人事檔案社會(huì)化管理模式研究

摘 要 隨著社會(huì)的發(fā)展，在新的體制下，原來的人事檔案制度所體現(xiàn)的個(gè)人對(duì)國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的關(guān)系也要隨之改變，人才資源的社會(huì)化和資源配置的市場(chǎng)化，要求人事檔案的社會(huì)化，人事檔案社會(huì)化的本質(zhì)是人事檔案要面向社會(huì)公開，每個(gè)合法的公民和單位都有平等地享有人事檔案所提供的各種服務(wù)。

關(guān)鍵詞 人事檔案 社會(huì)化 研究

中圖分類號(hào)：R197 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

以前的檔案制度和保密制度，拒絕本人查閱自己的檔案內(nèi)容，當(dāng)事人對(duì)于自己的檔案內(nèi)容完全不清楚，時(shí)間久了，公民對(duì)于自己的檔案記憶內(nèi)容模糊，導(dǎo)致隨后填寫檔案內(nèi)容和以前不一致，這種管理模式在一定程度上可以說限制個(gè)人檔案的知情權(quán)。隨著社會(huì)的發(fā)展，越來越多的人維權(quán)意識(shí)日益增強(qiáng)，在這樣的背景下，人事檔案這樣傳統(tǒng)的管理模式顯然已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)下的社會(huì)發(fā)展，向個(gè)人公開、透明的管理人事檔案已經(jīng)是一種發(fā)展趨勢(shì)。

1人事檔案公開化的趨勢(shì)

（1）人事檔案內(nèi)容。人事檔案是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等相關(guān)相關(guān)事宜，都要提供檔案。在這些材料中，大部分內(nèi)容都是自己填寫，其中一部分是組織根據(jù)本人的情況作出評(píng)價(jià)或者記錄，所以，檔案中大多數(shù)內(nèi)容都是本人自己填寫，只有部分材料本人沒有參與，例如：轉(zhuǎn)正定級(jí)、考核結(jié)論和政審意見等材料。所以，在人事檔案材料中，保密的占比非常的小，大部分的內(nèi)容本人都是本人記錄自己的生平事跡，且保存形式也是非永久的，因此，公開內(nèi)容讓檔案發(fā)揮真正的作用。

（2）借鑒國(guó)外人事檔案管理模式。西方國(guó)家對(duì)本人人事檔案知情權(quán)的維護(hù)非常重視，他們對(duì)于人事檔案的管理真正做到保密且應(yīng)用。例如：在美國(guó)，首先，人事檔案使用信息化管理之后，本人對(duì)于自己的檔案內(nèi)容隨時(shí)查閱，每個(gè)員工都可以通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)自己的工作履歷和薪級(jí)情況隨時(shí)核對(duì)。所以我國(guó)在我國(guó)，很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，現(xiàn)行的檔案管理制度還會(huì)。檔案中會(huì)涉及很多方面的問題，諸如養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)等國(guó)家強(qiáng)制推行的福利政策。隨著社會(huì)發(fā)展保險(xiǎn)體制的健全，檔案的一些功能會(huì)相應(yīng)淡化，同時(shí)一些新的功能也將會(huì)被更多人加以認(rèn)識(shí)。人事檔案內(nèi)容向個(gè)人開放，每個(gè)員工都可以上網(wǎng)查閱自己的某些人事檔案內(nèi)容，如工作履歷、提薪情況等。每個(gè)雇員的工作任務(wù)，由其上司分配確定，每半年對(duì)其工作進(jìn)行評(píng)估，年底作出鑒定，上司對(duì)雇員的鑒定要與本人見面，如雇員對(duì)本人的鑒定不滿，可向更上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反映，以取得公正的評(píng)語。國(guó)外人事檔案管理告訴我們：人事檔案管理工作應(yīng)該公開化，對(duì)于需要保密的范圍，本人知道自己的檔案目錄內(nèi)容就行，個(gè)人檔案內(nèi)容向個(gè)人開放，不但方便公民，而且能及時(shí)補(bǔ)充檔案材料，提高檔案的完整性，也能增強(qiáng)公民的檔案意識(shí)，有利于人事檔案管理工作的監(jiān)督，使人事檔案工作更好地為公民服務(wù)。

2問題產(chǎn)生的原因

我國(guó)人事檔案一直在秘密的狀態(tài)下工作，人事檔案的查閱或者應(yīng)用全部是在組織人事部門的領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，簡(jiǎn)單地說，人事檔案的利用完全服務(wù)于管理部門，產(chǎn)生這種現(xiàn)象是由以下原因造成的：

2.1歷史因素

我國(guó)的人事檔案管理工作歷史悠久，影響至今的人事檔案元素始于抗日戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期，在過去的幾十年里，人事檔案內(nèi)容較為注重德的方面，檔案內(nèi)容基本記錄德的方面，而反映才的方面則不太被重視。在以“階級(jí)斗爭(zhēng)為綱”及計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的歲月里，人事檔案是“不可告人”的秘密，受其影響，個(gè)人的人事材料只要進(jìn)入了本人檔案，就必須必須嚴(yán)格保密，保管人員不得泄露任何內(nèi)容。在這種保密觀念的長(zhǎng)期影響下，形成了人事檔案不開放的制度。

2.2制度因素

從法律層面來說，人事檔案的法律條文很少，在無法可依的情況下，人事檔案的管理得不到規(guī)范，只能管理部門一方面的監(jiān)管，組織人事部門對(duì)信息的獨(dú)攬，使上層組織對(duì)個(gè)人的評(píng)價(jià)的主觀隨意性增強(qiáng)；因?yàn)槿狈φJ(rèn)同，使的組織意見產(chǎn)生分歧和質(zhì)疑。這些都對(duì)人事檔案信息的真實(shí)性、客觀性產(chǎn)生了不利影響，因而，使人事檔案信息公開造成阻礙。此外，為了人事檔案的安全需要，防止人為地篡改人事檔案、避免產(chǎn)生糾紛和矛盾等，也是造成人事檔案未能對(duì)公民開放的原因。

3人事檔案向個(gè)人開放的主要途徑

人事檔案各項(xiàng)服務(wù)與管理要與時(shí)俱進(jìn)，就得向本人有條件開放管理，首先，我們要加強(qiáng)輿論引導(dǎo)，然后要做好對(duì)開放的規(guī)范，同時(shí)要制定一套人事檔案管理辦法，改變的背后總要有相關(guān)法律條文和規(guī)章制度的支撐，所以上述三點(diǎn)缺一不可。

3.1加強(qiáng)輿論引導(dǎo)

我們倡導(dǎo)人事檔案向本人開放，與傳統(tǒng)人事檔案管理理念不同，所以必須加強(qiáng)輿論引導(dǎo)。美著名檔案學(xué)者謝倫伯格曾說過：“對(duì)檔案的重視程度是衡量一個(gè)國(guó)家文明水平的最好尺度。”不僅反映了對(duì)檔案作用和價(jià)值的深刻認(rèn)識(shí)，也是對(duì)檔案工作重要性的充分肯定。在人事檔案材料收集過程中，除了通過組織渠道收集外，還應(yīng)該向公民宣傳材料歸檔范圍，使他們明白自己的檔案里到底有些什么，讓當(dāng)事人主動(dòng)提供有價(jià)值的信息材料。組織、人事、勞動(dòng)以及檔案等部門應(yīng)高度重視，在利用工作中不搞神秘化，力爭(zhēng)打破公民對(duì)人事檔案的神秘感和陌生感，使公民認(rèn)識(shí)到履行一定的手續(xù)，可以利用本人人事檔案解決實(shí)際問題。

3.2人事檔案法律、法規(guī)的完善

法律、法規(guī)是人事檔案向本人開放的根本保證。所以必須完善現(xiàn)有的人事檔案法律法規(guī)，保證公民可以合法地查閱本人人事檔案。人事檔案向本人開放本身是有益于管理制度的發(fā)展，從長(zhǎng)遠(yuǎn)的人事檔案管理來看，首先向本人公開其檔案內(nèi)容，本人將踴躍參與自己的檔案歸檔工作事宜中，增加檔案的完整性和真實(shí)性。

鑒于人事檔案的特殊性，人事檔案向本人開放應(yīng)當(dāng)有所規(guī)范和規(guī)章制度，但必須設(shè)置合理的限制條件：一是要有利于本人人事檔案的需要；二是社會(huì)及人事檔案不能有負(fù)面效應(yīng)。所以以上兩點(diǎn)，使我們對(duì)于本人參與人事檔案材料的問題，提出更高的要求，務(wù)必做到申請(qǐng)要嚴(yán)審，把關(guān)要嚴(yán)格，用檔過程要全程監(jiān)督；同時(shí)，根據(jù)人事檔案材料的涉密程度和影響范圍，重新修訂秘密等級(jí)和使用范圍劃分等方面的規(guī)范。

3.3人事檔案管理辦法的修訂

在有一些法律法規(guī)制約和保護(hù)下，我們制定和修改相關(guān)的管理辦法，這樣更加完善人事檔案社會(huì)化的規(guī)范。人事檔案實(shí)現(xiàn)向本人開放的基礎(chǔ)和前提是什么呢，首先，我們要加強(qiáng)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，人事檔案管理信息系統(tǒng)是信息時(shí)代對(duì)人事檔案信息存貯和利用的必然要求，也是人事檔案信息資源共享的先決條件，是對(duì)人事檔案知情權(quán)的一種有效保障。其次，完善人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，加強(qiáng)人事檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，促成人事檔案信息資源共享人事檔案管理信息系統(tǒng)是信息時(shí)代對(duì)人事檔案信息存貯和利用的值得指出的是，人事檔案信息共享必須遵守有關(guān)保密原則，涉及黨和國(guó)家、單位組織的重大秘密以及個(gè)人不宜公開的內(nèi)容，都不得對(duì)社會(huì)進(jìn)行公開。不可否認(rèn)，作為對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理模式的改革，保障公民對(duì)人事檔案的知情權(quán)必然會(huì)帶來一系列的問題，但是，這絕不是對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理模式的否定，而是對(duì)其的完善和發(fā)展。循序漸進(jìn)地推進(jìn)人事檔案的公開工作，正確處理好隱私權(quán)與知情權(quán)的關(guān)系，真正將人事檔案社會(huì)化落到實(shí)處。

具體表現(xiàn)在：（1）缺少對(duì)歸檔文件材料的準(zhǔn)確性鑒定。（2）缺乏對(duì)歸檔材料的完整性鑒定。（3）缺少對(duì)檔案保存年限程度的評(píng)定。

4結(jié)語

人事檔案社會(huì)化已經(jīng)是一個(gè)趨勢(shì)，鑒于人事檔案有其本身的特殊性，雖有局限屬性，但要以滿足信息開放為原則的基本要求，才符合在現(xiàn)代信息社會(huì)人事檔案發(fā)展的勢(shì)頭，再加上我國(guó)政治民主化進(jìn)程的進(jìn)一步加快，人事檔案社會(huì)化已經(jīng)不是個(gè)別人的愿望，它已經(jīng)發(fā)展成為社會(huì)大眾的普遍需求。

總之，實(shí)現(xiàn)人事檔案社會(huì)化是對(duì)傳統(tǒng)檔案工作和政治法律制度的改革。在有法律法規(guī)保護(hù)的背景下，人事檔案管理必須打破傳統(tǒng)模式，實(shí)行人事檔案的公開透明管理，方便公民利用檔案，加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的監(jiān)管，使人事檔案工作更好地為社會(huì)服務(wù)。

作者簡(jiǎn)介：許秀（1981.5—）女，漢，陜西渭南，渭南師范學(xué)院，碩士，館員，人事檔案方面。

參考文獻(xiàn)

[1] 劉琴.人事檔案知情權(quán)探討[J].檔案時(shí)空，2004（02）.

[2] 趙振宇.公民應(yīng)有檔案知情權(quán)[J].社會(huì)，2004（05）.

[3] 洪偉.論公民的知情權(quán)與政府信息公開[J].浙江師范大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2003（05）.

[4] 姚磊.法理與管理：談人事檔案的公開[J].北京檔案，2004（04）.

[5] 鄭艷麗.關(guān)于個(gè)人檔案知情權(quán)問題的思考[J].檔案學(xué)研究，2005（03）.

[6] 江秀英，胡艷艷.真正落實(shí)人事檔案和知情權(quán)的幾點(diǎn)設(shè)想[J].蘭臺(tái)世界，2008（14）.

[7] 紀(jì)紅衛(wèi).知情權(quán)保護(hù)的呼喚：人事檔案向本人有條件開放[J] .浙江檔案，2002（03）.

[8] 趙奇，劉飛宇.知情權(quán)相關(guān)問題初探[J].北京行政學(xué)院學(xué)報(bào)，2001（02）.