職業(yè)院校檔案管理信息化探討

盧亞光 曹莉

摘 要：職業(yè)院校的檔案管理工作受信息技術發(fā)展的影響，逐漸向深入信息化的方向發(fā)展。運用信息技術管理職業(yè)院校的檔案，有助于檔案管理準確性的提高。職業(yè)院校檔案信息化工作的推進要努力爭取院校領導的支持，增加資源投入，完善檔案信息管理規(guī)章制度，加強檔案管理隊伍建設。

關鍵詞：職業(yè)院校檔案管理；信息化；應用

檔案信息化是我國當前檔案管理事業(yè)發(fā)展的趨勢。職業(yè)院校的檔案管理工作要引入新技術、新理念與新方法，利用先進的信息技術，深化檔案管理的信息化，提升職業(yè)院校檔案管理的水平，合理挖掘、利用職業(yè)院校的資源，輔助職業(yè)院校完善管理工作。

一、當前職業(yè)院校檔案管理存在的問題

1.對檔案管理不夠重視

職業(yè)院校檔案管理信息化對有效利用職業(yè)院校的信息資源、合理分配資源有重要的作用。但在實際工作中，職業(yè)院校的管理者對檔案管理信息化工作不夠重視，未能認識到檔案管理與信息化工作在職業(yè)院校管理中的作用，將檔案管理工作看作是技術含量較低的附屬工作，忽略其作用，不愿開發(fā)信息資源提升檔案管理工作的實效。

2.管理手段落后

大多數(shù)職業(yè)院校因為資金不足、管理隊伍能力不足、信息化建設工作開展遲緩等問題，影響了檔案管理的效率。目前，我國對于檔案管理工作大多采用手工操作，信息化建設一直較為落后，制約了檔案管理信息化的發(fā)展。部分職業(yè)院校利用計算機管理檔案，但是僅限于在人工管理的基礎上增加了計算機設備，未能真正完成檔案管理信息化進程。

3.檔案管理人員素質有待提高

當前許多職業(yè)院校具備了一定的檔案管理能力，也有專業(yè)的檔案管理隊伍。但是檔案管理人員的素質還有待提高。管理人員專業(yè)素養(yǎng)缺乏，成為制約職業(yè)院校檔案管理發(fā)展的重要因素。職業(yè)院校的檔案管理隊伍，結構不合理，人員素質參差不齊，無法完成科學高效的檔案管理工作，更無法在信息技術不斷發(fā)展的當下實現(xiàn)檔案管理的信息化進程。

二、職業(yè)院校檔案管理信息化建設的必要性

職業(yè)院校檔案信息的供求之間存在矛盾。職業(yè)院校的檔案管理工作一直以來不受重視，未能妥善進行信息化進程，導致人們在應用檔案信息時的要求無法得到滿足，違背了檔案管理的初衷，也浪費了檔案管理資源。

信息時代對檔案管理人員的素質提出了新的要求?，F(xiàn)代社會技術不斷革新發(fā)展，檔案管理人員的技能和意識如不適應社會發(fā)展，則無法推動職業(yè)院校檔案信息化工作。另外，僅依靠人工管理檔案，已經無法滿足當前信息社會環(huán)境下的檔案管理需要，也無法滿足人們對于檔案查閱、分析、調用方面的應用要求。因此，在職業(yè)院校開展檔案管理信息化工作是非常有必要的。

三、職業(yè)院校檔案管理信息化的建議

1.增強對檔案管理信息化的重視程度

職業(yè)院校的檔案管理信息化需要院校管理者提高重視，帶著責任心與緊迫感，不斷推動檔案管理信息化進程。當前職業(yè)院校的各項工作都在向著信息化方向發(fā)展，增長速度非?？?。隨著職業(yè)院校學生的增加，對學生檔案調取利用的需求相應增加，對檔案的分類、編目、排列、檢索提出了更高的要求，如果仍然采用手工操作，會嚴重影響工作效率。職業(yè)院校應加強檔案管理信息化進程，提高工作能力與工作效率。

2.加大資源投入

職業(yè)院校檔案信息化管理需要院校領導給予足夠的重視，提供相應資源，包括資金、新型信息化設備、檔案管理軟件的研發(fā)及投入使用、人力資源投入等。檔案管理的信息化進程需要人力、物力、時間、技術、資金等多方面的投入，職業(yè)院校應立足自身檔案信息化需求，根據(jù)自身資源條件，最大限度地支持檔案管理信息化工作，推動檔案管理信息化進程。

3.保障檔案安全

隨著檔案管理的信息化不斷加深，檔案信息的查閱，調用更加方便。但是也要注意因此帶來的安全問題。當前，安全問題成為管理工作的重點。檔案管理有獨有的特點，保密性較強。檔案管理信息化的工作不僅在于科學管理檔案，也在于保護檔案安全。檔案管理人員應提高安全意識，注重對檔案安全方面的信息化建設，應用網絡技術提高檔案管理的安全性。

四、結語

隨著信息技術的不斷發(fā)展，信息化建設是當前社會檔案管理的主要趨勢，也是職業(yè)院校檔案管理工作的主流方向。職業(yè)院校要認識到檔案信息化管理的重要性，認真面對其復雜性，系統(tǒng)地提升職業(yè)院校檔案信息化管理的能力，促使檔案管理跟上科技發(fā)展與時代進步的步伐。

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作者簡介：盧亞光（1978— ），山東濰坊人，本科，研究方向：檔案管理。