財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)選型時的一些問題與思考

范品

財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)在規(guī)劃和選型時，由于管理方式上的差異，可能會面臨不同的問題。本文針對在選型期可能遇到的一些常見問題進(jìn)行了梳理和總結(jié)。

財(cái)務(wù)共享是目前大型企業(yè)集團(tuán)非常熱門的管理建設(shè)課題，主要是針對分支機(jī)構(gòu)多、管理分散、業(yè)態(tài)復(fù)雜的集團(tuán)化公司，采用信息化手段，將標(biāo)準(zhǔn)化、同質(zhì)化、重復(fù)性的會計(jì)核算、交易處理和報(bào)表編制等財(cái)務(wù)工作，從下屬單位剝離出來，統(tǒng)一由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心按照同一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行集中處理，實(shí)現(xiàn)信息收集、處理與會計(jì)核算的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。從而實(shí)現(xiàn)提高財(cái)務(wù)管理效率和水平、降低成本、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，為集團(tuán)決策管理提供高質(zhì)量的數(shù)據(jù)和分析支持，達(dá)到自身管理轉(zhuǎn)型的目的。

財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)在選型和實(shí)施的時候的，雖然中心思想都是集中式管理，但是各個公司都是結(jié)合自身的管理模式和特點(diǎn)進(jìn)行相對個性化的設(shè)置或開發(fā)，因此遇到的問題可能各不相同。以下筆者以自己所在單位的財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)建設(shè)為例，對選型階段遇到的一些問題進(jìn)行總結(jié)，以供后期實(shí)施單位參考或借鑒。

一、小集中還是全模塊

從實(shí)施方式和目標(biāo)來看，如果只對報(bào)銷、收付款憑證進(jìn)行集中的話，就屬于小集中模式；如果還要將轉(zhuǎn)賬憑證、資金管理、往來、存貨、資金、資產(chǎn)、報(bào)表等全業(yè)務(wù)進(jìn)行集中的話，那么就是全模塊模式。

小集中的好處是不用與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行深度的對接，只需要部分主數(shù)據(jù)保持統(tǒng)一即可，實(shí)施起來相對容易、成本較低，系統(tǒng)方面也很容易實(shí)現(xiàn)，也能為以后升級成全模塊打下基礎(chǔ)；缺點(diǎn)是能提供的功能較少，如無法賬表一體化等，且由于接口較少，部分?jǐn)?shù)據(jù)容易形成信息孤島。而全模塊則由于與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行了較深層度的接口或集成，可以向報(bào)表或決策管理等提供更多的數(shù)據(jù)支持，同時方便后期接入ERP或類似的系統(tǒng)；缺點(diǎn)是集成造成的實(shí)施難度和風(fēng)險劇增，項(xiàng)目周期也比較長。

在考察過一些單位的財(cái)務(wù)共享中心后，發(fā)現(xiàn)不少單位開始規(guī)劃的時候都是以全模塊為目標(biāo)，但是在實(shí)施后，因?yàn)榕c業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成困難的原因，導(dǎo)致實(shí)際上只實(shí)現(xiàn)了小集中的功能。因此在選型前最好對已有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的可集成度進(jìn)行充分的評估，避免對目標(biāo)方案造成影響。

二、區(qū)域共享中心、業(yè)務(wù)共事中心還是全集中共事中心

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的架構(gòu)除了全集中式的方式外，常見的還有按地區(qū)和按業(yè)務(wù)類型進(jìn)行集中的方式。

按地區(qū)劃分來設(shè)立共享中心，通?？紤]的因素是機(jī)構(gòu)設(shè)置與管理方便性、交通便利性、員工就職地點(diǎn)意愿等。按業(yè)務(wù)類型來設(shè)立，除了機(jī)構(gòu)與管理等因素外，還考慮了實(shí)施風(fēng)險；將同質(zhì)化的業(yè)務(wù)先進(jìn)行分類集中，再進(jìn)行共享，初期的實(shí)施難度會降低不少。當(dāng)然，還有兩種方式相結(jié)合的模式。

無論是按地區(qū)還是按業(yè)務(wù)集中，都存在多個共享中心的問題，因此還需要設(shè)立一個上級共享中心或者類似機(jī)構(gòu)來進(jìn)行管理。而實(shí)際操作中，這些采用多共享中心的模式，在業(yè)務(wù)流程運(yùn)行順暢以后，后期很多都會向著全集中的單一共享中心的方向發(fā)展。

在綜合了軟件供應(yīng)商提供的方案和實(shí)地考察的結(jié)果后，其實(shí)最建議的還是直接按照全集中的方式進(jìn)行規(guī)劃。因?yàn)楝F(xiàn)在的軟件廠商能提供的咨詢、實(shí)施能力以及軟件功能等已經(jīng)比早期成熟了很多，之前考慮的那些非管理性因素基本都能找到解決的方法，一步到位可以避免后期再來融合。當(dāng)然，如涉及國外業(yè)務(wù)的部分則需另行考慮。

三、與現(xiàn)有系統(tǒng)集成的問題

由于財(cái)務(wù)共享是比較新的一個系統(tǒng)，勢必要與已有的系統(tǒng)進(jìn)行對接，對于沒有實(shí)施ERP或者已實(shí)施但實(shí)質(zhì)上不太成功的企業(yè)來說，對接時可能遇到以下問題：

1.公司沒有一個整合、統(tǒng)一、戰(zhàn)略性的信息系統(tǒng)發(fā)展規(guī)劃。這個主要是管理方式的問題，如果沒有采用集團(tuán)強(qiáng)控管理的方式，那么很容易出現(xiàn)二級單位各自為政的情況，這對財(cái)務(wù)共享的實(shí)施甚至是規(guī)劃都有很大的影響，只能自領(lǐng)導(dǎo)層從上往下推，而且對現(xiàn)有的系統(tǒng)沖擊非常大，這個前提注定了實(shí)施的復(fù)雜性和困難性。

2.涉及需要整合的系統(tǒng)過多過雜。由于沒有ERP的整合，各部門甚至各二級單位都可能使用的不同軟件廠商的系統(tǒng)，比如財(cái)務(wù)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)、物流或存貨系統(tǒng)、人力系統(tǒng)等，異構(gòu)系統(tǒng)過多會增加整合的難度。而且財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的日常運(yùn)行對的穩(wěn)定性要求非常高，數(shù)據(jù)接口的節(jié)點(diǎn)過多也會導(dǎo)致管理難度和安全風(fēng)險急劇增加。

與許多開發(fā)人員交流后得到的反饋是，對不同軟件廠商的系統(tǒng)進(jìn)行接口或集成，尤其是跨平臺、跨數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)集成，建議控制在兩家以內(nèi)，否則接口數(shù)據(jù)的不穩(wěn)定性會對日常運(yùn)維管理有較大影響。

3.不同層級間系統(tǒng)整合難度大、成本高。集團(tuán)公司與二級單位可能存在同一業(yè)務(wù)使用不同軟件產(chǎn)品的情況，實(shí)際調(diào)研后發(fā)現(xiàn)，二級單位層級的系統(tǒng)涉及面窄，整合相對容易；集團(tuán)層級的系統(tǒng)跨度很大，整合起來就比較困難；既有二級單位層級又有集團(tuán)層級的情況就更加復(fù)雜，可能會涉及到取舍的問題，對于非集團(tuán)強(qiáng)控管理的企業(yè)是有相當(dāng)難度的。而且不同軟件廠商之間對于對接一般都不太積極，尤其是一些老牌的大廠商，真正實(shí)施起來非常費(fèi)勁。所以對于系統(tǒng)整合，只能通過領(lǐng)導(dǎo)層的決心和堅(jiān)持才能推動和實(shí)施。

四、軟件供應(yīng)廠商的選擇

在采用全模塊的建設(shè)方式下，由于許多業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（包括財(cái)務(wù)節(jié)點(diǎn)和業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)）會被整合到一起，系統(tǒng)集成的要求就很高。雖然有中間件之類的解決方案，但是在實(shí)施過的單位考察后，發(fā)現(xiàn)實(shí)際效果并不是很好，尤其是涉及跨系統(tǒng)的表單間數(shù)據(jù)銜接。因此建議盡量在現(xiàn)有信息系統(tǒng)的軟件供應(yīng)廠商中選擇有財(cái)務(wù)共享解決方案的軟件公司，這樣可以減少系統(tǒng)間集成的難度，最大化的降低實(shí)施風(fēng)險。更好的規(guī)劃方案則是可以選擇一家適合戰(zhàn)略性層面合作的軟件供應(yīng)商，在制定了中長期的信息發(fā)展規(guī)劃規(guī)劃后，對現(xiàn)有信息系統(tǒng)進(jìn)行改造或升級，逐步減少系統(tǒng)的數(shù)量，最終達(dá)到統(tǒng)一或者融合的目的。