對做好檔案提供利用工作的幾點認識

宋來雙

做好檔案提供利用讓其發(fā)揮應有作用，是做好檔案工作的根本目的和中心任務，是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基礎?，F(xiàn)結(jié)合自己多年從事檔案管理工作的實際，就如何做好檔案提供利用工作談幾點體會。

一、做好檔案提供利用工作的重要性

檔案提供利用工作的重要性是以服務社會各項事業(yè)發(fā)展為宗旨通過各種有效手段，開發(fā)、傳遞檔案信息，最大限度地滿足社會各方面對檔案的需求，充分實現(xiàn)檔案的價值。檔案工作重在服務，檔案工作的服務程度、力度、廣度決定著檔案工作的影響力，而這種服務主要是通過檔案利用服務工作來實現(xiàn)的。同時，社會各界也會通過利用服務這個窗口來認知檔案工作，審視檔案部門的工作效率和精神面貌。因此，檔案利用服務工作開展的好與壞，接待服務水平的高與低，不僅影響著檔案利用率，影響著檔案工作部門的形象，甚至影響著一個地區(qū)檔案事業(yè)的發(fā)展。

二、做好檔案提供利用工作的幾點認識

1提高認識、加強宣傳，是做好檔案提供利用工作的前提

（1）提高檔案管理人員的認識。檔案人員首先要牢固樹立從事檔案工作的光榮感、自豪感，進一步增強做好這項工作的使命感和責任感只有熱愛檔案工作，獻身檔案事業(yè)，端正服務態(tài)度，完善服務措施，才能變被動為主動，把工作做好，為利用者提供優(yōu)質(zhì)高效的服務。堅持做到“接待咨詢熱心、解答問題耐心、調(diào)閱檔案細心”。

（2）強化社會檔案意識。檔案工作涉及社會的各個方面，聯(lián)系千家萬戶。因此，就需要我們通過多種形式，宣傳檔案工作的重要性，宣傳以《檔案法》為主的檔案法律法規(guī)，使廣大干部群眾理解、關心、重視和支持檔案工作，在工作中自覺養(yǎng)成遵照檔案法律法規(guī)要求收集、整理、保管和使用檔案的良好習慣。

（3）轉(zhuǎn)變利用者對檔案利用工作的看法。由于過去檔案采取封閉或半封閉式的管理方式，使一部分人對檔案廣泛的社會性和豐富的內(nèi)容不甚了解，甚至認為檔案是“保密禁地”，不敢或不愿涉足，這些誤解在一定程度上影響了檔案的利用效率。隨著《檔案法》等法律法規(guī)的頒布實施和人們對檔案工作重要性認識的提高，查閱檔案的人員越來越多，檔案工作已越來越成為整個社會事業(yè)中不可缺少的一部分，檔案作用的重要性是難以替代的，已逐漸成為人們的共識。

2.加強檔案基礎工作，是做好檔案提供利用工作的關鍵

（1）豐富館藏，優(yōu)化館藏結(jié)構，是做好利用服務的首要條件。收藏檔案的根本目的，就是滿足廣大檔案用戶對檔案信息資源的利用要求。近幾年，檔案館及時接收檔案進館，擴大館藏范圍，做到門類齊全，結(jié)構合理，地方特色突出。只有掌握豐富、齊全、完整的原始資料，才能形成高質(zhì)量的檔案，才能在提供利用上掌握主動權。反之，檔案的利用工作便失去了物質(zhì)保障。為保證檔案的齊全完整，就需要加強檔案征集工作，確保檔案原始資料齊全，同時把好接收關，特別注意接收一些有科研價值的專業(yè)檔案。

（2）完善檔案檢索工具。能否及時準確地提供檔案，為利用者服務，在很大程度上取決于有無完備的檢索工具。針對這一情況，我們在原有的案卷目錄、全引目錄的基礎上編制了文號索引、專題目錄、基礎數(shù)字匯編等檢索工具，既為查檔者提供了快捷的服務，又進一步提高了檔案利用的工作效率。

（3）熟悉館藏是提高工作效率的有效途徑。作為查檔接待服務人員，全面熟悉館藏情況，掌握各全宗存放位置、各全宗部門的基本內(nèi)容、基本職能，全宗之間的相互關系，及全宗管轄范圍、發(fā)展變化概況和所屬關系等有關情況，提高檢索速度，提高查準率和查全率

3.加強學習，健全制度，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是做好檔案利用工作的根本途徑

（1）加強對檔案人員的學習培訓。隨著檔案業(yè)務范圍的不斷拓寬和現(xiàn)代化管理設備的逐步使用，對檔案管理工作的主體檔案人員提出了新的更高的要求。只有充分利用各種形式，抓好檔案干部職工的政治、業(yè)務和科學技術的學習培訓，不斷提高“兩個素質(zhì)”和管理水平，才能充分發(fā)揮檔案的作用，提供及時、準確、周到的服務。

（2）建立健全檔案工作各項規(guī)章制度?！稒n案法》第十條明確規(guī)定“各級各類檔案館、機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案機構，應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用；配備必要的設施，確保檔案的安全，采用先進技術，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化”。為了更好地落實《檔案法》，搞好檔案的提供利用工作，各級都建立了一套行之有效的制度。諸如《檔案資料收集辦法》、《檔案接收制度》、《檔案利用制度》和《檔案工作人員崗位責任制》等，這些制度規(guī)范了檔案工作各個環(huán)節(jié)上的程序和標準，明確了檔案人員工作范圍和職責，確保檔案利用工作建立在堅實的基礎之上。

（3）逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。目前，機關辦公自動化已廣泛啟動，檔案管理現(xiàn)代化也是必然趨勢，這對檔案的提供利用工作具有重要的意義。檔案管理向現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變，將是一場歷史性的變革，我們只有從現(xiàn)在起就抓緊工作，創(chuàng)造條件，才能盡快完成這個轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)這個變革。