探析信息時(shí)代基層醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的研究

徐姍姍

摘要：檔案管理工作的現(xiàn)代化是指利用現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備和服務(wù)手段科學(xué)有效地管理檔案，進(jìn)一步提高檔案的服務(wù)質(zhì)量和效果，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化、檔案保護(hù)技術(shù)方法和服務(wù)手段的現(xiàn)代化。檔案管理工作的現(xiàn)代化是加強(qiáng)和改進(jìn)檔案管理工作的重要途徑和方法。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；醫(yī)院檔案；管理；現(xiàn)代化

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等新技術(shù)、新手段在社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域被廣泛應(yīng)用，也為檔案工作的開展帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。隨著形勢(shì)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的手工檔案管理方式越來(lái)越不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。尤其是傳統(tǒng)的手工檔案管理方式勞動(dòng)量大、強(qiáng)度高，查詢速度慢，工作效率低，嚴(yán)重影響著檔案的開發(fā)利用，不利于檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，同時(shí)，由于原有的紙質(zhì)檔案保護(hù)年代久遠(yuǎn)，加上原有檔案的載體材料質(zhì)量較差，保護(hù)手段相對(duì)落后，保存環(huán)境也并不十分規(guī)范，有些檔案已經(jīng)出現(xiàn)了嚴(yán)重問(wèn)題，如果不及時(shí)采取有效的措施進(jìn)行保護(hù)就會(huì)影響到檔案管理工作共享性較差，不能形成同一檔案資源大家共同查閱的便利條件，某一份檔案一旦被某一利用者查閱，同一時(shí)段內(nèi)就會(huì)被這一個(gè)人獨(dú)占，其他人就不可能同享這份檔案資源，這就迫切需要采用現(xiàn)代化管理手段來(lái)提高檔案管理質(zhì)量和利用效率。檔案工作只有不斷適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新要求，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化、程序化，才能充分發(fā)揮好檔案的重要作用和意義，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)做出積極貢獻(xiàn)。扎實(shí)有效地推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

一、醫(yī)院檔案管理工作的重要性

醫(yī)院檔案作為醫(yī)院各種醫(yī)療資料、數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存載體，對(duì)醫(yī)院的醫(yī)療研究、科研活動(dòng)等各項(xiàng)工作的開展提供了必要的支持和依據(jù)，其管理水平的高低直接影響著醫(yī)院管理工作的好壞及醫(yī)療發(fā)展水平的高低，是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代醫(yī)院管理科學(xué)化、發(fā)展規(guī)范化的強(qiáng)有力的保障。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新，是醫(yī)院創(chuàng)新改革與進(jìn)步的必然選擇，它將為醫(yī)療改革和醫(yī)院管理注入新鮮血液，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的雙贏。

二、改變傳統(tǒng)觀念，以現(xiàn)代化的管理理念進(jìn)行檔案管理

現(xiàn)代化的管理理念，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的重中之重，正確的現(xiàn)代化管理理念能夠?qū)︶t(yī)院信息化建設(shè)及檔案資源的有效利用起指導(dǎo)作用。首先，應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，不斷樹立先進(jìn)的管理思想，并堅(jiān)持學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論，然后采用與之相適應(yīng)的管理方式和方法，以此來(lái)達(dá)到預(yù)定目標(biāo)；其次，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)緊跟我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的新形勢(shì)與時(shí)俱進(jìn)，改變與現(xiàn)代化檔案管理不相適應(yīng)的思想和管理理念，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橐揽肯冗M(jìn)的科學(xué)技術(shù)和科學(xué)管理的觀念；再次，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)建立與當(dāng)前信息化時(shí)代相適應(yīng)的檔案意識(shí)，轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)的重管理輕利用、墨守陳規(guī)的守舊觀念，變被動(dòng)地檔案服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，變封閉式為開放式，這樣不僅有利于適應(yīng)現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展的要求，同時(shí)也能滿足知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的需要。

三、加強(qiáng)醫(yī)院硬件設(shè)施建設(shè)，推進(jìn)管理方式現(xiàn)代化

當(dāng)前，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式已經(jīng)很難適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的要求。為此，必須加大基礎(chǔ)設(shè)施及辦公設(shè)備的投入力度，借此來(lái)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、電子化及規(guī)范化的檔案管理，充分發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)越性，進(jìn)而提高工作效率和工作質(zhì)量。醫(yī)院應(yīng)按照檔案室的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，為其配置獨(dú)立的辦公室、庫(kù)房和檔案閱覽室等，并購(gòu)置相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、檔案密集架以及復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備，給檔案管理提供必要的基礎(chǔ)保障。同時(shí)，應(yīng)結(jié)合醫(yī)院的特點(diǎn)，優(yōu)選最為合適的檔案管理軟件，并組織有關(guān)管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，以此來(lái)促進(jìn)其現(xiàn)代化管理水平的提高。 四、提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平

信息時(shí)代，以計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案事業(yè)的影響愈來(lái)愈大，對(duì)檔案工作管理人員的素質(zhì)提出了更新、更高的要求。由于檔案工作長(zhǎng)期處于一種半封閉狀態(tài)，長(zhǎng)期不變的工作模式、工作環(huán)境，使一些檔案管理工作人員觀念陳舊、思想保守、進(jìn)取精神不強(qiáng)。相當(dāng)一部分人還停留在傳統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)與觀念上，其知識(shí)結(jié)構(gòu)已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)信息時(shí)代檔案工作的要求，既不會(huì)運(yùn)用現(xiàn)代高新技術(shù)工具，又缺乏信息開發(fā)應(yīng)用能力和敏銳的信息意識(shí)，這一現(xiàn)狀極大地制約了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。為此必須要建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。主要途徑包括：

1.重視高素質(zhì)復(fù)合型人才的培養(yǎng)。信息時(shí)代檔案工作的特點(diǎn)要求檔案管理人員應(yīng)該是既懂得檔案管理，又具有較高的計(jì)算機(jī)水平和良好的信息處理能力、合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)的高素質(zhì)“通才”。這就要求檔案工作人員的素質(zhì)培訓(xùn)工作應(yīng)該著重在提高檔案工作人員的管理能力、創(chuàng)新能力和對(duì)新技術(shù)的吸納、整合能力上下功夫。

2.重視檔案工作人員的在職培訓(xùn)。提高人員素質(zhì)的根本途徑是抓好培訓(xùn)和繼續(xù)教育，因此，各部門要積極組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和新技術(shù)學(xué)習(xí)班，提高檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平，并注重增強(qiáng)他們的檔案信息觀念和提高檔案信息服務(wù)能力。在實(shí)施教育、培訓(xùn)時(shí)，要采取多形式、多層次的辦學(xué)模式，突出針對(duì)性和實(shí)用性。在培訓(xùn)內(nèi)容上做好需求調(diào)研，將培訓(xùn)內(nèi)容與實(shí)際工作相結(jié)合，針對(duì)不同崗位人員的工作職責(zé)和素質(zhì)要求，制定相應(yīng)的培訓(xùn)方案，加大計(jì)算機(jī)知識(shí)的培訓(xùn)力度，強(qiáng)化與圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)等相關(guān)學(xué)科的聯(lián)系，重視網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的運(yùn)用，并適當(dāng)設(shè)置檔案專業(yè)的課時(shí)，傳授有關(guān)檔案工作的新知識(shí)、新技術(shù)、新技能，使檔案工作人員及時(shí)了解檔案界的研究動(dòng)態(tài)、檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)及現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的運(yùn)用，進(jìn)一步拓展學(xué)習(xí)領(lǐng)域，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)。

3.合理地配置人才，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。要將不同專業(yè)、學(xué)歷、年齡、職稱的檔案工作人員進(jìn)行科學(xué)整合，充分發(fā)揮各類人才的整體優(yōu)勢(shì)，形成合理的人才結(jié)構(gòu)。由此可以使不同層次的檔案工作人員互相配合、互相影響，以利于整體效能的發(fā)揮。在這一過(guò)程中，還應(yīng)注意事業(yè)留人、感情留人和適當(dāng)?shù)拇隽羧说膯?wèn)題。只有在以人為本、抓住人才的條件下，檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化才能具備堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

總而言之，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是一項(xiàng)較為系統(tǒng)且復(fù)雜的工作，并非一朝一夕能夠完成的。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，醫(yī)院的管理也要及時(shí)的跟上時(shí)代，醫(yī)院的資料在醫(yī)院管理中有著十分重要的作用，直接關(guān)系到醫(yī)院的整體工作，我們要從各個(gè)方面完善資料的管理，使得醫(yī)院的管理更上一個(gè)臺(tái)階。

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