企業(yè)檔案的作用

朱芙蓉

當(dāng)今，隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)經(jīng)營機(jī)制在進(jìn)一步轉(zhuǎn)換，企業(yè)結(jié)構(gòu)隨戰(zhàn)略在不斷轉(zhuǎn)型，企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展中的應(yīng)用越來越廣泛；企業(yè)檔案對企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的貢獻(xiàn)越來越顯得重要。最大限度地挖掘和發(fā)揮企業(yè)檔案的潛在價值，為企業(yè)在激烈的市場競爭中不斷發(fā)展壯大服務(wù)，是企業(yè)檔案的根本。

企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式文件的集合，是企業(yè)各種職能活動的歷史記錄，是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。當(dāng)今，隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)經(jīng)營機(jī)制在進(jìn)一步轉(zhuǎn)換，企業(yè)結(jié)構(gòu)隨戰(zhàn)略在不斷轉(zhuǎn)型，企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展中的應(yīng)用越來越廣泛；企業(yè)檔案對企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的貢獻(xiàn)越來越顯得重要。最大限度地挖掘和發(fā)揮企業(yè)檔案的潛在價值，為企業(yè)在激烈的市場競爭中不斷發(fā)展壯大服務(wù)，是企業(yè)檔案的根本。

下面本人結(jié)合自己的工作實(shí)踐，談?wù)勂髽I(yè)檔案的作用。

一、企業(yè)檔案之所以需要保存，有些檔案需永久世代流傳，是因?yàn)槠髽I(yè)檔案有其特有的作用和價值

（一）企業(yè)檔案在市場營銷中起著舉足輕重的作用

施工企業(yè)承接工程，市場競爭激烈。投標(biāo)資格預(yù)審時，需提供企業(yè)業(yè)績和項(xiàng)目經(jīng)理工程業(yè)績，這些就需要檔案部門提供真實(shí)有效證明材料，例如工程竣工驗(yàn)收單、中標(biāo)書、合同、項(xiàng)目經(jīng)理的任職文件等等。我司在承接上海某醫(yī)院大樓工程時，因該工程設(shè)計(jì)上使用了深基坑逆作法，屬于技術(shù)性較強(qiáng)的邀請招標(biāo)，這樣就大大增加了投標(biāo)難度，投標(biāo)單位必須有類似的經(jīng)驗(yàn)。我司調(diào)出了上海世貿(mào)濱江花園二期地庫北段和南段工程和武漢萬達(dá)廣場項(xiàng)目施工資料，在業(yè)主考察團(tuán)來我司考察時，展示了該工程的施工檔案，這樣增加了業(yè)主在直觀和視覺上的沖擊力，可以使得業(yè)主在信任的基礎(chǔ)上做出趨向性選擇。把自己的資質(zhì)和信譽(yù)度用檔案的形式展示出來，贏得了客戶的信賴，也為項(xiàng)目中標(biāo)打下了很好的基礎(chǔ)。

（二）檔案工作在企業(yè)維權(quán)中起到了重人作用

在當(dāng)今處處以“事實(shí)勝于雄辯”的年代，檔案在企業(yè)維權(quán)中的作用屢屢皆是。舉近兩年的例子來說，我司下屬的西南分公司于2010年與重慶百年同創(chuàng)房地產(chǎn)開發(fā)有限公司簽訂2份“線外城市花園”，可2011年到期卻不見交房，兩年交涉無果后，我司法務(wù)室利用公司的房產(chǎn)證向法院申請了財(cái)產(chǎn)保全，查封該房地產(chǎn)開發(fā)有限公司的相應(yīng)財(cái)產(chǎn)，為企業(yè)贏回房產(chǎn)權(quán)奠定了基礎(chǔ)。利用檔案維權(quán)最多的還是利用檔案收回工程款或者維修保證金的案例。我司鄂城水泥廠項(xiàng)目因甲方拖欠尾款500余萬元，打了長達(dá)十年的官司，利用一切相關(guān)的檔案材料作證據(jù)于2012年終于結(jié)清收回尾款501.3萬元；廈門威豪酒店項(xiàng)目甲方拖欠工程款近2800萬元，最終利用檔案做關(guān)鍵證據(jù)在仲裁裁決中收回所有款項(xiàng)；廈門裕景豪庭花園工程的質(zhì)保金近20萬元，5年保修期蓋滿甲方拒不付保修金，我司通過發(fā)律師函，拿出全部的工程檔案、合同、結(jié)算協(xié)議和“房屋建筑工程質(zhì)量保修書”和大量的已收款憑證，甲方同意支付該項(xiàng)目全部保修金。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，從2004年到2015年，我司利用檔案維權(quán)挽回的經(jīng)濟(jì)損失約計(jì)1.5億元。這些典型案例無疑說明了檔案在企業(yè)維護(hù)自己權(quán)益過程中的作用。

（三）檔案在企業(yè)文化建設(shè)領(lǐng)域具有重要作用

企業(yè)文化是指企業(yè)在長期的科研、生產(chǎn)、管理等方面形成了能為全體職工普遍接受和共同遵循的理想信念、價值觀念和行為準(zhǔn)則，是市場經(jīng)濟(jì)條件下的微觀經(jīng)濟(jì)管理文化，是企業(yè)在經(jīng)營中形成的企業(yè)精神、經(jīng)營理念、價值觀念、文化氛圍以及廣大員工認(rèn)同的道德規(guī)范、行為方式的總和。企業(yè)文化同企業(yè)檔案一樣，從企業(yè)創(chuàng)建開始就產(chǎn)生，忠實(shí)的記錄著企業(yè)的歷史發(fā)展軌跡。

首先，企業(yè)檔案通過真實(shí)的記錄，有心的積累和保存，把企業(yè)文化這種無形的東西化為有形，以檔案的形式例如圖表、文字、聲像、實(shí)物以及不同載體形式表現(xiàn)出來、直觀明了。

其次，企業(yè)檔案對于企業(yè)文化并非僅僅是簡單的原始記錄，而是對企業(yè)文化進(jìn)行了鑒定、歸納和整理，“取其精華去其糟粕”，使檔案為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、發(fā)展戰(zhàn)略等提供技術(shù)信息等各項(xiàng)服務(wù)，成為企業(yè)發(fā)展的重要組成部分和無形資產(chǎn)。

最后，企業(yè)檔案在傳承企業(yè)文化，宣傳企業(yè)發(fā)展和贏得社會共鳴中起到了非凡的作用。 “以史為鑒可以知興衰”，時光帶走了歲月，但是留下了見證，檔案見證著企業(yè)從創(chuàng)建雛形到今天輝煌走過的歷程。

二、目前企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

檔案在企業(yè)市場營銷、利益維權(quán)、以及企業(yè)文化等各領(lǐng)域中起著巨大的作用。可檔案管理目前普遍存在一些現(xiàn)象，歸納起來如下：第一、檔案意識不強(qiáng)、檔案管理還不足以得到重視。上到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)下到普通員工，多數(shù)人覺得檔案是檔案員們的事情，崗位工作被認(rèn)為是一個誰都能代替的工作，甚至被定義為是一些狹窄的具體的庫房保管業(yè)務(wù)，從而檔案崗位任職資格較低，人員流動性較大、檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量不具備全員性和全過程性的保障，從而使大量數(shù)據(jù)存在失控、失存和失用的現(xiàn)象；第二，傳統(tǒng)的手工模式和現(xiàn)代化管理不夠融合。隨著檔案大數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，信息技術(shù)的普及和使用，檔案的手工管理方式與現(xiàn)代化管理方式的共存以及集成有了沖突。目前檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)存在接口不良，數(shù)據(jù)不可兼容，無形中增加了檔案員的工作量，也就是項(xiàng)管系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不可在工程竣工后直接轉(zhuǎn)換到檔案管理系統(tǒng)，檔案員必須在項(xiàng)目資料過程中輸入項(xiàng)目管理系統(tǒng)，隨后在竣工歸檔中再次重復(fù)輸入檔案管理系統(tǒng)；第三、檔案管理不夠精細(xì)、流于形式，存在著面子工程現(xiàn)象。檔案收集是“你交什么，我收什么”，而不是“我要什么，你交什么”，真正核心的檔案分散在有關(guān)部門或個人手中，無形中形成了“有存無取”的檔案，從而降低了檔案管理的科學(xué)性和有效性。

三、企業(yè)檔案工作的走勢

近年來，隨著經(jīng)濟(jì)社會快速發(fā)展，企業(yè)內(nèi)外環(huán)境急劇變化，企業(yè)檔案不再是人們想象的“解體”，而是要呈現(xiàn)一些新的發(fā)展趨勢。

1.檔案信息含量高層次化。人們需要將企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動產(chǎn)生的檔案通過科技先進(jìn)手段進(jìn)行傳遞信息，必然需求高層次的檔案信息，對企業(yè)檔案的鑒定、歸檔、利用等方面提出了更高的要求。

2.檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。企業(yè)檔案通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外部專業(yè)網(wǎng)絡(luò)互通信息，建立多層次檔案信息網(wǎng)絡(luò)。第一，企業(yè)與上下級互通檔案信息，隨時溝通檔案信息狀態(tài)，企業(yè)內(nèi)部及時查詢檔案信息，部門之間工作協(xié)調(diào)；第二，企業(yè)兄弟單位保持聯(lián)系，互通有無，必要時共享檔案信息資源；第三，實(shí)行電子檔案管理，與同行業(yè)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)連接，相互取長補(bǔ)短，共同進(jìn)步，達(dá)到與社會和諧狀態(tài)。

3.檔案經(jīng)濟(jì)一體化。檔案不再僅僅為服務(wù)而服務(wù)，檔案與企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展融合在一起。一方面企業(yè)的發(fā)展會產(chǎn)生大量的新載體的檔案，需要檔案部門精心保存與利用。另一方面企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)行為對檔案的依賴性日益加強(qiáng)，如法制經(jīng)濟(jì)需要檔案為憑據(jù)，企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)需要檔案保駕護(hù)航，企業(yè)提高效益需要發(fā)揮檔案潛在生產(chǎn)力效能。

總之，企業(yè)檔案與企業(yè)發(fā)展息息相關(guān)，企業(yè)檔案記錄企業(yè)發(fā)展和前進(jìn)的步伐。隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)檔案需要提供更高效更全面的服務(wù)，為此檔案員要分析研究企業(yè)發(fā)展動態(tài)，創(chuàng)新工作思路，規(guī)范企業(yè)檔案管理，更大程度發(fā)揮檔案在企業(yè)發(fā)展中的重大作用。