工程檔案管理工作現(xiàn)狀及對策分析

崔莉馨

摘 要：工程檔案資料是指在工程建設(shè)活動中，直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。它產(chǎn)生于工程項目的提出、立項、審批、勘察、設(shè)計、前期準(zhǔn)備、施工、監(jiān)督、監(jiān)理、驗收等工程建設(shè)的全過程中的所有活動。它產(chǎn)生于工程項目的提出、立項、審批、勘察、設(shè)計、前期準(zhǔn)備、施工、監(jiān)督、監(jiān)理、驗收等工程建設(shè)的全過程中的所有活動。基于此，筆者從重大工程項目檔案的特點作為思考的出發(fā)點，分析重大工程項目檔案管理存在的問題及在管理中應(yīng)注意的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

關(guān)鍵詞：工程檔案；工作現(xiàn)狀

一、工程檔案的內(nèi)涵和意義

工程檔案資料是指在工程建設(shè)活動中，直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。它產(chǎn)生于工程項目的提出、立項、審批、勘察、設(shè)計、前期準(zhǔn)備、施工、監(jiān)督、監(jiān)理、驗收等工程建設(shè)的全過程中的所有活動。它是一種可被人們研究、利用的信息資源，能直接反映工程建設(shè)活動的過程和成果。

二、工程檔案的特點

1.龐大與細(xì)致性。一個基礎(chǔ)項目工程的建設(shè)，由于其投資規(guī)模大、參與單位多、涉及專業(yè)廣以及項目歸檔的文件套數(shù)多等因素，使得最終形成的檔案數(shù)量龐大并且細(xì)致。

2.專業(yè)與復(fù)雜性。一個重大工程檔案涉及地質(zhì)、氣象、環(huán)保、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、采暖、空調(diào)、電信、消防以及自動控制等多個專業(yè)領(lǐng)域的內(nèi)容，而將這些不同專業(yè)的文件材料進(jìn)行有機(jī)的融合，就使得工程檔案形成了專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性。

3.廣泛與流動性。一個工程的建設(shè)項目檔案的構(gòu)成，經(jīng)歷了從提出項目建議書到工程全面竣工驗收的全過程，其涉及的材料來源包括政府部門的審批、設(shè)計部門的論證設(shè)計、監(jiān)理單位的監(jiān)理、施工單位的建設(shè)、質(zhì)檢部門的質(zhì)量評定，以及各種材料、設(shè)備供貨單位的合格證和檢驗資料等，由此可見，工程檔案的材料來源非常廣泛。

4.完整與系統(tǒng)性。在項目建設(shè)的過程中，重大工程檔案包含了從提出項目建議書、進(jìn)行可行性研究、編制初步設(shè)計和設(shè)計文件、開展地質(zhì)勘察、設(shè)計招標(biāo)、簽訂有關(guān)合同、開始工程施工以及竣工驗收等全過程形成的文件及資料，它將整個工程的全過程清楚地記錄和顯現(xiàn)出來。

三、當(dāng)前工程檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.工程檔案歸檔困難，不符合科學(xué)成套要求。工程檔案的內(nèi)容涉及的部門、人員眾多，并且時間跨度較長，文件、圖紙、音像資料等歸檔材料收集難度較大。工程建設(shè)項目從前期的可行性研究報告到竣工驗收結(jié)項報告，中間要經(jīng)歷項目審批、工程招投標(biāo)、建造施工、質(zhì)檢驗收等環(huán)節(jié)，一般要經(jīng)歷一兩年甚至更長的時間。工程檔案的記錄人員涉及建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位、勘察單位、政府等相關(guān)部門，這些人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，檔案記錄內(nèi)容或簡或繁，記錄要求也并非能夠完全達(dá)到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。有些環(huán)節(jié)的人員變動頻繁，如施工建造階段，而工作交接過程中極易發(fā)生檔案丟失、內(nèi)容殘缺等現(xiàn)象。這些就會造成工程檔案的歸檔困難，內(nèi)容不成體系，成套性差的現(xiàn)狀。

2.工程檔案部分內(nèi)容流于形式，不符合客觀準(zhǔn)確的要求。施工建造階段的建筑材料強(qiáng)度的測定、施工工藝方法與步驟、施工圖紙變更、施工進(jìn)度調(diào)整等諸多涉及工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)會產(chǎn)生許多歸檔之用的文檔、圖紙等，收集整理歸檔的任務(wù)相當(dāng)繁重。而許多檔案管理人員對工作疲于應(yīng)付，檔案內(nèi)容記錄過于簡單，關(guān)鍵問題交代不清楚。走訪發(fā)現(xiàn)，還有少部分施工企業(yè)由于管理混亂，導(dǎo)致工程檔案內(nèi)容缺失，為了竣工驗收和交付使用，竟在工程末期突擊整理檔案，檔案的記錄內(nèi)容與實際情況有較大出入。

3.工程檔案傳統(tǒng)的管理模式，極大制約了檔案價值地有效發(fā)揮。傳統(tǒng)的工程檔案管理模式是以紙質(zhì)檔案為主，將大量的以紙質(zhì)為主要載體的檔案有序地存放在檔案室，以備日后查閱使用。這種傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)今信息社會的要求了，工程檔案價值的挖掘必須依靠先進(jìn)的信息交互工具。利用檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行工程檔案的電子化、信息化管理，方便客戶端的檢索查詢、傳遞使用。從而達(dá)到以工程檔案為重要參考依據(jù)，實現(xiàn)對工程項目的動態(tài)管理和全過程監(jiān)控。

四、加強(qiáng)工程檔案管理的對策

1.領(lǐng)導(dǎo)重視，注重宣傳。從多年的檔案工作經(jīng)驗來看，凡是單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作的單位，加之配備一名專職檔案管理人員，工程檔案管理的情況相對較好。同時還在日常工作中，宣傳檔案工作的重要性，通過實際案例讓大家意識到檔案的重要性，從而形成了建管局和各參建單位組成的工程項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，從人員體系上保證了檔案工作的順利開展。

2.深入施工現(xiàn)場編制檔案。工程建設(shè)、規(guī)劃和管理的依據(jù)在于檔案管理工作的加強(qiáng)。故此，檔案管理人員要整理好檔案，保障檔案資料的真實。檔案管理人員還應(yīng)深入施工現(xiàn)場，調(diào)查和分析擬建的工程項目。在開工階段、材料試驗階段、分項工程交接時，應(yīng)在事前設(shè)置提醒制度。相關(guān)人員的變動資料應(yīng)當(dāng)及時移交，工程資料在移交發(fā)包方之前要做好把關(guān)。層層落實責(zé)任，檔案資料的整理和歸檔才能有效落實。而對于那些大型或投資較大的工程項目，深入現(xiàn)場時要和建設(shè)單位共同勘察。等了解具體情況后，再編制檔案。

3.注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指定專人負(fù)責(zé)。檔案管理人員應(yīng)提前介入，直接參與工程的調(diào)查、施工、驗收等過程，較快、較全面的掌握第一手資料。為加強(qiáng)工程檔案管理人員的專業(yè)水平，提高他們對檔案管理的責(zé)任心，應(yīng)對工程檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，階段性地組織檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)班。并在工地現(xiàn)場至少設(shè) 1～2 名檔案員，負(fù)責(zé)現(xiàn)場攝影、錄像、收集和整理現(xiàn)場檔案資料；結(jié)合本單位實際，制定本單位工程檔案資料管理制度和辦法，在強(qiáng)調(diào)質(zhì)量，抓住環(huán)節(jié)，注重落實上下功夫。

4.規(guī)范聲像檔案管理，便于查閱。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用和普及，推動了檔案室的數(shù)字化建設(shè)，對歷史數(shù)據(jù)更能從文、圖、影、像等多方面更形象地展現(xiàn)出來，所以對聲像檔案的前期收集工作就顯得相當(dāng)重要。在工程建設(shè)的各階段，各監(jiān)理、施工單位都會產(chǎn)生大量的圖文資料，為保證電子類文件歸檔的完整性，要求施工單位在紙質(zhì)文件歸檔的同時，相應(yīng)電子文件同時歸檔。尤其要按照工程項目劃分，從分項、分部到單位工程，及時收集整理能夠是反映工程建設(shè)各個環(huán)節(jié)的圖片資料，其中包括驗槽，鋼筋工程，屋面防水，衛(wèi)生間防水，外墻保溫節(jié)點，防雷接地，暖衛(wèi)地埋管線，配套外線等檢驗批，材料進(jìn)場，監(jiān)理旁站。按照統(tǒng)一載體，統(tǒng)一格式，形成一套系統(tǒng)、完整的聲像檔案。這樣不僅提高了檔案信息的實效性和檢索的便捷性，也對檔案編研工作起到了一個快速整合的作用。

5.加大檢查和監(jiān)管力度。提高工程檔案的管理質(zhì)量，還需做好工程檔案資料的檢查和監(jiān)管。在工程開工之后，工程質(zhì)量部門應(yīng)當(dāng)下到項目部，對項目部制訂的檔案資料進(jìn)行檢查。找出其中的問題后及時解決。建設(shè)企業(yè)檢查項目進(jìn)度、安全、質(zhì)量時，還要檢查資料收集的完成情況，提高工程檔案管理的工作質(zhì)量。在工程收尾完工時，建設(shè)單位要組織相關(guān)部門檢查竣工檔案的資料，保障檔案資料和工程竣工的移交。如果檔案資料員未完成收尾工作，則不允許進(jìn)行調(diào)動手續(xù)的辦理。評報優(yōu)質(zhì)工程時，企業(yè)要將檔案資料的完成情況當(dāng)做考核內(nèi)容。檔案資料完成較好，則予以獎勵。有過失，則進(jìn)行通報批評。

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