談基層事業(yè)單位檔案工作者素質(zhì)要求

鄭濤

【摘要】作為事業(yè)單位管理系統(tǒng)的重要組成部分，檔案管理工作可以真實(shí)記錄事業(yè)單位開展的各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，反應(yīng)一個(gè)單位的發(fā)展歷史。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案工重要性也在不斷提升。在網(wǎng)絡(luò)化和信息化的新形勢下，檔案管理工作迎來了全新的挑戰(zhàn)，隨之對檔案管理人員的基本能力和素質(zhì)也提出了新的要求。

【關(guān)鍵詞】新形勢 事業(yè)單位檔案管理人員 應(yīng)對措施

先進(jìn)的技術(shù)、豐富的內(nèi)容、專業(yè)的分工，是新形勢下檔案管理工作最突出的特點(diǎn)。在檔案管理的效率方面，先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)功不可沒；在這個(gè)知識(shí)爆炸的信息時(shí)代，檔案管理的范圍越來越大，許多重要的信息都需要被納入其中；眾多事業(yè)單位已經(jīng)開始重視和普及檔案管理工作的專業(yè)化管理，分工更加明確。然而，機(jī)遇總是伴隨著挑戰(zhàn)，在新形勢下，檔案管理工作的缺點(diǎn)也伴隨發(fā)生。信息的保存，保讀取，信息真實(shí)性和保密性的保證，都是事業(yè)單位檔案管理工作的難題，也是事業(yè)單位管理工作人員需要面對的挑戰(zhàn)。

一、新形勢下事業(yè)單位檔案管理人員的應(yīng)對措施

（一）了解事業(yè)單位檔案管理工作的概念和內(nèi)涵

檔案管理是指檔案館直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)的總稱，內(nèi)容十分廣泛。事業(yè)單位檔案管理工作就是以各種方式對事業(yè)單位的社會(huì)活動(dòng)中直接形成的、能夠保存和備查的各種文字、圖標(biāo)、聲音等進(jìn)行記錄。

（二）認(rèn)識(shí)事業(yè)單位檔案管理工作的重要作用和意義

作為事業(yè)單位各項(xiàng)管理工作的重要環(huán)節(jié)，檔案管理工作最重要的作用就是憑證和參考作用，它不僅可以反映一個(gè)單位的發(fā)展歷史，還能夠衡量一個(gè)單位的管理水平和工作業(yè)績，隨著社會(huì)文明程度的提高，這些作用也在不斷加強(qiáng)。做好事業(yè)單位檔案管理工作，一方面方便本單位領(lǐng)導(dǎo)掌握各階段工作的開展情況，進(jìn)而根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行下一步的安排；另一方面，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門也可以通過檔案的管理工作，了解該單位的工作情況和業(yè)績，從而給予指導(dǎo)。

（三）明確事業(yè)單位檔案管理人員的基本職責(zé)

要做好新階段的事業(yè)單位檔案管理工作，明確自己的職責(zé)是首要任務(wù)。檔案管理人員的基本職責(zé)有：收集、立卷、歸檔本單位各部門的文件和資料；科學(xué)管理檔案，積極提供檔案利用，服務(wù)好其他工作；按照相關(guān)規(guī)定，向檔案館移交具有長期保存價(jià)值的檔案；認(rèn)真貫徹國家規(guī)定的各項(xiàng)檔案法律、法規(guī)等。收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研即為檔案工作的八個(gè)環(huán)節(jié)，各個(gè)環(huán)節(jié)都不能掉以輕心。

（四）提高自身素質(zhì)

在新形勢下，要?jiǎng)偃螜n案管理工作，事業(yè)單位檔案管理人員必須努力提高自身各方面素質(zhì)和能力。

1.職業(yè)道德素質(zhì)

與其他工作不同，檔案工作的服務(wù)性和條件性很強(qiáng)，因此，在事業(yè)單位的檔案管理工作中，檔案管理人員必須要做到愛崗敬業(yè)。只有熱愛自己的本職工作，忠于職守，才能以飽滿的熱情投入到檔案管理工作中，做好檔案管理的基本工作，第一時(shí)間為其他部門提供好服務(wù)。因此，事業(yè)單位的檔案管理人員必須以道德標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范來培養(yǎng)自己的職業(yè)道德。

2.具備良好的法律素質(zhì)，按制度辦事

事業(yè)單位檔案管理者在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，需要嚴(yán)格按照相關(guān)法律規(guī)定，具備嚴(yán)格的保密觀念和良好的保密習(xí)慣，不能對利用者有求必應(yīng)，而是要在不違背保密原則的前提下提供服務(wù)。在實(shí)際工作過程中，檔案管理人員必須按照制度辦事，糾正一些不良行為和錯(cuò)誤操作，以提高檔案管理的質(zhì)量。

3.強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平

事業(yè)單位檔案管理人員在工作時(shí)首先就應(yīng)該樹立服務(wù)理念，強(qiáng)化自己的服務(wù)意識(shí)。在日常工作中，做到主動(dòng)服務(wù)；第一時(shí)間查找其他部門提出的檔案需求；檔案歸還后，也要立即進(jìn)行歸檔。

4.加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)

優(yōu)秀的檔案管理人員需要具備強(qiáng)大的業(yè)務(wù)能力。檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜多樣，涵蓋檔案學(xué)知識(shí)、科學(xué)文化知識(shí)、文史知識(shí)、現(xiàn)代化管理知識(shí)、外語知識(shí)和宣傳知識(shí)等多方面內(nèi)容。在新階段，要提高檔案管理水平，檔案管理人員就必須有意識(shí)地、自主地進(jìn)行學(xué)習(xí)。只有自身的綜合素質(zhì)得到提高，才能提高自己的業(yè)務(wù)能力。更好地為單位其他部門同事和領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。在學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上，檔案管理人員還必須學(xué)、用結(jié)合，重視實(shí)踐，認(rèn)真落實(shí)檔案的管理工作。此外，由于檔案管理工作具有系統(tǒng)性和連續(xù)性很強(qiáng)的特點(diǎn)，需要檔案管理人員保持緊張的工作狀態(tài)，不僅有腦力勞動(dòng)，還有體力勞動(dòng)，因此良好的身體素質(zhì)也是必不可少的條件之一。

5.具備良好的協(xié)調(diào)和管理能力

檔案管理人員的協(xié)調(diào)能力在檔案管理工作中也是極其重要的。為了做好事業(yè)單位檔案管理工作，檔案管理人員需要經(jīng)常與其他部門人員打交道。如何才能得到各部門人員的支持，不僅有賴于事業(yè)單位的相關(guān)規(guī)章制度，也有賴于檔案管理人員協(xié)調(diào)能的發(fā)揮。

隨著現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理工作中越來越多的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)代替手工操作，成為了檔案管理工作的重要工具。因此在新形勢下，檔案管理人員可以將檔案信息數(shù)字化，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳播，而無需整天忙于收集整理、進(jìn)庫取卷等繁瑣工作。檔案人員在信息管理上，應(yīng)當(dāng)做到迅速收集、完整保護(hù)，最大限度運(yùn)用現(xiàn)代科技，使得利用者可以短時(shí)間內(nèi)搜索到所需信息。

（五）注重利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行科學(xué)規(guī)范管理

在當(dāng)今社會(huì)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)在各行各業(yè)中被用于規(guī)范行業(yè)內(nèi)容。盡管如今許多事業(yè)單位也建立了網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)，但是卻沒有得到有效落實(shí)。在新形勢下，要做好檔案工作的科學(xué)規(guī)范管理，必須注重利用現(xiàn)代化的科學(xué)和技術(shù)。作為檔案管理人員，熟悉掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)來對檔案整理和歸檔進(jìn)行優(yōu)化，可以大大提升工作效率，提高工作質(zhì)量，從而更好地配合事業(yè)單位其他工作的開展。

二、結(jié)語

總而言之，在以網(wǎng)絡(luò)化和信息化為代表的新的社會(huì)形勢下，事業(yè)單位的檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)。檔案管理人員需要了解自身工作內(nèi)容，樹立良好的職業(yè)道德素質(zhì)，更重要的是嚴(yán)格要求自己，不斷提升自身專業(yè)水平和綜合素質(zhì)。在這個(gè)改革開放不斷深人、信息技術(shù)不斷革新的新時(shí)代，將檔案管理工作向著專業(yè)化、規(guī)范化、技術(shù)化、科學(xué)化和法制化方向發(fā)展，在平凡的崗位上做出不平凡的貢獻(xiàn)。

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