關于電子檔案管理中的相關問題研究

摘 要：隨著科技水平的日益發(fā)展與人民生活水平的不斷提升，自動化辦公設備登上了歷史的舞臺，這也就意味著紙質的文件、信息等檔案將會跟隨者科技的進步逐漸走向電子化時代。相比紙質檔案，電子化管理檔案更容儲存和獲取，它不但給管理人員帶來的極大的方便，而且還為管理方和使用者都節(jié)省了許多時間；不僅如此，電子化檔案還解決了距離的限制問題，實現了通過網絡的傳輸功能，當然使用它的人也就越來越多了。但是，新事物的發(fā)展總不會一帆風順，電子檔案管理工作的道路上有時也會布滿荊棘，要想提升自動化設備的工作質量，就需要強化對電子檔案的的管理，同時加強對電子檔案中突發(fā)問題的研究。

關鍵詞：電子化；檔案管理；研究

一、紙質檔案與電子檔案的管理工作的差異

1.紙質檔案與電子檔案保存方式之間的差異。電子文件相對于紙質信息更加容易儲存，它有著易于查找、方便傳輸和儲存空間很小的優(yōu)點，不過電子文件也有一些方面的不足，比如它的安全性沒有紙質文件高，遇到網絡上一些黑客的話，很容易非法瀏覽檔案信息。因為計算機在工作中會遇到很多問題，比如系統、軟件升級，或者電腦出現故障等問題都有可能會電子檔案的丟失，對管理工作造成諸多的不便。而紙質檔案盡管在管理方面相對麻煩，但是安全性較高，保存時間也較長，只是儲存方面涉及到一些日常對紙張的處理問題。

2.檔案歸檔方式的差異。電子檔案與紙質檔案在歸檔方式上有諸多不同，不只是歸檔時間上有所差異，就連選擇上也有物理歸檔和邏輯歸檔之分。物理歸檔在備份電子文件這一方面占有很大優(yōu)勢，所以可以進行脫機保存；而邏輯歸檔則更方便查詢和獲取，經常用于信息的網絡傳輸中，而且邏輯歸檔更大程度上會使文件更全面。在紙質檔案歸檔這一方面則較為麻煩，不僅要分為文件和項目分別歸檔，而且還要將檔案交于專職部門，操作方面過于復雜。

二、電子檔案管理現狀分析

計算機對電子檔案的產生有著巨大而長久的意義，可以說計算機應用的發(fā)展和日益完善造就了電子檔案的應運而生。但是，幾經周折后計算機電子檔案始終沒有一個明確的概念，直至二十一世紀初國家質檢部門頒布《電子文件歸檔與管理規(guī)范》之后人們才對這一概念有了深刻具體的了解，認為電子檔案是使用計算機進行儲存、瀏覽和傳輸的一種數據文件，它一般具有以下幾個特點：第一是電子檔案相對獨立，因為計算機網絡可以相互傳輸數據這一特點，使電子檔案沒有固定的儲存位置，也就是說它可以是一個存在計算機硬盤、U盤甚至網絡磁盤中，轉移和獲取靈活方便；第二是對計算機的依賴性很強，電子檔案的整理、查看、歸檔、轉移和獲取每一項都是依靠計算機程序來完成的，如果離開電腦將無法對電子檔案進行操作，現今科技能達到的最大程度也只能如此；第三點是存于網絡系統中的電子檔案有安全風險。盡管計算機網絡使用起來方便快捷，對大眾保持開放，但是這也會成為它的缺陷，因為可能會有不法分子利用網絡上的一些漏洞非法瀏覽甚至修改檔案信息，這就給電子檔案造成了真實安全的問題考慮，不僅是這樣，計算機方面如果出現意外故障的話，也有可能造成數據的遺失或損壞，所以源文件還要記得備份。

三、電子檔案管理中存在的問題與改進對策

1.檔案管理觀念落后及管理不規(guī)范問題。由于部分單位對電子檔案的重視程度較低，覺得對電子檔案的管理不用太過在意，這樣造成了單位對全新的電子檔案管理方法缺少應有的認識，或者他們的認識程度只局限于傳統的紙質檔案之中，這樣會由于理念的封閉性導致單位發(fā)展進程的緩慢。而且電子檔案在保存工作中沒有連貫性與完整性，管理工作存在著登記管理和可移動數據放置方面的漏洞，所以在對電子檔案的管理方面要有一定的規(guī)范。首先要增強管理部門對此工作的認知程度，其次要制修訂相關的管理規(guī)范與法律法規(guī)來保障管理工作的科學性、嚴謹性，然后就是保密性問題，管理部門要對管理員進行制約，對計算機的網絡安全也要經常性檢測，對保密級電子文件要有專門的管理規(guī)范，這樣規(guī)范到每一步的做法才能真實、有效的改進管理制度。

2.管理檔案的電子軟件問題。檔案的管理工作需要用到許多電子軟件，但是由于網絡上管理檔案的軟件種類較多，其操作方式也有許多不同，這就造成了文件在不同單位間的傳輸可能會因為格式問題造成諸多的不便。因此，建立規(guī)范的電子檔案接收數據格式是非常必要的，首先應該有地方檔案管理部門規(guī)定統一的電子文件模板，接著要規(guī)范統一化文件信息類型以及管理軟件，然后分發(fā)至各個單位按照格式進行統一，并且熟悉更換后的軟件與格式。為保證管理工作的順利進行，上級管理部門也可以定期的請專業(yè)技術人員到各單位進行指導，只求能達到完整的檔案管理體系。

3.電子檔案的保存質量問題。電子檔案獲取后的保存工作也是不易的，因為存儲在磁盤、U盤、光盤等介質中的資料可能會受到環(huán)境因素的影響，不僅要對其做好防磁工作，還要把握好溫濕度的控制以免造成介質的損壞，另外還要避免外力造成的毀壞。電子文件本身是利用計算機進行操作的，而計算機難免會受到病毒黑客等的侵害，所以管理檔案的機房所使用的計算機設備安全性一定要高，對于惡意攻擊要有及時的掃描和應對措施，嚴格控制網絡系統問題。另外做好文件備份工作，遇到突發(fā)情況或是更新電子檔案結構出現異常時可以快速挽回不必要的損失。

4.電子檔案管理安全問題。大部分檔案管理人員都認為自己的工作只是負責存取檔案，而普遍性的忽略了安全性問題。由于電子檔案過分依賴與計算機系統，所以計算機中所存在的安全隱患也就帶到了檔案管理中，比如操作過程可能會遭遇計算機病毒、黑客惡意篡改信息、偽造信息等安全隱患。而電子檔案的內容也可能會由于數據更新覆蓋原始數據，造成不便，所以加強電子檔案安全管理問題刻不容緩。安全管理工作大致可以從建立數據備份恢復系統、加強網絡安全管理、雙重歸檔三個方面來說：一、針對于電子檔案安全管理的一項必不可少技術手段無疑是備份技術，它可以在計算機發(fā)生故障時將備份好的文件、數據、以及系統有效的恢復。二、對于網絡安全方面，最好的辦法是安裝殺毒軟件和建立防火墻，管理訪問權限也可以通過綁定手機號碼的方式來進行限制。三、由于電子文件檔案諸多方面的不穩(wěn)定性，可以將部分重要的檔案文件信息打印出來，最做成傳統的紙質文檔進行板寸，所謂有備無患。

5.加強對管理人才團隊的建設。建設好一個管理人員的團隊是對管理工作質量的保障，在進行該方面人才建設是要根據時代的需要，培養(yǎng)符合型管理人才，不僅要在技術方面使之獨當一面，更要加強工作人員在素質方面的教育，因為只有提高整體素質才可以更好的為用戶提供優(yōu)質的服務，才能更好的做好管理工作。

四、結語

檔案管理在現今社會的發(fā)展中起到了至關重要的作用，無論是個人信息還是國家文獻，無論是科技發(fā)展還是歷史記錄，伴隨著社會的進步，它們都已儲存于電子檔案中。在這個無紙化的電子信息時代，每天都會產生大量的檔案，這對檔案管理工作者的素質和能力有了更高的要求。在日常工作中，應該切實了解電子檔案管理工作中出現的問題，并采取應對措施加以解決，提高自己的無視能力。管理工作者也應該提升自身技術水平，爭取做到兼?zhèn)涔芾順I(yè)務和計算機技術成為復合型人才，因為時代在召喚。

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作者簡介：丁思（1988-8—），女，河南滎陽人，本科學歷，畢業(yè)于解放軍信息工程大學，信息技術應用與管理專業(yè)，助理館員，主要從事檔案管理工作。