淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

弓澄鑫

摘要：近年來，隨著社會的發(fā)展，我國的企業(yè)發(fā)展迅速，企業(yè)的檔案越來越多。檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展過程中占有較為突出的地位，是每個企業(yè)都不可或缺的重要組成部分，保證檔案管理工作的順利開展對企業(yè)的進一步提高具有十分重要的影響。新形勢下，各個行業(yè)對檔案管理工作提出了更高的要求，本文旨在分析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化研究，總結(jié)檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化過程中所存在的問題，進而提出合理的解決對策，確保檔案管理工作的有序進行。

關鍵詞：檔案管理；工作；規(guī)范化

引言

在新形勢下，事業(yè)單位的檔案管理工作產(chǎn)生了一些新變化，讓檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展面臨較大挑戰(zhàn)。如何實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，促使檔案管理工作符合現(xiàn)代化發(fā)展需求，保證檔案管理效率的穩(wěn)定提升，成為目前檔案事業(yè)發(fā)展的又一個重要節(jié)點。

一、新形勢下檔案管理過程中出現(xiàn)的問題

（一）對檔案企業(yè)沒有對檔案管理給予足夠的重視

實際生活中，檔案管理通常會涉及很多種內(nèi)容，并且對檔案管理工作過程中的人員綜合素質(zhì)有著更高要求。所以，保證檔案管理工作的規(guī)范化有著很重要意義。但在實際的情況中，檔案企業(yè)管理人員并沒有對在檔案管理工作過程中的規(guī)范化沒有給予足夠的重視，而且也沒制定出更好的制度規(guī)范給予檔案管理工作進行一定的約束。因此，檔案管理中往往很多環(huán)節(jié)都會出現(xiàn)很多隱患，不能夠滿足檔案管理工作所需規(guī)范化的要求，對檔案管理質(zhì)量以及效率的提高造成了影響。

（二）檔案管理體系的缺乏

隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟水平的提升，各個單位的管理制度以及管理職能都得以完善，促進了各個崗位管理職能的充分發(fā)揮。但是，在檔案管理工作執(zhí)行過程中，由于缺乏完善的管理體系，無法符合現(xiàn)代化發(fā)展需求，不能充分發(fā)揮引導作用，導致檔案創(chuàng)新發(fā)展體系得不到有效利用。同時，由于沒有完善的執(zhí)行體系，導致檔案管理工作人員在工作中操作不規(guī)范，對檔案資源的使用上也存在一定的隨意性。而且，各個單位、各個行業(yè)將經(jīng)濟效益作為主體，對檔案管理工作不夠重視，這種檔案意識的缺乏，導致檔案管理工作效率較低下，精力投入比重減弱。另外，受資源配置制約要素的影響，檔案人員的責任意識不強，慣性地沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，致使檔案信息管理工作的執(zhí)行無法符合現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，減緩了檔案工作創(chuàng)新性發(fā)展的趨勢。

（三）檔案管理相關人員素質(zhì)不高

當前還有一個較為明顯的現(xiàn)象就是很多公司的檔案管理人員的自身素質(zhì)都不是很高。有部分的管理人員認為檔案管理工作相當輕松，并且難度不是很大，因此對于管理工作也就是記錄、保存文件，這也就造成了管理人員對于工作的疏忽，可能會對相關工作造成很大的損失。再加上一些事業(yè)單位對于檔案管理工作不夠重視，因此對于檔案部門的人員沒有進行嚴格的培訓，或者是在招聘相關人員時就沒有提高素質(zhì)門檻，從而導致很多的檔案管理工作效率較為低下。這也是造成我國目前檔案管理工作人員素質(zhì)不高的一個主要原因，因此相關部門以及事業(yè)單位應該對于這個現(xiàn)象有足夠的重視，并且要積極采取措施，比如對管理人員進行培訓，讓其能夠適應工作的需要，從而更好地為公司的發(fā)展獻一份力。

二、新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化途徑探析

（一）給予檔案管理工作足夠的重視與投入

在完善相關法律法規(guī)的前提下還應該加強對檔案管理工作的重視程度，保障給予檔案管理工作足夠的信息數(shù)據(jù)，進而提升檔案管理工作的規(guī)范性。通過不斷擴大檔案管理工作的范圍，使檔案能夠更加真實詳細地反映出信息的真實情況，突出信息的核心重點。在具體的檔案管理過程中，根據(jù)整合的相關數(shù)據(jù)資料，提取出最為有用的信息，發(fā)揮出檔案管理的作用。作為檔案管理人員可以從多個角度優(yōu)化檔案和管理工作內(nèi)容，能夠讓檔案體現(xiàn)出真實性，為使用者提供可靠的數(shù)據(jù)，發(fā)揮出檔案管理工作的積極作用。相關單位還應該投入更多的檔案管理設備，提高檔案管理人員的工作效率。

（二）健全檔案管理工作制度

為了實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化運行，需要為其建立完善的檔案管理制度。檔案管理工作執(zhí)行期間，規(guī)范性目標的建立需要按照相關的工作制度有效執(zhí)行，促進檔案管理工作體系的完好發(fā)展。因此，需要加強職責權(quán)利的清晰性與權(quán)責性，以保證管理工作人員執(zhí)行期間能夠充分落實。實現(xiàn)完善的規(guī)章制度，能夠?qū)n案管理工作進行制約與指導。具體執(zhí)行工作中，需要明確檔案管理工作人員的崗位職責和工作任務，并按照執(zhí)行的相關制度，促進管理水平的穩(wěn)定提升。在檔案管理工作中，基于完善的規(guī)章制度，還需要保證制定的制度與發(fā)展目標相符合，促進規(guī)章制度的完好發(fā)展，這不僅能實現(xiàn)檔案管理工作的嚴格操作以及有效發(fā)展，還能在工作執(zhí)行期間，認識到制度發(fā)揮的重要性，以促進檔案管理工作的規(guī)范化實施?；谝陨系姆治龊完U述合理發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作并不是單純的紙質(zhì)形式，為了使其能夠深度利用，一定要將制度滲透到檔案建設、檔案管理工作中，保證其價值的充分體現(xiàn)。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)

隨著我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作也會涉及更多的內(nèi)容，因此需要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。實際情況中，有很多檔案管理的工作人員沒有較高的綜合素質(zhì)，而且在信息技術等方面也存在著很多問題。企業(yè)需要合理的分析市場環(huán)境，并且掌握檔案管理人員實際的情況，實施有針對性的培訓方法，增加檔案管理工作人員對信息技術使用的能力，逐漸提高其專業(yè)知識的水平，使其可以更好地使用信息技術到檔案管理過程中的各項工作。

結(jié)語

在現(xiàn)實生活中，檔案管理工作已經(jīng)取得了很好的發(fā)展。但在新形勢下，經(jīng)常要受到人為因素以及外部客觀因素的影響。不能夠滿足檔案管理工作的要求。因此，為了促使檔案管理工作的規(guī)范化，檔案管理企業(yè)需要能夠認識檔案管理工作的重要性，并對自身的實際情況做出合理的分析，完善檔案管理的制度，增加網(wǎng)絡信息技術在檔案管理工作中的應用，以便促進檔案管理工作的規(guī)范化。

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