談中學檔案管理的重要性及管理方法

陳麗

摘要：學校的檔案管理是整個教育的一個重要組成部分，教學、科研檔案是能體現學校辦學水平的歷史記載，更是學校寶貴的財富。 那么，怎樣才能做好中學檔案管理工作呢？本文將對中學檔案管理的重要性以及優(yōu)化策略談談我的幾點看法。

關鍵詞：中學；檔案管理；重要性；方法

中學檔案是教育事業(yè)的重要組成部分，是學校從事教育教學、黨政管理及其他實踐活動直接形成的對學校和社會有保存價值各種文字、聲像等不同載體的真實記錄。是聯(lián)系學校過去、現在和未來的紐帶，保存好可以為學校及教育教學提供重要信息。但就目前中學檔案管理的實際情況來看，要想使檔案管理充分發(fā)揮作用，需要進一步優(yōu)化檔案管理，使其更適用、更有效。所以，結合中學學校實際情況，優(yōu)化中學檔案管理是非常重要的。

一、中學檔案管理實施的重要性

（一）反應現有教研水平，促進教學改革創(chuàng)新

在我國教育領域改革不斷深化的背景下，教學體制的改革、課程的改革、教職工隊伍管理改革等不斷推進。此種情況下，中學學校要想良好改革，提升本校教育教學水平更好發(fā)展，強化檔案管理是非常必要的。檔案管理的有效實施，可以為提供有較高使用價值的檔案，以便充分了解學校教學設備的容納量及新舊程度、教師的教學質量、生源質量等方面，使教職人員總結前期發(fā)展經驗、規(guī)律、理論等，并根據時代特點，合理規(guī)劃教育教學計劃、課程、教學方法等方面，從而良好的教育和培養(yǎng)學生，同時促進本校良好發(fā)展。由此看來，檔案管理的有效實施，可以促進中學教學改革創(chuàng)新。

（二）建立真實可靠的檔案，促進教學評估合理展開

學校教學評估是根據一定的教育目標和標準通過系統(tǒng)地搜集學校教學的主要信息，對學校辦學水平和教學質量進行客觀全面的評價。但從以往中學教學評估來看，其評估標準比較單一、評估準確度不高。然而，檔案管理的有效實施，則可以改變教學評估現狀。因為采用豐富的檔案資料，可以為教育評估提供教學程序、教學內容、教學安排等方面的信息，如此教育評估可以此為準，對教學內容、教學程序、教學安排等方面進行綜合評估，進而準確判斷教育教學水平。由此看來，檔案管理的有效實施，可以促進教育評估合理展開[2]。

二、中學檔案管理的有效方法

針對當前中學檔案管理存在諸多問題的情況，筆者建議通過以下措施來優(yōu)化。

（一）做好檔案基礎工作

1，樹立現代化檔案管理觀念

加強檔案管理工作，不是游離于教學之外的舍本逐末，而是輔助教學，為促進整個教育事業(yè)良好發(fā)展奠定基礎。而要想形成現代化管理觀念，需要實現兩個轉變，即管理觀念的轉變、管理理念的轉變。只有樹立現代化的管理觀念與思想，才能實現檔案管理工作現代化，為此，在實際工作中，中學學校管理者應當緊跟時代步伐，形成現代管理觀念，樹立科學管理、高校管理的觀念，改變過去重視管理、忽視檔案利用的觀念，改變過去等客上門的觀念。

2，做好檔案收集工作

也就是檔案管理人員應當高度重視檔案收集工作，及時收集教研方面、政務方面、學生方面等檔案材料，并做好檔案的整理工作及評估工作，對檔案進行合理的分類存放，如此可以保證中學檔案資料及時歸檔，入卷保存。

3，構建健全的檔案管理體系

也就是詳細分析當前檔案管理工作的實際情況，明確檔案管理存在的問題，進而實施檔案管理責任制，將各項檔案管理職責落實到具體管理人員頭上。除此之外，還要完善各項檔案管理工作規(guī)范，以便管理人員在執(zhí)行檔案管理工作過程中可以遵照統(tǒng)一的標準來執(zhí)行，保證工作準確無誤的落實。

（二）創(chuàng)建檔案開放性服務

為了使檔案的使用價值可以最大的發(fā)揮，在優(yōu)化中學檔案管理工作之際，還要注意創(chuàng)建檔案開放性服務，具體內容為：1.根據學校各項工作的需要，主動提供服務。詳細了解學校各項工作的需要，明確服務對象、服務內容等，進而提供切實所需的服務，以便學校教職人員能夠有效的利用檔案，開展教研工作或政務工作等。2.借助現代化手段來創(chuàng)新服務。也就是利用計算技術、網絡技術、信息技術等，構建現代化檔案管理平臺，為檔案管理提供幫助，以便檔案查找、檔案保管、檔案錄入等工作得以更好更快進行[4]。

（三）檔案工作者知識和能力的培養(yǎng)

面對不斷發(fā)展的檔案工作的需要，要不斷加強檔案人員的業(yè)務能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質，這是加速檔案科技進步、推動檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵。要不斷拓寬知識面，學習技術，學習相關領域的知識，開闊視野，增長技能，以提高工作能力。一方面要學習檔案專業(yè)知識理論，另一方面要學習現代化管理知識和先進技術設備的操作技能，更新知識，提高管理水平，使學校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，使他們能一心撲在檔案工作崗位上，扎扎實實地做好檔案工作，為學校教學、科研和其他工作服務。

三、總結

中學檔案是聯(lián)系學校過去、現在和未來的紐帶，做好中學檔案管理，可以使中學檔案充分發(fā)揮作用，為學校及教育教學提供重要信息。但就目前中學檔案管理的實際情況來看，中學檔案管理在觀念方面、制度方面等存在一些問題，致使檔案管理作用未能充分發(fā)揮。對此，需要結合中學學校實際情況及檔案使用實際情況，進一步優(yōu)化檔案管理，使其更適用、更有效的落實，充分發(fā)揮作用，如此才能保證中學檔案的使用價值，為更好的建設學校、開展教育教學創(chuàng)造條件。所以，結合中學學校實際情況，優(yōu)化中學檔案管理是非常有意義的。

參考文獻：

【1】陳傳榮.《論中學檔案管理的重要地位及加強檔案管理的有效途徑》[J].商，2015（40）

【2】包曉紅.《信息化時代中學檔案管理工作者素質提高的要求與應對措施》[J].辦公室業(yè)務，2013（17）