論檔案管理中現(xiàn)代化方式的運(yùn)用

田強(qiáng)波

【摘 要】科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為檔案工作現(xiàn)代化提供了物質(zhì)基礎(chǔ)。由于經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，各種信息都在大量地、迅速地增加。檔案信息也同樣大量的增長(zhǎng)，這樣就給我們收集、整理、保管和提供檔案信息帶來諸多的不便和困難。比如大量的檔案信息出現(xiàn)，使原有的檔案館儲(chǔ)藏量迅速膨脹造成庫(kù)房的擁擠以至于超載。同時(shí)，儲(chǔ)存量越大查找起來就越困難，解決這些問題的最好辦法就是采用現(xiàn)代化技術(shù)，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備是檔案管理實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量、高效率的重要手段。將計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)和光盤技術(shù)等應(yīng)用到檔案領(lǐng)域，為檔案管理現(xiàn)代化開辟了廣闊的前景。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；現(xiàn)代化方式；運(yùn)用分析

目前，我國(guó)檔案工作正由封閉、半封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，我國(guó)的檔案資源，日益顯示出數(shù)量大、門類多、時(shí)期長(zhǎng)、范圍廣的趨勢(shì)。傳統(tǒng)的手工操作管理方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)今社會(huì)檔案管理工作的需要，加快檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)的研究與應(yīng)用已經(jīng)成為社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)的歷史必然。

一、對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)行剖析

1.檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)的基本內(nèi)容

一是管理思想現(xiàn)代化，它包括科學(xué)化思想，高效化思想等等。二是管理組織現(xiàn)代化，將管理目標(biāo)做出系統(tǒng)的安排，包括工作中權(quán)力分配與責(zé)任，人事安排與配合等等。三是管理方法現(xiàn)代化，運(yùn)用現(xiàn)代決策方法、實(shí)行目標(biāo)管理、質(zhì)量管理、全面提高工作效率。四是管理手段現(xiàn)代化。它包括采用現(xiàn)代化設(shè)備，像電子計(jì)算機(jī)、采取法律、經(jīng)濟(jì)等手段進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。五是管理人才現(xiàn)代化。檔案管理人才隊(duì)伍應(yīng)具備較高較好的政治、思想、知識(shí)素質(zhì)，創(chuàng)新和發(fā)展檔案事業(yè)。

2.檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)的必要性與原則

首先，檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)是檔案工作自身發(fā)展的客觀需要。其次，檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化管理的重要步驟。檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)的原則首先堅(jiān)持繼承與創(chuàng)新相結(jié)合的原則。其次，注意量力而行，穩(wěn)步前進(jìn)。

3.檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)的重點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)

在當(dāng)前和今后相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期里，檔案管理工作現(xiàn)代化的重點(diǎn)是研究檔案保護(hù)技術(shù)，縮微技術(shù)以及檔案計(jì)算機(jī)管理的應(yīng)用。關(guān)于檔案保護(hù)技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)，將使用先進(jìn)的技術(shù)手段和科學(xué)方法，對(duì)制成檔案以及環(huán)境當(dāng)中產(chǎn)生的各種因素進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查，為檔案保護(hù)研究提供依據(jù)。關(guān)于檔案縮微技術(shù)研究的發(fā)展趨勢(shì)。研究檔案縮微工作今后的發(fā)展情況，改革檔案縮微問題提高技術(shù)，進(jìn)一步使縮微設(shè)備發(fā)揮效能。關(guān)于計(jì)算機(jī)管理檔案技術(shù)研究的發(fā)展趨勢(shì)。從應(yīng)用項(xiàng)目看，計(jì)算機(jī)管理檔案的研究與實(shí)踐已從單純編目向聯(lián)機(jī)檢索和其它方面擴(kuò)展，我國(guó)計(jì)算機(jī)管理檔案正逐步向?qū)嵱没A段轉(zhuǎn)化，其應(yīng)用軟件也日益深入，正向較高層次伸展，再有就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展日益迅速，尤其是在漢字輸入、輸出等方面，已出現(xiàn)了實(shí)用的中文語(yǔ)音輸入、手寫模式輸入等等。

二、檔案管理工作中現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用分析

1.計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理

傳統(tǒng)的人工檔案管理包括資料的收集、整理、分類、組卷、編制目錄、保管和提供利用等一系列繁瑣不休的工作。為了提高工作效率，適應(yīng)新時(shí)期市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的需要，把計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理是十分必要的。計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)勢(shì)，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等，這些優(yōu)點(diǎn)能極大地提高檔案管理的效率及利用工作的水平，也是檔案部門的科學(xué)化、正規(guī)化管理與世界接軌的重要條件。在人工管理中的分類、組卷、卷內(nèi)的文件排列、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)頁(yè)號(hào)、卷皮、案卷目錄、案卷裝訂等一系列與案卷有關(guān)的東西也就不復(fù)存在了。由于電子檔案的存儲(chǔ)信息容量很大，所以只需要有很小的一點(diǎn)空間就可以保存大量的信息。

2.縮微技術(shù)應(yīng)用于檔案管理

縮微技術(shù)是一種涉及多學(xué)科、多部門、綜合性強(qiáng)且技術(shù)成熟的現(xiàn)代化信息處理技術(shù)。它采用專門的設(shè)備、材料和工藝，把原始信息原封不動(dòng)地以縮小影像的形式攝影記錄在感光材料（通常是膠片）上，經(jīng)加工制作成縮微品保存、傳播和使用。目前，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，金融系統(tǒng)、衛(wèi)生系統(tǒng)、保險(xiǎn)系統(tǒng)、工業(yè)系統(tǒng)均采用縮微技術(shù)復(fù)制了紙質(zhì)載體的文件，改變了過去傳統(tǒng)管理方法，提高了檔案文件、文獻(xiàn)資料的管理水平，提高了經(jīng)濟(jì)效益?？s微影像技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中有其自身的優(yōu)勢(shì)：記錄效果好，壽命長(zhǎng)。用縮微攝影技術(shù)拍攝檔案、圖書和資料時(shí)，可將原件的形狀、內(nèi)容、格式、字體以及圖形等的原貌忠實(shí)地記錄在縮微膠片上，形成與原件完全相同的縮小影像?？s微技術(shù)有完整的國(guó)際國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)，不僅能保證制作的質(zhì)量，也給廣泛應(yīng)用帶來方便。適用范圍廣?？s微品是利用攝影的方法將原件上的信息記錄在縮微膠片上的信息載體。由于縮微攝影機(jī)鏡頭和縮微膠片都具有良好的成像和記錄性能，因而在可見光線下，對(duì)于可讀的各種原件（文字、照片和圖表等）均可記錄在縮微膠片上。易于還原拷貝和多功能使用?？s微膠片上的影像可方便地進(jìn)行拷貝、放大閱讀和復(fù)印。利用高效能的拷貝機(jī)，拷貝一盤膠片只需十幾分鐘，利用閱讀復(fù)印機(jī)放大復(fù)印一張紙印件，也只需幾秒鐘，并且可以進(jìn)行多份連續(xù)放大復(fù)??；也可將膠片經(jīng)掃描加工成光盤，與現(xiàn)代技術(shù)相結(jié)合，形成一個(gè)兼容并存，介質(zhì)互換，具有存取、保存、聯(lián)網(wǎng)、閱讀、檢索、利用和傳輸?shù)墓δ?，滿足讀者及用戶的多方面需要。

3.光盤技術(shù)應(yīng)用于檔案管理

光盤技術(shù)是一種采用激光進(jìn)行讀寫的信息處理技術(shù)，發(fā)展史雖然短暫，但興起的速度卻是驚人的。目前，光盤技術(shù)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)正以咄咄逼人之勢(shì)迅猛發(fā)展。光盤技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，可實(shí)現(xiàn)檔案信息的海量存儲(chǔ)、隨機(jī)快速檢索、網(wǎng)際交流、遠(yuǎn)距離傳輸及檔案工作的現(xiàn)代化管理。可以對(duì)檔案實(shí)行原文管理，在不動(dòng)用原文的情況下，實(shí)現(xiàn)檔案的查詢、復(fù)制和利用。能保持檔案原貌，掃描后的圖紙能夠無失真的顯示和輸出，且在頁(yè)碼上也和原檔案一致。檢索快速準(zhǔn)確、靈活多樣，且可實(shí)現(xiàn)模糊檢索。統(tǒng)計(jì)功能齊全，可進(jìn)行各種館藏統(tǒng)計(jì)和檔案利用統(tǒng)計(jì)。能夠輸出檔案管理所需的各類卡片、目錄及報(bào)表圖等。光盤是兼有數(shù)字記錄和模擬記錄優(yōu)點(diǎn)的存儲(chǔ)介質(zhì)，不僅可以記錄數(shù)據(jù)，還可以記錄聲音、圖像等各類檔案，不僅可以存儲(chǔ)檔案目錄，而且可以存儲(chǔ)檔案全文、檔案原件如照片、圖片、錄像帶、錄音帶等，能很好地解決對(duì)聲像等不同載體檔案的一體化管理，可節(jié)省人、財(cái)、物，還可加大開發(fā)利用檔案信息的廣度和深度。光盤的應(yīng)用將加速檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同載體檔案的一體化管理，有利于檔案管理、開發(fā)和利用。隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)日新月異的發(fā)展，光盤技術(shù)的更高密度、小型化和降低價(jià)格是不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)。其長(zhǎng)壽耐用、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)問題也可望逐步解決。總之，光盤技術(shù)是一種很有發(fā)展前途的現(xiàn)代信息存儲(chǔ)和利用技術(shù)，它在檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中有廣闊的應(yīng)用前景。

三、結(jié)語(yǔ)

由于經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，各種信息都在大量地、迅速地增加。檔案信息也同樣大量的增長(zhǎng)，這樣就給我們收集、整理、保管和提供檔案信息帶來諸多的不便和困難。比如大量的檔案信息出現(xiàn)，使原有的檔案館儲(chǔ)藏量迅速膨脹造成庫(kù)房的擁擠以至于超載。同時(shí)，儲(chǔ)存量越大查找起來就越困難，解決這些問題的最好辦法就是采用現(xiàn)代化技術(shù)，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備是檔案管理實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量、高效率的重要手段。將計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)和光盤技術(shù)等應(yīng)用到檔案領(lǐng)域，為檔案管理現(xiàn)代化開辟了廣闊的前景。

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