1、大幅降低工作成本

最直接效果的效果就是紙張節(jié)約，網(wǎng)上招標(biāo)系統(tǒng)真正實現(xiàn)了無紙化辦公。以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐的電子招標(biāo)系統(tǒng)的全部信息溝通工作都是在互連網(wǎng)上進(jìn)行的，最大限度地減少了面對面溝通，不僅節(jié)省了大量差旅商務(wù)活動，還為買賣雙方節(jié)省了大量的開支。

2、電子化采購可以大大減少采購時間，有利于提高采購效率。

由于全部招標(biāo)工作都在網(wǎng)上進(jìn)行，節(jié)省了大量信息處理的時間。短信平臺開通了以后，只需要點擊鼠標(biāo)，系統(tǒng)便會向參加投標(biāo)的供應(yīng)商自動發(fā)出邀請投標(biāo)的短信，為業(yè)務(wù)人員節(jié)省了打電話通知的時間。系統(tǒng)還能顯示哪些供應(yīng)商已經(jīng)投標(biāo)，哪些供應(yīng)商還未投標(biāo)，以前的操作方式是把所有的供應(yīng)商的標(biāo)書分類然后再對照看哪些供應(yīng)商沒有投標(biāo)，再打電話通知，現(xiàn)在系統(tǒng)直接顯示哪些供應(yīng)商沒有投標(biāo)電話是多少，也大大節(jié)省了整理標(biāo)書的時間，提高了工作效率。

網(wǎng)上招標(biāo)縮短了采購各方的時空距離，減少了中間環(huán)節(jié)和由人工操作帶來的不便等問題，從而使采購各方可以做到最優(yōu)采購，提高采購的效率。 例如：所有人員在系統(tǒng)中操作的時間，系統(tǒng)都有記錄。業(yè)務(wù)人員可以隨時查閱這份標(biāo)書現(xiàn)在處于什么環(huán)節(jié)，省去了以前總是打電話詢問“我這份標(biāo)書批到哪里了”。

3、 及時準(zhǔn)確的檔案管理

網(wǎng)上招標(biāo)系統(tǒng)是現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)管理中的具體運(yùn)用，所有的信息溝通都是以圖文的形式通過互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)器數(shù)據(jù)庫傳遞，便于及時準(zhǔn)確的對所有文件進(jìn)行整理歸檔，保證信息的完整性。以往的業(yè)務(wù)員要費(fèi)很大的人力去整理歷史資料，而且紙質(zhì)的資料占用空間，搬運(yùn)起來耗費(fèi)人力物力，網(wǎng)上招標(biāo)系統(tǒng)所有資料都存在服務(wù)器上，只需要通過鼠標(biāo)的點擊就可以達(dá)到查詢所有資料的目的。而且也為供應(yīng)商提供了保存所有標(biāo)書和中標(biāo)信息的功能。

4、網(wǎng)上招標(biāo)采購可以更有效地抑制采購中的腐敗行為，促進(jìn)采購更加廉潔。

網(wǎng)上招標(biāo)采購使采購由采購部（人）—廠商代理（人）轉(zhuǎn)化為采購部（人）—網(wǎng)絡(luò)（機(jī)）—廠商代表（人）的互動過程，人人界面改為人機(jī)界面，所有采購行為都記錄在案。監(jiān)管部門和有相關(guān)權(quán)限人員可以通過網(wǎng)絡(luò)對采購過程進(jìn)行有效監(jiān)督，有利于從源頭遏制腐敗現(xiàn)象的發(fā)生。

5、提高了招標(biāo)工作的透明度

通過網(wǎng)上招標(biāo)系統(tǒng)進(jìn)行投標(biāo)資格預(yù)審、投標(biāo)文件遞交、評標(biāo)、定標(biāo)，不僅能夠在較大程度上防止"信息不對稱"問題產(chǎn)生的桌下交易，還能在很大程度上預(yù)防暗箱操作等不規(guī)范行為，最大限度的保證了投標(biāo)人、招標(biāo)人雙方的利益；有利于推行信息公開，促進(jìn)招標(biāo)采購的公平競爭。

經(jīng)過研發(fā)、試用，如今每個負(fù)責(zé)采購的業(yè)務(wù)人員能夠熟練掌握網(wǎng)上招標(biāo)系統(tǒng)，現(xiàn)在河鋼股份邯鄲分公司采購部使用的“河鋼邯鋼采購電子商務(wù)平臺”，通過互聯(lián)網(wǎng)，無論業(yè)務(wù)人員還是邯鋼的供應(yīng)商，都可以隨時通過電腦或是手機(jī)登陸www.hgjt.cn查看權(quán)限內(nèi)招標(biāo)信息。真正意義上實現(xiàn)了方便、快捷、節(jié)約，有效，使招標(biāo)采購形成真正意義上的競爭。