淺談水電工程項(xiàng)目檔案管理中存在的問(wèn)題

楊健萍

【摘 要】水電工程檔案能夠如實(shí)反映水電工程建設(shè)管理的全過(guò)程，是水電工程建設(shè)周期中各項(xiàng)計(jì)劃、決策的重要憑證和原始依據(jù)，對(duì)于水利工程安全運(yùn)行并充分發(fā)揮效益具有重要意義，另外，水電工程檔案管理還是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作，在水電工程管理中占據(jù)重要地位，加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案管理研究，對(duì)提高項(xiàng)目管理水平具有重要意義。

【關(guān)鍵詞】水電工程項(xiàng)目；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

新能源開(kāi)發(fā)和利用，使水利工程建設(shè)進(jìn)入了快速發(fā)展時(shí)期，不同規(guī)模的水電工程項(xiàng)目投入建設(shè)。項(xiàng)目檔案管理作為水電工程管理的重要內(nèi)容，既是水電工程建設(shè)的記錄，也是項(xiàng)目投產(chǎn)后運(yùn)行、維護(hù)、改建、擴(kuò)建及維權(quán)的重要依據(jù)，直接關(guān)系到工程竣工驗(yàn)收和達(dá)標(biāo)投產(chǎn)。但是，在水利工程項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中，還存在一些問(wèn)題，為此，文章將以項(xiàng)目檔案管理的重要性為切入點(diǎn)，對(duì)水電工程項(xiàng)目當(dāng)前管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出具體的應(yīng)對(duì)措施。

一、水電工程項(xiàng)目檔案管理工作的重要性

（一）項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)的過(guò)程記錄

項(xiàng)目檔案主要是由工程建設(shè)各個(gè)參建方整體和出具的，貫穿工程建設(shè)全過(guò)程，是工程質(zhì)量評(píng)定、事故分析、維權(quán)索賠、驗(yàn)收考核、日常管理、日后運(yùn)行維護(hù)的重要參考依據(jù)。項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)的真實(shí)依據(jù)，具有一定的法律效力，其客觀(guān)上記錄了工程建設(shè)過(guò)程中的各項(xiàng)工作、文件材料、來(lái)往信函、簽字蓋章及聲音圖像等，為工程項(xiàng)目建設(shè)提供了參考，一切工程問(wèn)題都可以通過(guò)項(xiàng)目檔案尋找其真實(shí)的答案。

（二）項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

項(xiàng)目檔案是一個(gè)靜態(tài)的概念，而檔案管理則是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，其不是單獨(dú)、孤立的行為，是工程管理中的重要環(huán)節(jié)。換句話(huà)說(shuō)，從工程質(zhì)量控制角度出發(fā)，其主要表現(xiàn)為施工組織和現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量控制。影響質(zhì)量控制的主要因素有人、材料、機(jī)械、方法和環(huán)境等五大方面，而這些方面的資料收集、編制都在項(xiàng)目檔案范圍之內(nèi)，所以，工程質(zhì)量控制的五大因素離不開(kāi)項(xiàng)目檔案管理。

（三）項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)的質(zhì)量反映

工程質(zhì)量是否符合設(shè)計(jì)文件和合同規(guī)定，應(yīng)該從其適用性、耐久性、安全性、可靠性等方面進(jìn)行考證。項(xiàng)目檔案是工程竣工驗(yàn)收的重要內(nèi)容和依據(jù)，直接反映工程質(zhì)量。從深層次意義講，當(dāng)前進(jìn)行隱蔽工程驗(yàn)收過(guò)程中，這部分工程竣工后看不到、摸不著，難以檢測(cè)，只能根據(jù)其被掩蓋前的照片、錄像、圖紙及各種現(xiàn)場(chǎng)記錄進(jìn)行評(píng)價(jià)，而工程項(xiàng)目檔案資料的作用不可替代。

（四）項(xiàng)目檔案是建設(shè)水平的提升手段

項(xiàng)目檔案管理在行政上體現(xiàn)強(qiáng)制性，與行政職能相融合，其既是竣工審查的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是行政執(zhí)法檢查的內(nèi)容。加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理能夠大大提高工程建設(shè)質(zhì)量，其將完成記錄工程建設(shè)全過(guò)程，通過(guò)檔案資料能夠進(jìn)一步研究和總結(jié)工程管理成果。同時(shí)，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理工作，建立真實(shí)、完整、系統(tǒng)的檔案資料，能夠更好地服務(wù)于項(xiàng)目建設(shè)，營(yíng)造和諧的工程建設(shè)環(huán)境。

總而言之，項(xiàng)目檔案對(duì)于工程建設(shè)來(lái)說(shuō)具有重要意義，相關(guān)單位要做好檔案管理工作，并保證檔案資料的真實(shí)性，為工程管理提供依據(jù)。

二、水電工程項(xiàng)目檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理意識(shí)淡薄投入不足

水電工程檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，參建方要給予高度重視，但是，有些單位領(lǐng)導(dǎo)忽視了水電工程檔案管理的重要性，在水電工程實(shí)施階段，很少問(wèn)津工程檔案管理工作，有些單位為了節(jié)省人工費(fèi)開(kāi)支，不愿配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，認(rèn)為檔案管理就是整理文件，不用指派專(zhuān)人進(jìn)行管理。由于重視程度不足，導(dǎo)致檔案管理人員疏忽大意，平時(shí)不注重工程檔案資料的整理和歸類(lèi)，直到工程項(xiàng)目建設(shè)后期，工作人員才開(kāi)始著手進(jìn)行檔案資料收集、整理工作，導(dǎo)致檔案資料復(fù)印件多、原件少。另外，由于投入不足，設(shè)備落后，特種載體檔案嚴(yán)重缺失。這樣的管理方法既影響檔案工作質(zhì)量，又不能及時(shí)有效的將資料歸檔，影響工程管理效果。

（二）管理機(jī)制不健全

水電工程具有規(guī)模大、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、人員流動(dòng)性大等特點(diǎn)，因此，賦予了檔案管理復(fù)雜性的特點(diǎn)。再加上水電工程建設(shè)參建單位較多，主要為施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位和建設(shè)單位，各個(gè)相互獨(dú)立又相互聯(lián)系，在檔案管理過(guò)程中，如果管理制度不完善，責(zé)任劃分不明確，沒(méi)有有效約束檔案管理工作，檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性難以得到保障，甚至還會(huì)出現(xiàn)檔案丟失的情況，無(wú)人承擔(dān)責(zé)任，影響檔案管理水平。

（三）缺乏高素質(zhì)的檔案管理人員

當(dāng)前，工程項(xiàng)目檔案資料管理人員大多是臨時(shí)調(diào)配、沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的人員，缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，不熟悉也不了解水電工程檔案，且身兼數(shù)職，檔案收集、整理、分編工作不規(guī)范。而且水電工程檔案管理人員流動(dòng)性大、資料交接不規(guī)范，部分工作人員缺乏愛(ài)崗敬業(yè)精神，對(duì)深入收集和整理工作視而不見(jiàn)，導(dǎo)致檔案資料長(zhǎng)期堆壓、更有甚者，在工程竣工驗(yàn)收前幾天，臨時(shí)“抱佛腳”，甚至采取寫(xiě)回憶錄、資料作假等極不負(fù)責(zé)的手段對(duì)工程資料進(jìn)行突擊整理，致使檔案管理水平較差，也給日后的工程維護(hù)帶來(lái)很大影響。

三、解決水電工程項(xiàng)目檔案管理問(wèn)題的對(duì)策

（一）加大投入力度實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

當(dāng)前，知識(shí)和信息時(shí)代來(lái)臨，信息成為重要的戰(zhàn)略資源，檔案作為工程信息的重要組成部分，能夠?yàn)楣こ坦芾硖峁┲匾罁?jù)?，F(xiàn)在化的方案管理將成為必然趨勢(shì)，因此，建筑企業(yè)要加大投入，增加新設(shè)備，在保管、翻拍、復(fù)印和裝訂等方面實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，做到咨詢(xún)業(yè)務(wù)智能化，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)據(jù)化管理和網(wǎng)絡(luò)化報(bào)送、傳遞，可滿(mǎn)足水電工程建設(shè)者多方位、多區(qū)域利用檔案資料的需求，為水電工程建設(shè)和管理者提供方便、快捷、高效的檔案服務(wù)，充分做到資源共享，不斷提高水利檔案管理和利用的水平。

（二）建立健全檔案管理制度

水電站檔案管理工作要想有計(jì)劃、高標(biāo)準(zhǔn)的開(kāi)展，建立健全檔案管理制度是首要工作。建設(shè)單位在水電工程項(xiàng)目開(kāi)展前，就要以國(guó)家及水電行業(yè)檔案管理規(guī)定為基礎(chǔ)，并根據(jù)水電項(xiàng)目實(shí)際實(shí)施情況，制定科學(xué)、合理的檔案管理制度，明確和落實(shí)各個(gè)參建單位檔案管理職責(zé)，規(guī)范化參建單位檔案管理工作。各設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位要根據(jù)本單位的工作性質(zhì)和實(shí)際情況，也要按照國(guó)家和行業(yè)主管部門(mén)的有關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，制定一套完整的管理制度，并嚴(yán)格貫徹執(zhí)行，按高標(biāo)準(zhǔn)做好基礎(chǔ)資料管理，避免材料不規(guī)范、文件遺失等現(xiàn)象發(fā)生。

（三）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)提升人員綜合素質(zhì)

各參建單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，并保證檔案管理人員相對(duì)穩(wěn)定。為了提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，要定期對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，使檔案管理人員系統(tǒng)化的掌握檔案管理相關(guān)知識(shí)，并要求持證上崗，保證工程項(xiàng)目檔案資料的真實(shí)性和可靠性。各施工單位還要讓技術(shù)人員了解相關(guān)檔案管理工作或介入到檔案管理工作中，并對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，讓技術(shù)人員注重資料的管理，做好施工資料管理。

四、結(jié)束語(yǔ)

項(xiàng)目檔案管理對(duì)水電工程建設(shè)來(lái)說(shuō)具有關(guān)鍵作用，在檔案資料管理過(guò)程中，要嚴(yán)格執(zhí)行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)等，保證檔案資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，提高檔案資料管理水平。當(dāng)前，我國(guó)社會(huì)發(fā)展速度較快，雖然檔案管理工作沒(méi)有發(fā)生實(shí)質(zhì)性的變化，但是由于各種新技術(shù)以及新方法的應(yīng)用導(dǎo)致項(xiàng)目檔案管理工作更加復(fù)雜與繁瑣，因此，要想做好工程項(xiàng)目檔案管理就要加大投入力度，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，建立健全檔案管理制度，約束檔案管理工作，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提升人員綜合素質(zhì)。

【參考文獻(xiàn)】

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