探究事業(yè)單位檔案管理的現代化和電子化

向思思

本文就事業(yè)單位檔案管理的現代化和電子化要求進行分析，包括檔案無紙化保存、檔案管理電子化和檔案資源利用最大化，在此基礎上，探討事業(yè)單位檔案現代化與電子化管理策略，主要從檔案管理制度建立、網絡系統(tǒng)構建、檔案庫房信息化管理、檔案管理人員素質提升等方面入手，旨在提高事業(yè)單位檔案管理水平，僅供相關人員參考。

在信息時代下，事業(yè)單位檔案管理也面臨著復雜的形勢，受到傳統(tǒng)檔案管理意識與管理模式的制約，事業(yè)單位檔案管理工作中暴露出諸多問題，若得不到有效解決，勢必會影響事業(yè)單位檔案管理水平。在計算機技術與網絡技術的支持下，事業(yè)單位檔案管理的現代化與電子化發(fā)展，是事業(yè)單位檔案管理工作的重要內容之一，必須引起高度重視。

1 事業(yè)單位檔案管理的現代化和電子化要求

檔案無紙化保存。事業(yè)單位檔案管理的現代化與電子化，要求事業(yè)單位檔案實現無紙化保存，這是事業(yè)單位檔案管理過程中的一項重要內容。在現代信息技術的支持下，事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展模式得以優(yōu)化，由傳統(tǒng)紙質保存轉向電子存儲，促進了無紙化辦公的實現。對于事業(yè)單位檔案管理來說，檔案物質化保存能夠滿足檔案管理的多元需求，為后期檔案信息查找與調取都帶來極大便利，有助于全面提高事業(yè)單位檔案管理工作質量和工作效率。

檔案管理電子化。檔案管理電子化也是事業(yè)單位檔案管理的現代化與電子化要求之一，在當前科學技術發(fā)展條件下，檔案壓縮管理技術水平得到一定程度提升，這就滿足了事業(yè)單位檔案管理的長期化、便捷性與經濟性要求，全面提升事業(yè)單位檔案管理成效，滿足事業(yè)單位相關部門及人員對于檔案資源的利用需求，為事業(yè)單位各項工作的開展提供可靠支持。

檔案資源利用最大化。就事業(yè)單位檔案管理的整體情況來看，檔案資源數量多且使用頻率高，在社會發(fā)展各階段都發(fā)揮著不可替代的作用，與社會生產生活及事業(yè)單位發(fā)展都存在著密切的聯系。事業(yè)單位檔案資源價值的利用，滿足事業(yè)單位檔案管理現代化與電子化要求，也就是說，要創(chuàng)新檔案管理方式，促進檔案資源最大化利用，這是提升事業(yè)單位檔案管理水平的關鍵條件。

2 事業(yè)單位檔案管理現代化與電子化的實現策略

建立健全檔案管理制度，構建檔案管理網絡系統(tǒng)。事業(yè)單位檔案管理過程中，為全面提高檔案管理現代化與電子化水平，必須要積極建立健全檔案管理制度，為事業(yè)單位檔案管理工作的開展提供可靠的制度支持，并通過制度來對檔案管理人員的檔案管理行為進行有效約束，推進事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化開展。在建立健全檔案管理制度的基礎上，要科學構建事業(yè)單位檔案管理網絡系統(tǒng)，充分發(fā)揮現代信息技術應用價值，促進傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理轉向現代化與電子化發(fā)展。也就是說，在計算機技術的支持下，在事業(yè)單位內部構建檔案管理專業(yè)化網絡系統(tǒng)，全面提高檔案管理專業(yè)化水平，為事業(yè)單位檔案動態(tài)化管理的實現奠定堅實的基礎。

加強檔案庫房信息化管理，保證電子檔案數據信息安全性。事業(yè)單位檔案管理現代化與電子化水平的提升，有必要加強檔案庫房信息化管理，轉變傳統(tǒng)檔案管理方式，通過有效管理制度的建立來推進現代化與電子化管理，通過資源整合來強化檔案管理人員的管理意識，在全面把握事業(yè)單位檔案管理現實情況的基礎上，確保事業(yè)單位檔案資料安全，促進檔案管理水平的不斷提升。與此同時，事業(yè)單位檔案管理現代化與電子化進程的推進，需要結合電子設備的應用特征進行分析，落實檔案安全管理，以保證電子檔案數據信息的安全性。因此在事業(yè)單位檔案管理過程中，要強化檔案管理安全意識，確保檔案管理人員充分認識到檔案信息安全的重要性，確保檔案管理人員能夠科學且靈活的運用信息技術與設備來管理檔案，并將理論與實踐相結合，逐步提高檔案管理人員信息維護水平，從而確保檔案信息安全。要充分發(fā)揮信息技術價值來做好電子檔案的備份工作，及時更新系統(tǒng)，優(yōu)化電子存儲設備性能，避免設備故障而導致檔案信息丟失，確保檔案信息安全。

提升檔案管理人員綜合素質，落實現代化與電子化檔案保存與查詢。為推進事業(yè)單位檔案管理的現代化與電子化進程，要致力于提升檔案管理人員的綜合素質，確保其能夠滿足事業(yè)單位檔案管理工作的實際需求，從整體上提升事業(yè)單位檔案管理水平。具體來說，事業(yè)單位要定期組織開展培訓活動，從思想觀念、專業(yè)素質、綜合技能等角度人手，落實培訓教育，確保事業(yè)單位檔案管理人員能夠適應現代社會事業(yè)單位檔案管理實際需求，在保證事業(yè)單位檔案管理工作質量與效率的同時，減少不必要的資源消耗，提高事業(yè)單位檔案管理的經濟性與科學性，促進事業(yè)單位檔案管理現代化與電子化的順利推進。為確保事業(yè)單位檔案管理人員具備優(yōu)良的專業(yè)素質與檔案管理能力，有效激發(fā)其參與檔案管理工作的積極性，事業(yè)單位要定期組織開展考核工作，令檔案管理人員的工作狀況與薪酬績效相掛鉤，確保檔案管理人員充分認識到檔案管理的重要性，并自覺以飽滿的熱情和專業(yè)的態(tài)度參與到事業(yè)單位檔案管理工作中。

事業(yè)單位檔案管理的現代化與電子化的實現，要實現檔案保存與查詢的現代化，也就是說，要將計算機技術科學應用于檔案管理工作中，促進傳統(tǒng)手寫錄入與人工查詢的方式向電子化錄入與查詢轉變，為檔案管理提供可靠的技術支持，保證事業(yè)單位檔案管理時效，并且能夠為后期檔案資源查詢和調取帶來極大便利。

總而言之，現代社會發(fā)展新時期，事業(yè)單位檔案管理更具信息化特征，檔案靈活性更強，信息查詢與調取也更為便利，并且檔案管理的準確度更高，時效性更強。為更好的滿足事業(yè)單位檔案管理需求，要從管理制度建立、網絡系統(tǒng)構建、提升人員素質等多個角度人手，全面提升事業(yè)單位檔案管理水平，推進事業(yè)單位檔案管理的現代化與電子化發(fā)展。