簡析辦公自動(dòng)化在事業(yè)單位合同管理中的具體運(yùn)用

王曉萍

一、辦公自動(dòng)化及其發(fā)展

1.辦公自動(dòng)化

辦公自動(dòng)化利用的是WEB的企業(yè)計(jì)算平臺，可以把數(shù)字化辦公和計(jì)算機(jī)技術(shù)融合起來的一種新的辦公方式。辦公自動(dòng)化定義并不是統(tǒng)一的，只要是在傳統(tǒng)的辦公室中利用各種新科技、新設(shè)備等從事辦公工作，這些都屬于辦公自動(dòng)化，其實(shí)就是實(shí)現(xiàn)物質(zhì)化的辦公。企事業(yè)單位中稱為OA，即辦公自動(dòng)化。具有易用性、健壯性、開放性、嚴(yán)密性、實(shí)用性五大特性。

2.辦公自動(dòng)化的發(fā)展階段

（1）起步階段。它的中心是結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)處理，根據(jù)文件系統(tǒng)或者關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，企業(yè)的日常辦公工作也開始運(yùn)用信息技術(shù)，大大提升了文件、數(shù)據(jù)等資料管理水平。這一階段主要實(shí)現(xiàn)的是比較基本的辦公數(shù)據(jù)管理主要是文件管理、檔案管理等，但辦公過程中最需要的交流溝通、文件資料的綜合處理不能得到滿足，自動(dòng)化的實(shí)施并沒有達(dá)到預(yù)期的效果。

（2）應(yīng)用階段。組織規(guī)模隨著時(shí)代的進(jìn)步正不斷擴(kuò)大，組織也越來越希望可以沖破時(shí)間、地區(qū)的范圍，提升整個(gè)組織的運(yùn)營速度，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展也促進(jìn)了軟件技術(shù)發(fā)生巨大變化，這也為辦公自動(dòng)化的應(yīng)用提供了基礎(chǔ)，這個(gè)階段主要特點(diǎn)是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、以工作流為中心，提供文檔管理、電子郵件、目錄服務(wù)、群組協(xié)同等基礎(chǔ)支持，實(shí)現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、流程審批、會(huì)議管理、制度管理等眾多實(shí)用的功能，極大地方便了員工的工作，規(guī)范了組織管理、提升了運(yùn)營效率。

（3）發(fā)展階段。辦公自動(dòng)化應(yīng)用軟件經(jīng)過多年發(fā)展已經(jīng)走向成熟，功能也由之前的行政辦公信息服務(wù)，逐步擴(kuò)大到組織內(nèi)部的各項(xiàng)管理活動(dòng)環(huán)節(jié)，成為組織運(yùn)營信息化的一個(gè)重要組織部分。

二、辦公自動(dòng)化在事業(yè)單位合同管理中的應(yīng)用

1.合同管理辦公自動(dòng)化的必要性

事業(yè)單位的各個(gè)部門以及分布在各地的工作人員，業(yè)務(wù)往來不是很方便，不僅物力財(cái)力浪費(fèi)，工作效率也不會(huì)很高。因此，在網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上建立辦公自動(dòng)化結(jié)構(gòu)的管理系統(tǒng)是有必要的。可通過電子印章的辦法，真正的實(shí)現(xiàn)合同的信息化管理。采用元數(shù)據(jù)的電子文件的管理模式，將用戶及其操作的權(quán)限等進(jìn)行嚴(yán)格的綁定，防止信息的泄露和未經(jīng)授權(quán)的人訪問和操作，給用戶帶來很大的麻煩。

2.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的特點(diǎn)

（1）采用的自動(dòng)化結(jié)構(gòu)體系，有效降低了成本。這種高效能的體系，客戶端只要可以運(yùn)行IE瀏覽器即可使用，程序的更新就更不用擔(dān)心了。合同管理系統(tǒng)能夠依據(jù)登錄人擁有的角色進(jìn)行操作權(quán)限的分配，這就使得多人可以分享一臺電腦，大大節(jié)約了投資。

（2）合同管理系統(tǒng)可以自動(dòng)的將合適的合同處理事務(wù)在適合的時(shí)候發(fā)送給適合的人實(shí)施工作的流程，辦公效率得到大大提升。這個(gè)系統(tǒng)也突破了時(shí)間空間的限制，對那些經(jīng)常出差的事業(yè)單位的工作人員，移動(dòng)辦公是很好的方式，這樣就可以隨時(shí)簽閱相關(guān)的文件等，有利于決策者的管理水平。

（3）采用的是微軟最新的技術(shù)、大型數(shù)據(jù)庫及合適的操作平臺，對系統(tǒng)的集成性和質(zhì)量都有保障，在系統(tǒng)的部署和后期的管理都是很方便的。在相關(guān)法律的保障下，使用電子印章的電子合同是具有法律效力的，這樣電子合同的真實(shí)性、完整性、有效性都有了可靠地保障。

3.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能

（1）權(quán)限管理功能。這個(gè)系統(tǒng)是支持無線級別的組織管理權(quán)限的，有限級別不會(huì)對其有影響，對于單位的組織結(jié)構(gòu)可以真實(shí)地模擬出來；細(xì)分了權(quán)限包括每個(gè)模塊的每一個(gè)操作，提供了自定義的角色管理的權(quán)限，系統(tǒng)可以按照用戶的角色配置所擁有的權(quán)限。

（2）業(yè)務(wù)協(xié)同功能。這個(gè)系統(tǒng)對于審批的流程有了更加靈活的定義，無論是合同簽訂還是其他的重要文件的審批都是要通過無限級別權(quán)限的業(yè)務(wù)審批流程的，用戶是可以根據(jù)自己的實(shí)際情況提交給相關(guān)人員，對于各部門的溝通都有很好的作用。

（3）合同管理功能。這是這個(gè)系統(tǒng)最重要的功能，貫穿其他的所有功能。首先是對簽約方的管理。其次是文檔的管理。再次是預(yù)算和費(fèi)用的管理。最后是預(yù)警的管理。

4.對經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)防控

（1）建立風(fēng)險(xiǎn)防控和預(yù)警反饋機(jī)制。根據(jù)合同的期限、金額、執(zhí)行進(jìn)度等要素綜合劃分合同風(fēng)險(xiǎn)等級，針對不同等級進(jìn)行分類管理和監(jiān)督。

（2）加強(qiáng)合同履行情況動(dòng)態(tài)監(jiān)督。設(shè)置合同的到期時(shí)間、收付時(shí)間、金額、分期計(jì)劃等關(guān)鍵跟蹤點(diǎn)，以合同號為連接點(diǎn)將賬務(wù)系統(tǒng)和合同管理系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)聯(lián)，實(shí)時(shí)記錄和監(jiān)督合同履行情況，及時(shí)反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)收支狀況。

（3）建立完整的合同信息數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫覆蓋合同從起草、簽署、履行直到終止的全過程信息。

（4）建立信息化合同審核流程。通過軟件平臺建立六層級、兩層面合同審核系統(tǒng)，按照一定的層次，如發(fā)起人、部門負(fù)責(zé)人、辦公室、財(cái)務(wù)處、業(yè)務(wù)分管主任、單位法人等六層級進(jìn)行合同經(jīng)辦、審核、審批把關(guān)等，從法律層面和財(cái)務(wù)管理層面對合同進(jìn)行審核，確保合同審批公開、透明、規(guī)范。

5.辦公自動(dòng)化應(yīng)用流程

（1）合同管理的流程主要是以合同流轉(zhuǎn)過程為管理路線的。合同流轉(zhuǎn)的過程中會(huì)有各級的工作人員進(jìn)行的大量的實(shí)際手工操作和資金流、信息流的活動(dòng)。每一項(xiàng)工作都是由合同產(chǎn)生的，也會(huì)隨著合同的轉(zhuǎn)出而結(jié)束。合同管理系統(tǒng)是把合同流轉(zhuǎn)過程中的資金流、信息流等有機(jī)的結(jié)合在一起形成的統(tǒng)一整體，這是一個(gè)全程的、全網(wǎng)的閉環(huán)工作流程，以此為基礎(chǔ)建立了完整的工作體系。采用的這種合同管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)合同管理流轉(zhuǎn)的自動(dòng)化，和合同流轉(zhuǎn)過程進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控。

（2）在合同的自動(dòng)化管理中，合同的真實(shí)性、完整性、有效性的維護(hù)和管理是一個(gè)很重要的過程。從維護(hù)事業(yè)單位的利益出發(fā)，將電子印章技術(shù)與合同管理結(jié)合在一起，進(jìn)行整合。這種整合主要是為了完成合同的書寫、加蓋電子印章以及合同管理系統(tǒng)的操作這三者之間的協(xié)調(diào)配合。

（3）除了電子合同的真實(shí)性、完整性和有效性維護(hù)是由電子印章的維護(hù)之外，對于合同管理中需要使用的各種電子化的表單，它的真實(shí)性、完整性、有效性的維護(hù)與管理也是需要考慮到的重點(diǎn)。

三、結(jié)語

通過以上的研究發(fā)現(xiàn)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的出現(xiàn)為事業(yè)單位的合同管理提供了更多的方便，受到時(shí)間和空間的限制也越來越少了，對于系統(tǒng)的開發(fā)速度、開發(fā)成本都有好處，可以節(jié)約成本。這樣的系統(tǒng)設(shè)計(jì)是很符合事業(yè)單位的日常辦公和其他的業(yè)務(wù)往來的；采用信息化、自動(dòng)化的方式對事業(yè)單位的合同管理，能夠適應(yīng)未來社會(huì)發(fā)展的需要，事業(yè)單位也會(huì)發(fā)展的越來越好。