對(duì)檔案管理的若干看法

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步入十三五階段以來(lái)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，讓各行各業(yè)的辦公任務(wù)發(fā)生了翻天覆地的變化，檔案管理的效率和質(zhì)量在政府組織和企業(yè)公司中的重要性也逐漸凸顯。在此背景下，關(guān)于檔案管理的各種研究與發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生，本文即此立意，分析檔案管理的意義與重要性，探究現(xiàn)下檔案管理運(yùn)作中存在的問(wèn)題，提出關(guān)于檔案管理優(yōu)化的幾點(diǎn)建議，以期提高檔案管理的效率和質(zhì)量，對(duì)檔案管理工作的發(fā)展與進(jìn)步起到一定的促進(jìn)作用。

檔案是記錄個(gè)人各項(xiàng)工作重點(diǎn)概要的文檔，是個(gè)人發(fā)展的歷程憑證，企業(yè)發(fā)展的參考資料，也是各行各業(yè)進(jìn)步的重要查詢材料，有著巨大的借鑒價(jià)值。對(duì)個(gè)人而言，檔案記錄著個(gè)人籍貫，學(xué)習(xí)經(jīng)歷，工作經(jīng)驗(yàn)以及政治面貌，在人生的不同階段都扮演著重要角色；對(duì)于企業(yè)而言，檔案既是招賢納士時(shí)的參考材料，又是自身發(fā)展經(jīng)驗(yàn)的記錄冊(cè)和經(jīng)驗(yàn)書(shū)；對(duì)于政府各部門(mén)來(lái)說(shuō)，檔案更是一座資源豐富的信息寶庫(kù)。可以說(shuō)，掌握了檔案管理的相關(guān)技術(shù)，就是掌握了重要信息寶庫(kù)的鑰匙。

一、檔案管理綜述

檔案管理是一個(gè)集合概念，即是對(duì)檔案的信息、檔案的實(shí)體進(jìn)行統(tǒng)一管理并加以分析和利用的多項(xiàng)相關(guān)工作的總稱，是集收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、分析、利用等諸多項(xiàng)目的活動(dòng)，其中還囊括了檔案收集、檔案整理、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編目、檔案保管、檔案編輯研究、檔案價(jià)值鑒定等各項(xiàng)管理內(nèi)容。檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)、科學(xué)、綜合性的活動(dòng)，因而一個(gè)單位檔案管理是否科學(xué)、是否具有規(guī)范性和有序性是評(píng)定一個(gè)單位管理能力水平高低的重要參考標(biāo)準(zhǔn)。檔案記錄了個(gè)人、單位和組織發(fā)展的各種歷程資料，為研究主體對(duì)對(duì)象的認(rèn)識(shí)提供了第一手資料。做好檔案管理工作，能夠推動(dòng)企業(yè)發(fā)展、完善社會(huì)征信體系、建立健全社會(huì)各項(xiàng)制度。同時(shí)對(duì)于多方面、真實(shí)地反映社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r，發(fā)展信息社會(huì)背景下各種應(yīng)時(shí)理念，也有著一定的積極作用。

二、檔案管理中存在的一些問(wèn)題

（一）檔案管理模式較為落后

在現(xiàn)階段，仍有部分企業(yè)和組織仍然使用著傳統(tǒng)的檔案管理模式，即以保存基礎(chǔ)的、原始的各項(xiàng)信息為工作內(nèi)容，以實(shí)現(xiàn)檔案信息保存為主要工作目的。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)——包括大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新興技術(shù)迅速滲透到各行各業(yè)，人與人、企業(yè)與企業(yè)之間距離的拉近，使得各種交互信息量激增，現(xiàn)代化和科學(xué)的檔案管理模式應(yīng)用的必要性與重要性愈發(fā)凸顯。

此外，國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡，各行各業(yè)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力也有所不同，因而不同的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)使不同組織的檔案管理水平參差不齊，一些單位、部門(mén)的檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不完善，也制約著檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（二）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

檔案管理工作有著系統(tǒng)性、綜合性和復(fù)雜性的特點(diǎn)，這就要求參與檔案管理工作的人員對(duì)檔案管理有系統(tǒng)的、專業(yè)的理解，同時(shí)具備一定的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)，如此以來(lái)才能保證檔案管理工作的效率和質(zhì)量。但我們應(yīng)該注意到，檔案管理的實(shí)際操作過(guò)程中，參與檔案管理的工作人員的個(gè)人水平參差不齊，整體素質(zhì)難以得到保證，同時(shí)整個(gè)工作組織缺乏合理的機(jī)構(gòu)性，工作職責(zé)劃分不清晰，相關(guān)工作規(guī)章不夠規(guī)范。這就造成了檔案管理工作整體水平不高，管理工作時(shí)有差錯(cuò)，補(bǔ)救措施滯后等問(wèn)題。

（三）檔案管理制度不夠完善，檔案管理意識(shí)有待增強(qiáng)

很多組織缺乏對(duì)檔案管理的足夠重視，檔案管理部門(mén)設(shè)置存在各種問(wèn)題，例如不能很好的結(jié)合自身實(shí)際情況，未能及時(shí)有效的對(duì)信息進(jìn)行整理收集；或者有些單位的檔案管理部門(mén)并不專業(yè)，職責(zé)劃分不明確，制度有缺陷，相關(guān)管理部門(mén)缺乏對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，缺乏具備相關(guān)專業(yè)素養(yǎng)的工作人員，最終疏于檔案的整理工作，導(dǎo)致信息文件歸檔不及時(shí)，拉低了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，使檔案信息不能很好的回饋于組織的發(fā)展。

三、優(yōu)化檔案管理的策略

（一）改變管理模式，采用信息化管理模式

社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶動(dòng)著信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等各種電子化、數(shù)據(jù)化的新型技術(shù)拉動(dòng)了檔案管理工作向現(xiàn)代信息化管理的邁進(jìn)，也帶動(dòng)著管理模式的改變。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，對(duì)確保檔案安全、縮短檔案查詢時(shí)間、提高檔案的利用效率都有著積極作用。

同時(shí)推廣與電子檔案管理相匹配的電子信息系統(tǒng)，制定統(tǒng)一的檔案整理規(guī)則和檔案管理規(guī)范，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)系統(tǒng)或各組成部門(mén)檔案信息資源進(jìn)行收集整合、有效分類，在保證信息安全的前提下，為后續(xù)的檔案管理環(huán)節(jié)打下基礎(chǔ)。

（二）提高檔案管理人員素質(zhì)，健全人才培養(yǎng)制度

具備一定專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能的檔案管理人員是提高檔案管理工作效率和質(zhì)量的保證。提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)主要從三個(gè)方面人手：第一，在部門(mén)內(nèi)部樹(shù)立現(xiàn)代化、科學(xué)化、信息化的管理理念，可以鼓勵(lì)員工樹(shù)立與崗位相聯(lián)系又關(guān)乎自身成長(zhǎng)的人生目標(biāo)，注意提升員工的內(nèi)在工作意識(shí)，從主觀上重視自身崗位職責(zé)；第二，建立獎(jiǎng)懲激勵(lì)體制，完善相配套的效績(jī)考核體系，將工資收入與工作質(zhì)量相掛鉤，促進(jìn)部門(mén)內(nèi)部的協(xié)同進(jìn)步；第三，完善組織內(nèi)部的人才培養(yǎng)制度，既要從人才引進(jìn)的質(zhì)量和數(shù)量上留意，又要定期組織內(nèi)部的工作人員參加培訓(xùn)，從心理素質(zhì)、相關(guān)知識(shí)、業(yè)務(wù)能力和工作方法各個(gè)方面提升員工的綜合素質(zhì)，進(jìn)而提高我國(guó)檔案管理的質(zhì)量。

（三）健全檔案管理制度，提高工作人員檔案管理意識(shí)

隨著《檔案法》的頒布和實(shí)行，檔案管理的未來(lái)道路將向規(guī)范化、科學(xué)化、體系化邁進(jìn)，各單位組織應(yīng)當(dāng)遵循相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，立足于自身實(shí)際情況，建立契合自身的檔案管理制度，使檔案管理工作有法可依，有章可循，進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時(shí)，增強(qiáng)參與檔案管理工作相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)，組織工作人員展開(kāi)對(duì)《檔案法》的深入學(xué)習(xí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展、技術(shù)創(chuàng)新的重要性，全面提高工作人員檔案管理意識(shí)。

檔案管理工作是企業(yè)管理中關(guān)乎安全和發(fā)展的重要戰(zhàn)略步驟，正確、及時(shí)、科學(xué)的整理、歸納和分析各方面的檔案材料，能夠深入了解個(gè)人或組織內(nèi)部的情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題更能解決問(wèn)題，促進(jìn)組織的健康發(fā)展。立足于自身情況，重視檔案管理工作，提升檔案管理的質(zhì)量，對(duì)提高組織的核心競(jìng)爭(zhēng)力有著積極作用。