漫談檔案管理中心理學(xué)的應(yīng)用

陳恕賢

摘要：檔案管理心理學(xué)就是一門研究如何最大限度地調(diào)動檔案工作人員的主動性、積極性和創(chuàng)造性的 科學(xué) 。研究這門科學(xué)， 有助于建設(shè)一支具有社會主義精神文明的檔案工作隊伍， 提高隊伍素質(zhì)， 促進檔案工作效率提高， 從而加速檔案管理科學(xué)、 現(xiàn)代 化的進程， 同時也是踐行“以人為本”的科學(xué) 發(fā)展 觀。檔案事業(yè)的成敗關(guān)鍵在人， 抓檔案工作的切入點是檔案管理人員素質(zhì)的提高。檔案管理人員除了具備良好的 政治 思想素質(zhì)、文化業(yè)務(wù)索質(zhì)和身體素質(zhì)外， 還必須具備良好的心理素質(zhì)， 這是完成檔案管理活動的基本條件和重要保證。

關(guān)鍵詞：檔案管理；心理學(xué)；應(yīng)用

檔案是人類社會各項實踐活動的真實記錄，是社會的寶貴財富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案工作是黨和國家各項事業(yè)的重要組成部分，也是統(tǒng)計工作的重要組成部分。檔案工作從狹義上講，就是檔案業(yè)務(wù)工作，它是檔案室和檔案館圍繞檔案所進行的一系列業(yè)務(wù)工作，是利用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為社會各項事業(yè)服務(wù)的工作。機關(guān)檔案工作是機關(guān)工作的組成部分，是提高機關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護機關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作。檔案工作相對于其他職業(yè)來說，各工作環(huán)節(jié)、操作程序化明顯受條例、規(guī)則限制，長期跟文件、資料、檔案、電腦打交道，工作瑣碎、單調(diào)、枯燥，重復(fù)性較強，缺乏新鮮感，缺少機遇和挑戰(zhàn)性，個人能力得不到發(fā)揮，沒有成就感，缺乏認同感。使得檔案管理工作在未來發(fā)展中，遇到了瓶頸。

一、檔案管理人員職業(yè)倦怠產(chǎn)生的原因

（一）缺乏成就認可和發(fā)展的機會

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些單位重業(yè)務(wù)重發(fā)展，卻忽視了對檔案管理人員的重視。有的單位由于經(jīng)費的緊張和管理體制問題，檔案人員缺少培訓(xùn)、進修的機會，知識落后。檔案工作缺乏先進科學(xué)的管理模式，個人發(fā)展受阻，而同代人卻因不乏機會而遙遙領(lǐng)先，在職稱評定、工資待遇上也體現(xiàn)出不平衡，時間長了，難免有失落感。

（二）工作負擔(dān)過重，缺乏工作自主性

檔案管理人員干好檔案管理工作不僅需要熱情、細心、耐心，還必須有高度的保密意識，還要掌握檔案管理的專業(yè)知識和相關(guān)法律法規(guī)知識。由于任務(wù)繁雜，往往缺乏工作自主性。

（三）工作內(nèi)容或職場環(huán)境的失衡

面對大量的檔案材料的收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統(tǒng)計、編研、利用等缺乏自主性的日常工作，經(jīng)常被動應(yīng)付，容易引起心理疲勞。

（四）理想與現(xiàn)實之間存在較大的差距

檔案記錄著一個單位的發(fā)展軌跡。檔案管理人員使檔案具備成為現(xiàn)代信息機構(gòu)的基礎(chǔ)和可能，未來的發(fā)展應(yīng)該是前程燦爛的。但是，現(xiàn)狀與未來之間存在著巨大的差距，尤其是這種差距長期未能得到很本性的改變，使一部分人對未來的前景產(chǎn)生了懷疑，對檔案事業(yè)的發(fā)展喪失了信心，甚至懷疑自已的未來前途，以致對檔案職業(yè)失去了興趣。

二、管理心理學(xué)在檔案管理中的作用

引進管理心理學(xué)對進一步完善檔案館管理，使檔案館管理更加科學(xué)化、現(xiàn)代化有著重要作用。具體表現(xiàn)在以下幾方面：

（一）推進檔案館管理現(xiàn)代化

檔案館管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容，只有通過有效的科學(xué)管理，才能更好地實現(xiàn)檔案館的社會效益和經(jīng)濟效益。管理心理學(xué)是現(xiàn)代管理理論的重要組成部分，它對于檔案館提高現(xiàn)代化管理水平，調(diào)動檔案人員的積極性，實現(xiàn)檔案館管理效能化、科學(xué)化、現(xiàn)代化將起到積極作用。

（二）進一步調(diào)動館員積極性

加強檔案館管理必須著眼于搞好對館員的管理。檔案館管理的主要對象是館員，是通過對館員的管理達到預(yù)期的目標(biāo)。充分調(diào)動廣大館員的積極性，是搞好檔案管理的關(guān)鍵。

（三）有利于科學(xué)安排和使用人力資源

長期以來，在強調(diào)館員服從檔案館需要的前提下，往往忽視了工作性質(zhì)和人的心理差異，在館員的選拔、考核和培訓(xùn)方面缺乏有力的科學(xué)依據(jù)，這也是造成一些檔案館館員素質(zhì)不高的主要原因。管理心理學(xué)在群體心理管理機制中，對個人的氣質(zhì)、性格、能力、需要、動機、態(tài)度和價值觀等存在的共性及差異性做了深刻的研究和闡述。檔案館領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該承認并詳細了解、分析這些共性和差異性，更加合理地安排和使用人力資源，做到人盡其才，才盡其用。

（四）有利于改進政治思想教育

政治思想工作是檔案館管理工作的重要內(nèi)容。當(dāng)前，面對市場經(jīng)濟大潮的沖擊，檔案工作人員的思想、道德、價值觀等發(fā)生了較大的變化，因此，檔案館領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)學(xué)習(xí)管理心理學(xué)的一些有關(guān)理論和方法，把握人們思想、行為轉(zhuǎn)變的規(guī)律，研究檔案工作人員的接受心理，使思想教育更易于使人欣然認同。

在研究方法方面，管理心理學(xué)并沒有一種適用于解決一切問題的通用方法。它主要以心理學(xué)及社會學(xué)的研究方法，如觀察法、訪談法、問卷法、量表法、個案分析、準實驗研究、社會調(diào)查、公眾意見調(diào)查等方法為基礎(chǔ)，結(jié)合管理實際，根據(jù)不同的情況、不同的問題，采用適宜的方法，使問題的解決有客觀的科學(xué)的根據(jù)。雖然管理心理學(xué)不能代替具體的檔案管理工作，但在這些理論的指導(dǎo)下，只要我們結(jié)合檔案館自身的特點，結(jié)合過去許多成功的管理經(jīng)驗，不斷學(xué)習(xí)、引進和運用管理心理學(xué)的理論和方法，及時總結(jié)經(jīng)驗，必將逐漸形成一個符合檔案館發(fā)展規(guī)律、適應(yīng)社會發(fā)展要求、具有檔案館特色、在檔案館管理中發(fā)揮重要作用的管理心理學(xué)體系。

總之檔案管理部門的管理者應(yīng)盡可能突出情感化的管理特色， 營造寬松和諧的工作氛圍， 組織相關(guān)的心理培訓(xùn)和學(xué)習(xí)， 引導(dǎo)檔案工作人員正確認識自我， 認清自我價值， 提高自身對心理健康的認識能力和運用心理策略的能力， 從而尋求積極的方式對自己的心理、生活和工作進行管理。