新時期基層檔案管理改革與創(chuàng)新研究

孔巖

摘 要 檔案管理對我國社會發(fā)展有重要意義，是推動我國社會信息資源建設(shè)的重要一環(huán)。改革傳統(tǒng)檔案管理體制，建立完善有序的基層事業(yè)單位管理體制，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，是幫助基層事業(yè)單位緊跟社會發(fā)展步伐，促進(jìn)新時期檔案管理事業(yè)發(fā)展，以更好地適應(yīng)信息時代歷史洪流的重要舉措。

關(guān)鍵詞 基層檔案管理 改革 創(chuàng)新

檔案管理工作是基層檔案局工作的重要內(nèi)容之一，在我國社會與經(jīng)濟(jì)體制改革不斷深入的背景下，檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)。檔案管理人員應(yīng)深刻認(rèn)識到檔案管理的重要性，并緊隨時代發(fā)展步伐，利用先進(jìn)的管理理念和手段，提高檔案管理水平，為服務(wù)當(dāng)?shù)氐纳鐣c經(jīng)濟(jì)發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

一、檔案管理重要性分析

檔案是實(shí)際使用價值消失后的具有參考和再次開發(fā)利用價值的憑證，是資料的終端。檔案管理工作是構(gòu)成整個社會科學(xué)能力的重要部分，可以為社會信息系統(tǒng)的建設(shè)提供有力依據(jù)?？傮w而言，檔案管理工作范圍廣泛，涵蓋了科研、機(jī)構(gòu)組織、個人等多個領(lǐng)域，是推進(jìn)社會發(fā)展的重要因素之一。在我國改革開放不斷深化的背景下，基層檔案管理的地位及作用日益凸顯，這就要求相關(guān)部門要針對現(xiàn)階段基層檔案管理中存在的不足進(jìn)行分析、總結(jié)，并在此基礎(chǔ)上制定科學(xué)合理、行之有效的管理策略，以完整、真實(shí)的檔案信息和資料為地區(qū)經(jīng)濟(jì)的良好發(fā)展提供依據(jù)。

二、當(dāng)前基層單位檔案管理存在的問題

（一）缺乏重視

檔案管理工作是基層單位工作協(xié)調(diào)發(fā)展、提高工作效率和工作水平的重要保證。當(dāng)前，基層單位普遍對檔案管理工作缺乏重視，認(rèn)為檔案管理工作可有可無，缺乏認(rèn)真管理的態(tài)度和正規(guī)工作程序，甚至存在秩序混亂等現(xiàn)象。在長期的工作中，基層單位檔案管理缺乏連續(xù)性和長期性，很容易造成檔案缺失，甚至由于不注重檔案保密工作，導(dǎo)致檔案泄露等現(xiàn)象。

（二）基礎(chǔ)薄弱

從目前部分基層單位檔案管理的基礎(chǔ)工作來看，檔案管理工作缺乏明確的機(jī)制、工作流程及標(biāo)準(zhǔn)，即使有的單位建立了檔案管理制度，在執(zhí)行落實(shí)方面也有待完善，缺少專人負(fù)責(zé)，單位領(lǐng)導(dǎo)也未真正督促落實(shí)，使得檔案整理不規(guī)范、組卷不符要求以及擅自銷毀應(yīng)歸檔文件材料的現(xiàn)象比比皆是。這不僅違背了基層單位檔案管理的原則，還造成了有效資源的巨大浪費(fèi)。

（三）缺乏創(chuàng)新

通常情況下，要保證基層單位檔案管理工作的效率，就必須在檔案管理方式方面下功夫。然而現(xiàn)實(shí)情況是，在基層單位日常檔案信息處理日漸煩瑣的情況下，其檔案管理的方式卻仍停留在陳舊單一的層面上，同時，由于缺乏對現(xiàn)代檔案管理設(shè)備的利用，缺乏對檔案管理方式的創(chuàng)新，因而檔案管理效率低下，大量重要的檔案信息資源遭到破壞和丟失。

三、加強(qiáng)基層單位檔案管理改革創(chuàng)新的途徑

（一）創(chuàng)新管理意識

一般說來，基層單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不夠重視的主要原因是檔案管理工作不能直接給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益。就這一角度而言，要加強(qiáng)基層單位的檔案管理工作，首先，應(yīng)切實(shí)提高單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，引導(dǎo)其意識到檔案管理工作關(guān)系到企業(yè)的機(jī)密文件管理、關(guān)系到工作人員素質(zhì)的提高；其次，要增強(qiáng)檔案管理人員的工作意識，具體而言，可通過模擬演練和專業(yè)培訓(xùn)等方法來提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，提升其對自身工作的認(rèn)識，切實(shí)提高工作效率。

（二）加大宣傳力度

在認(rèn)識到檔案工作重要意義的同時，基層單位領(lǐng)導(dǎo)要將其納入正常的管理工作當(dāng)中，然后通過多種形式，如召開會議、電視網(wǎng)絡(luò)或者報刊展覽等進(jìn)一步加大對檔案管理工作的宣傳力度，使檔案管理工作的重要意義深入每一個工作人員的心中，只有這樣，才能全面提高工作人員對于檔案工作的認(rèn)識，并使其進(jìn)一步提高工作的積極性和自覺性。此外，還要對檔案工作進(jìn)行及時總結(jié)和匯報，并多開展檔案部門的相關(guān)活動。在開展時，領(lǐng)導(dǎo)最好直接參與并予以支持，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理工作在單位工作人員以及公眾群體中的互動性和影響力。

（三）加強(qiáng)隊伍建設(shè)

在檔案管理改革與創(chuàng)新過程中，我們不僅要對思想、制度進(jìn)行改革，更重要的是重視改革過程中的人為作用。檔案管理工作不僅是做好檔案保管，還需要通過對于各項檔案的管理做好社會檔案的信息化建設(shè)工作。這就需要檔案管理人員具備相應(yīng)的職業(yè)能力，并將其合理運(yùn)用到工作當(dāng)中。為此，檔案管理部門應(yīng)定期組織工作人員學(xué)習(xí)檔案管理知識，并提升其進(jìn)行信息化檔案管理的相關(guān)技能，鼓勵工作人員自我發(fā)展、不斷進(jìn)步，讓檔案管理工作在管理人員的推動下實(shí)現(xiàn)信息化，提升新時期檔案管理工作的質(zhì)量。

（四）加強(qiáng)信息化建設(shè)

改革檔案管理模式就是將傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理模式，并建立詳盡的社會檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各級社會檔案信息的資源共享、傳遞、存儲以及利用的一體化管理模式。信息時代的到來為檔案管理提供了多種管理新方法，同時為檔案管理信息化發(fā)展提供了技術(shù)支撐。在具體工作中，我們要將計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來，根據(jù)社會對各種類型檔案的具體要求，逐步建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行維護(hù)和更新，逐步實(shí)現(xiàn)我國基層事業(yè)單位檔案管理的信息化。

四、結(jié)語

要想搞好基層檔案管理工作，適應(yīng)時代發(fā)展的需要，就必須增強(qiáng)基層單位的檔案管理意識，提高基層檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和管理能力，同時加大檔案管理專項經(jīng)費(fèi)的投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化?？偠灾?，只有高度重視基層檔案管理工作，檔案管理事業(yè)才會得到健康有序的發(fā)展。

（作者單位為鄒城市農(nóng)村社會養(yǎng)老保險管理處）

參考文獻(xiàn)

[1] 柳晶梅.基層檔案管理工作存在的問題及對策研究[J].赤子（上中旬），2016（01）.

[2] 南曉敏.淺析基層檔案管理工作中存在的問題和對策[J].山西檔案，2013（S1）.

[3] 閆濟(jì)遠(yuǎn)，丁怡戈.煤炭企業(yè)基層檔案管理存在的問題與對策[J].中小企業(yè)管理與科技（下），2011 （10）.