改革設(shè)備建賬模式，提升服務(wù)師生效能

王軍

【摘 要】隨著國(guó)家高等教育改革的不斷深化，近年來，國(guó)家對(duì)高校教育經(jīng)費(fèi)的投入不斷增加，高校固定資產(chǎn)經(jīng)費(fèi)的投入也隨之持續(xù)增長(zhǎng)，儀器設(shè)備固定資產(chǎn)的購(gòu)置明顯增多，師生員工投入儀器設(shè)備建賬建卡工作的時(shí)間和精力也隨之增加。為進(jìn)一步提高辦事效率，為廣大師生提供更高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，最大限度地簡(jiǎn)化優(yōu)化建賬流程，縮短建賬時(shí)間，解決師生現(xiàn)場(chǎng)終審排隊(duì)和多校區(qū)重復(fù)“跑路”等問題，設(shè)備處依托現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了儀器設(shè)備建賬“遠(yuǎn)程網(wǎng)上審核、建賬報(bào)賬一體化、自助終端打印標(biāo)簽單據(jù)”的高效率新模式。

【關(guān)鍵詞】改革設(shè)備；建賬模式；師生效能

一、儀器設(shè)備建賬業(yè)務(wù)審批工作現(xiàn)狀

據(jù)統(tǒng)計(jì)，2016年四川大學(xué)儀器設(shè)備建賬建卡臺(tái)件數(shù)25820，總值4.16億元。按照1年200個(gè)工作日計(jì)算，平均每天辦理設(shè)備建賬達(dá)129臺(tái)件，而一件儀器設(shè)備網(wǎng)上建賬建卡終審時(shí)間大約需要5-15分鐘左右，業(yè)務(wù)辦理數(shù)量和工作量非常大。通常每一臺(tái)儀器設(shè)備在設(shè)備管理系統(tǒng)填報(bào)事項(xiàng)的錯(cuò)誤率幾乎達(dá)到40%。據(jù)統(tǒng)計(jì)，除了學(xué)校本部黨政工群等部門外，其他學(xué)院、醫(yī)院、研究所及各類辦學(xué)實(shí)體單位的經(jīng)辦人幾乎都是各年級(jí)的學(xué)生和自聘人員，人員流動(dòng)性大，經(jīng)常出現(xiàn)前一次辦事人員回去后交給另外一個(gè)人“接力”辦理，一筆業(yè)務(wù)經(jīng)常出現(xiàn)3人及以上人員來辦理的情況，由于每個(gè)經(jīng)辦人對(duì)儀器設(shè)備網(wǎng)上填報(bào)的要求和規(guī)定在認(rèn)知上有所差異，即便是當(dāng)場(chǎng)告知了需要重新填報(bào)的事項(xiàng)和要帶上的材料，大多數(shù)經(jīng)辦人也記不完全，導(dǎo)致有的一個(gè)項(xiàng)目填報(bào)錯(cuò)誤，有的多個(gè)項(xiàng)目填報(bào)錯(cuò)誤，而填寫錯(cuò)誤的項(xiàng)目需要重新在管理平臺(tái)上修改，再進(jìn)行審批，造成前來辦事的教職工和學(xué)生來回奔波多次修改，而設(shè)備處建賬崗位的工作人員也隨之反復(fù)的重復(fù)勞動(dòng)。學(xué)校實(shí)行該審批程序至今，工作運(yùn)行雖然正常有序，但仍然存在填報(bào)事項(xiàng)不完善、一個(gè)或多個(gè)事項(xiàng)填報(bào)錯(cuò)誤、資料攜帶不齊、審批效率有待提高等問題。

二、儀器設(shè)備建賬存在的主要問題

儀器設(shè)備建賬主要存在師生多校區(qū)重復(fù)跑路，高峰期建賬排隊(duì)現(xiàn)象嚴(yán)重等問題。我校儀器設(shè)備管理系統(tǒng)于2010年建設(shè)，之后未進(jìn)行系統(tǒng)性的梳理，部分業(yè)務(wù)已經(jīng)不能滿足日益增長(zhǎng)的管理需求，特別是高峰期建賬排隊(duì)現(xiàn)象嚴(yán)重。儀器設(shè)備網(wǎng)上建卡建賬工作要求，新購(gòu)置儀器設(shè)備金額在800元以上，須在四川大學(xué)儀器設(shè)備管理系統(tǒng)中申報(bào)建賬業(yè)務(wù)，在系統(tǒng)中逐項(xiàng)填報(bào)購(gòu)置信息（包括領(lǐng)用單位、資產(chǎn)來源、資產(chǎn)歸屬、經(jīng)手人、采購(gòu)人、供應(yīng)商、發(fā)票日期、發(fā)票號(hào)、經(jīng)費(fèi)編號(hào)、經(jīng)費(fèi)名稱、經(jīng)費(fèi)科目等）及儀器設(shè)備信息（包括設(shè)備名稱、分類號(hào)、單位、型號(hào)、規(guī)格、使用方向、國(guó)別、是否進(jìn)口、生產(chǎn)商、保修期限等），經(jīng)所在單位設(shè)備管理員初審后，再攜帶儀器設(shè)備采購(gòu)合同、票據(jù)、經(jīng)費(fèi)卡、出廠證明等相關(guān)資料原件到設(shè)備處排隊(duì)終審，審核通過后，獲得蓋章的《儀器設(shè)備對(duì)賬單》和設(shè)備標(biāo)簽；如果終審未通過，撤回修改，設(shè)備管理員初審，再次到現(xiàn)場(chǎng)終審。以上程序由于填報(bào)項(xiàng)目較多，資料攜帶不全，又需現(xiàn)場(chǎng)審核，往往出錯(cuò)率較高，導(dǎo)致師生經(jīng)常反復(fù)跑路，并且像年底高峰期經(jīng)常出現(xiàn)排長(zhǎng)隊(duì)的現(xiàn)象。

三、改革設(shè)備建賬模式，提升服務(wù)效能的措施

（一）實(shí)施設(shè)備建賬“遠(yuǎn)程網(wǎng)上終審、建賬報(bào)賬一體化、自助終端打印標(biāo)簽單據(jù)”的新模式

通過對(duì)設(shè)備管理系統(tǒng)功能和業(yè)務(wù)辦理流程進(jìn)行不斷調(diào)整、完善和優(yōu)化，著力打通設(shè)備處與財(cái)務(wù)處信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)通道，與財(cái)務(wù)處報(bào)賬預(yù)約系統(tǒng)無縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)單臺(tái)件或批量小于3萬元的設(shè)備遠(yuǎn)程網(wǎng)上終審、建賬報(bào)賬一體化、自助終端打印標(biāo)簽單據(jù)，解決師生重復(fù)跑路、排長(zhǎng)隊(duì)等候等問題。

數(shù)據(jù)顯示，2016年建賬金額小于3萬元的設(shè)備有25634臺(tái)件（占總業(yè)務(wù)量的94%），3萬以上的為1723臺(tái)件（占總業(yè)務(wù)量的6%）。因此，設(shè)備處改革設(shè)備建賬模式，重點(diǎn)對(duì)單臺(tái)件或批量小于3萬元的設(shè)備建賬模式進(jìn)行優(yōu)化：首先，網(wǎng)上提交設(shè)備建賬業(yè)務(wù)申請(qǐng)，上傳發(fā)票、開箱后的整機(jī)照、設(shè)備銘牌照、現(xiàn)場(chǎng)安裝照片等照片；第二步，單位管理員初審；第三步，設(shè)備處網(wǎng)上終審；第四步，登錄設(shè)備管理系統(tǒng)自主打印《報(bào)銷單》；第五步，師生前往財(cái)務(wù)處投遞報(bào)賬，順便打印設(shè)備資產(chǎn)標(biāo)簽。整個(gè)過程，師生無需前往設(shè)備處現(xiàn)場(chǎng)排隊(duì)終審，無需重復(fù)跑路，單據(jù)標(biāo)簽自助打印，網(wǎng)上終審后直接前往財(cái)務(wù)處報(bào)賬，設(shè)備建賬、報(bào)賬業(yè)務(wù)一次性辦結(jié)。

（二）推行移動(dòng)應(yīng)用平臺(tái)“資產(chǎn)通”。老師可通過微信“資產(chǎn)通”隨時(shí)隨地辦公，查詢?cè)O(shè)備信息，查看相關(guān)業(yè)務(wù)辦理情況，滿足業(yè)務(wù)辦理審批的實(shí)時(shí)性要求，讓全校師生更加便捷地辦理業(yè)務(wù)、查詢數(shù)據(jù)和享受信息服務(wù)。其主要功能包括：信息推送，各類業(yè)務(wù)的辦理通知；業(yè)務(wù)辦理，照片拍攝上傳、業(yè)務(wù)審批；個(gè)人業(yè)務(wù)進(jìn)程查詢；提供條碼掃描、二維碼掃描識(shí)別功能，并能根據(jù)條碼、二維碼內(nèi)容自動(dòng)追蹤業(yè)務(wù)進(jìn)程及業(yè)務(wù)關(guān)鍵信息。“資產(chǎn)通”的使用可使設(shè)備核查常態(tài)化、及時(shí)化，設(shè)備信息管理動(dòng)態(tài)化。通過以“制度+科技”、“人控+技控”的手段，構(gòu)建全方位、多手段、零時(shí)差的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系，提高儀器設(shè)備建賬的時(shí)效性，讓師生辦理建賬業(yè)務(wù)更加便捷順暢，切實(shí)為廣大師生提供高效優(yōu)質(zhì)的一流服務(wù)。