企業(yè)檔案管理系統(tǒng)在項(xiàng)目文檔中的應(yīng)用

焦萍

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的使用在人們的生活中越來(lái)越廣泛。在檔案管理中采用企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，將檔案的管理模式有原本的以實(shí)體保存為主的方式逐漸的轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息的形式，能夠保證檔案信息的完整性，同時(shí)規(guī)范工程項(xiàng)目檔案管理有一定的指導(dǎo)意義。本文簡(jiǎn)述企業(yè)文檔管理系統(tǒng)的特點(diǎn)，及其在工程項(xiàng)目中的應(yīng)用情況和取得的成果。

針對(duì)工程項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)，項(xiàng)目中產(chǎn)生的文檔數(shù)量相當(dāng)大，再加上其它管理類文件，數(shù)據(jù)量之大可想而知，為了規(guī)范工程項(xiàng)目檔案管理，應(yīng)用企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，對(duì)文檔進(jìn)行集中化的控制和管理，應(yīng)用企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文檔的異地存儲(chǔ)，實(shí)時(shí)共享，即時(shí)查詢，使所有文檔可以在發(fā)布瞬時(shí)為授權(quán)范圍內(nèi)的項(xiàng)目成員調(diào)閱，為項(xiàng)目的快速順利進(jìn)行提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1、工程項(xiàng)目檔案分類及保管期限

工程項(xiàng)目建檔須規(guī)定文檔范圍、分類、編號(hào)以及需歸檔的文檔歸檔形式和保管期限。

工程項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程產(chǎn)生的文件分為：項(xiàng)目綜合管理、設(shè)計(jì)管理、采購(gòu)管理、施工管理、試運(yùn)行管理、收尾管理、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理、進(jìn)度管理、費(fèi)用管理、質(zhì)量管理、HSE管理、材料控制、合同管理、項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理、文檔管理、項(xiàng)目信息技術(shù)管理等十六大類。

工程項(xiàng)目文檔歸檔形式分為紙質(zhì)文檔和電子文檔，各種文檔歸檔形式都有明確要求。保管期限按案卷的保存時(shí)間，一般分為永久、長(zhǎng)期、短期三種期限。工程項(xiàng)目文檔中歸檔的電子文檔的保管期限均為期限。同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長(zhǎng)。歸檔電子文檔和只需建檔的過(guò)程文檔，其相應(yīng)的紙質(zhì)文檔只保留到工程項(xiàng)目結(jié)束并完成項(xiàng)目總結(jié)。

項(xiàng)目成員按照職責(zé)分工及時(shí)、完整地在項(xiàng)目文檔目錄結(jié)構(gòu)相應(yīng)位置存放文檔，提出項(xiàng)目文檔目錄結(jié)構(gòu)調(diào)整或優(yōu)化意見(jiàn)，定期整理相應(yīng)文件柜，在工程項(xiàng)目完工后，應(yīng)按照工程項(xiàng)目文檔管理規(guī)定的要求整理項(xiàng)目電子文檔，工程項(xiàng)目檔案應(yīng)在工程項(xiàng)目驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。項(xiàng)目部應(yīng)按工程項(xiàng)目文檔管理規(guī)定的歸檔范圍和歸檔方式向檔案室移交歸檔過(guò)程文件外，在完成向業(yè)主方的工程項(xiàng)目檔案移交后，還應(yīng)將完整的一套交工文件（包括施工交工文件、設(shè)備交工文件、竣工圖等）移交檔案室歸檔。

企業(yè)文檔管理系統(tǒng)在項(xiàng)目應(yīng)用的初期，應(yīng)首先定好項(xiàng)目的文檔結(jié)構(gòu)，并且還要事先定義好訪問(wèn)控制權(quán)限表，定義好相關(guān)的文件屬性，然后才能讓有關(guān)人員將文檔放入相應(yīng)的文件夾。同時(shí)在文檔管理系統(tǒng)中建立項(xiàng)目庫(kù)，確定項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)的文檔及權(quán)限設(shè)置.在建項(xiàng)目庫(kù)中涉及公司涉密文件的相關(guān)目錄需確認(rèn)權(quán)限，原則上項(xiàng)目公共信息可授予所有項(xiàng)目部成員讀取權(quán)限。項(xiàng)目部在制定文檔管理系統(tǒng)初始方案時(shí)應(yīng)考慮到對(duì)應(yīng)的各目錄結(jié)構(gòu)的權(quán)限，同時(shí)確定項(xiàng)目文檔管理接口人，專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目各類權(quán)限申請(qǐng)及注銷。

2、企業(yè)文檔管理系統(tǒng)簡(jiǎn)介

企業(yè)文檔管理系統(tǒng)美國(guó)DOCDMENTUM公司開(kāi)展的大型企業(yè)文檔管理軟件，它利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔的電子化存儲(chǔ)，軟件化流程管理和便利的文件即時(shí)查詢。企業(yè)文檔管理系統(tǒng)應(yīng)用使各類文檔從產(chǎn)生、批準(zhǔn)、發(fā)布到升版、作廢的整個(gè)生命周期有一個(gè)強(qiáng)制性、規(guī)范化的管理過(guò)程，它是國(guó)際上最新一代基于WEB的內(nèi)容管理、發(fā)布的軟件技術(shù)。

企業(yè)文檔管理系統(tǒng)比文檔服務(wù)器有更為完善的安全特性。用戶權(quán)限級(jí)別控制結(jié)合其自身特點(diǎn)，比一般操作系統(tǒng)的安全控制細(xì)化得多，其生命周期和工作流管理功能可以將文檔管理流程軟件化，從而使文檔管理人員從繁瑣的文檔管理中解放出來(lái)。企業(yè)文檔管理系統(tǒng)可以集成在WINDOWS操作系統(tǒng)的資源管理器及符合工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用軟件，如OFFICE辦公自動(dòng)化，AUTOCAD軟件中使用，可以很方便地與企業(yè)文檔管理系統(tǒng)文檔庫(kù)交換文件。

3、企業(yè)文檔管理系統(tǒng)在項(xiàng)目文檔管理中的具體應(yīng)用

3.1文檔控制

企業(yè)文檔管理系統(tǒng)的應(yīng)用在項(xiàng)目的運(yùn)行中，對(duì)項(xiàng)目的整個(gè)階段文檔進(jìn)行有效控制和管理，從立項(xiàng)開(kāi)始所產(chǎn)生、收集、處理、整理、確認(rèn)、歸檔、發(fā)布的信息和信息流程及信息產(chǎn)生過(guò)程都通過(guò)它來(lái)管理。使用者登記到該系統(tǒng)，并以原始文件的格式正式發(fā)布這些文件，然后制作這些原始文件的硬拷貝，再經(jīng)簽字，并掃描進(jìn)企業(yè)文件管理系統(tǒng)中，以便正式分發(fā)這些文件。通過(guò)企業(yè)文檔管理系統(tǒng)用戶可以瀏覽、審核、恢復(fù)、紅線圈閱，并將電子文檔實(shí)現(xiàn)內(nèi)部分發(fā)或分發(fā)到項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)。該系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)生命周期管理和工作流程功能。這樣就可以集中地、結(jié)構(gòu)化地存儲(chǔ)文檔，容易查詢和瀏覽文檔，所有相關(guān)用戶可以防問(wèn)最新版本的文檔，進(jìn)行版本控制。

3.2校核狀態(tài)跟蹤

系統(tǒng)采用唯一的文檔號(hào)和版本號(hào)相結(jié)合的方法，跟蹤存儲(chǔ)在系統(tǒng)中的每個(gè)文檔?？梢园凑债?dāng)前版本號(hào)或所有的版本號(hào)進(jìn)行查詢，產(chǎn)生修改狀態(tài)跟蹤報(bào)告。通過(guò)記錄上載下載，修改過(guò)程在系統(tǒng)內(nèi)部得以控制，從而提示用戶哪些文檔發(fā)生了改變或哪些文檔正被修改。

3.3工作流程管理

一份項(xiàng)目設(shè)計(jì)文檔的生成需要經(jīng)過(guò)設(shè)計(jì)，校對(duì)，審核過(guò)程，有時(shí)還需要審定和會(huì)簽等過(guò)程，企業(yè)文檔管理系統(tǒng)可以預(yù)先指定審批步驟，依據(jù)設(shè)計(jì)各不同階段不同專業(yè)互提文檔資料的先后順序，確定審批人員和角色。設(shè)計(jì)者完成設(shè)計(jì)后便可按鍵提交給預(yù)定的審批流程。這樣在審批過(guò)程中如會(huì)簽時(shí)，審核人員可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)同時(shí)看到需要審批文檔，并通過(guò)電子的方式進(jìn)行批準(zhǔn)等，這樣便縮短審批周期。以上流程管理方式在審批流程中對(duì)每個(gè)角色，文檔的狀態(tài)，批注的記錄等都有留有痕跡，并且未經(jīng)過(guò)校對(duì)，審核等審批過(guò)程的文檔是不能繼續(xù)往流程的，所以通過(guò)正常流程產(chǎn)生文檔的過(guò)程符合IS09000標(biāo)準(zhǔn)，為質(zhì)量保證提供了依據(jù)。

文檔管理工作是一項(xiàng)規(guī)范化、專業(yè)化和職業(yè)化的工作，據(jù)有關(guān)資料統(tǒng)計(jì)分析，工程建設(shè)項(xiàng)目10～33%的費(fèi)用增加與文件有關(guān)，在大型工程建設(shè)項(xiàng)目中，因文件丟失，運(yùn)轉(zhuǎn)錯(cuò)誤等問(wèn)題導(dǎo)致工程變更和工程實(shí)施的約占工程總成本的3N5%，由此可見(jiàn)文檔管理工作的重要性，文檔管理水平的優(yōu)劣不僅對(duì)工程項(xiàng)目的質(zhì)量管理、成本控制、進(jìn)度控制，項(xiàng)目管理水平有著直接影響，而且還直接關(guān)系到歸檔文件的質(zhì)量，對(duì)檔案工作也有著重要意義，應(yīng)用企業(yè)文檔管理系統(tǒng)可以確保工程項(xiàng)目電子文檔資源的規(guī)范性、安全性、完整性和長(zhǎng)久可用性。