鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理新特點及對策探究

劉昌勇

加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理對于促進鄉(xiāng)鎮(zhèn)政務(wù)公開、完善基層事務(wù)管理、提高政府公信力具有十分積極的作用，隨著信息化時代的到來轉(zhuǎn)變鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理方式成為亟待解決的問題。本文闡述了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的作用，分析了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的新特點，從構(gòu)建信息管理系統(tǒng)等方面探討了完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的對策，旨在為探索鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理提供新的思路和理論上的指導(dǎo)。

隨著我國社會政治經(jīng)濟的快速發(fā)展城鄉(xiāng)一體化進程逐步加快，居民的生活生產(chǎn)水平提高，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理也成為鄉(xiāng)鎮(zhèn)高質(zhì)量發(fā)展和建設(shè)的重中之重。加之信息化時代的到來更是沖擊了傳統(tǒng)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理模式，實現(xiàn)檔案管理的電子化和有效性是十分有必要的。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的作用

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的作用主要有：第一，為后續(xù)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理工作提供依據(jù)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案是將鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的具體做法用文字的形式保存下來，具備真實性和可靠性，而鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)的工作具有一定的重復(fù)性，那么在遇到性質(zhì)內(nèi)容相同的工作時之前的檔案就是一種很好的案例說明。第二，有效保障鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)的利益不受侵害。檔案存在的目的就是為了證明之前工作的完整過程，在出現(xiàn)多方矛盾無法說明清楚的時候可通過查閱之前的檔案說明情況有效避免群眾的誤解。第三，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)后期的工作提供經(jīng)驗保障。鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作繁雜檔案管理中仔細記錄了工作處理的方式、不足和今后改進的方向，可有效避免在同樣的工作中出錯。第四，服務(wù)社會，通過鄉(xiāng)鎮(zhèn)政務(wù)信息公開更多的群眾可以了解到政府的政策變化，也可以給其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)提供信息參考。

2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的新特點

2.1 數(shù)字化和信息化要求更高

鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)的檔案主要是分為全宗檔案和非全宗檔案兩類，全宗檔案就是整個單位事務(wù)的檔案管理，需要注意的是像人口普查、經(jīng)濟普查等是專門類別的要定為非全宗檔案。對于這些鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理傳統(tǒng)上是定期進行文件材料的收集在年底統(tǒng)一整理歸檔查缺補漏后裝訂成冊，按照當?shù)貦n案管理部門的規(guī)定進行檔案存放。但是隨著計算機技術(shù)的推廣對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的數(shù)字化和信息化提出了更高的要求，檔案管理不僅是收集存放各種紙質(zhì)的文件材料，更重要的是要將鄉(xiāng)鎮(zhèn)日常工作中出現(xiàn)的各種檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息存放在計算機平臺上，以便在日后的工作中查閱和檢索。

2.2 保管期限更長，服務(wù)范圍更廣

傳統(tǒng)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理由于存放條件的限制使得檔案不能長時間保存，但是在現(xiàn)代技術(shù)支撐下檔案保管的期限更長、服務(wù)的范圍更廣。這主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，檔案收集類別劃分科學(xué)合理，服務(wù)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟發(fā)展和進步，在進行檔案收集的時候可以將有利于推動鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟發(fā)展的歷史性資料單獨存在，在需要進行做法借鑒的時候快速進行調(diào)閱；第二，充分利用信息化平臺，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案進行加工處理，及時將鄉(xiāng)鎮(zhèn)的創(chuàng)新政策和檔案資料形成匯編，有限度進行信息公開，不僅保障了居民的知情權(quán)更為其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展提供了檔案信息方面的幫助，最大限度提高了檔案的有效性。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)要求更高

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員在以前很可能會在鄉(xiāng)鎮(zhèn)內(nèi)部找一些文化水平不高的居民負責(zé)，一方面拉近了群眾和政府之間的關(guān)系，另一方面有效節(jié)約了鄉(xiāng)鎮(zhèn)的財政開支。但是隨著計算機在鄉(xiāng)鎮(zhèn)日常管理中的使用和普及檔案管理也需要將原先紙質(zhì)的文件材料更多保存在計算機中，這就要求管理人員不僅要具備熟練的計算機操作能力還要有辨別鄉(xiāng)鎮(zhèn)日常事務(wù)分類的能力、政務(wù)信息公開的能力等等。

3 完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的對策

3.1 樹立正確檔案管理觀念，構(gòu)建完善的檔案管理體系

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理是鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理的重要環(huán)節(jié)，首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，要認識到檔案管理對于促進鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟發(fā)展的重要作用。只有鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)足夠重視才可能投入更多的時間和精力在檔案管理方面。其次，鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)要在班子會議上進行研究，制定出適合鄉(xiāng)鎮(zhèn)日常事務(wù)運行的檔案管理制度，制度不僅要落實檔案管理的時間節(jié)點還要將管理責(zé)任落實到人。最后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理體系的建立需要定期進行完善，也需要加大對其的財力支持，確保檔案管理工作的順利開展。

3.2 搭建檔案管理信息化平臺，創(chuàng)新檔案管理模式

鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)想要實現(xiàn)新發(fā)展，就需要時刻關(guān)注社會的變化，在檔案管理方面想要搭建檔案管理的信息化平臺，首先需要購買先進的設(shè)備，這是實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、信息化的基礎(chǔ)和前提。只有擁有了先進的設(shè)備才能把更多紙質(zhì)的文化轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的信息，才能實現(xiàn)數(shù)字化的存儲和檢索，才能上傳至政務(wù)信息公開系統(tǒng)服務(wù)于社會大眾。其次，要經(jīng)常性對檔案管理平臺進行安全性維護避免出現(xiàn)平臺癱瘓或者受到病毒攻擊等情況。再次，加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理模式的學(xué)習(xí)，要積極引進適合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際情況且新穎有效的管理模式。同時，鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)要引導(dǎo)檔案管理人員加強管理模式上的探索、創(chuàng)新。

3.3 加強專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)指導(dǎo)，提升檔案管理人員素質(zhì)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理是一項系統(tǒng)而又復(fù)雜繁瑣的工作需要專業(yè)性強有責(zé)任心的工作人員擔(dān)任，這就要求相關(guān)部門在安排人員的時候要慎重。想要不斷提升檔案管理人員的素質(zhì)需要做到：第一，要根據(jù)實際情況定期組織檔案管理人員進行業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容要針對檔案管理人員當前存在的不足和問題，要能夠切實提高其業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)方式可以采取外出學(xué)習(xí)和邀請經(jīng)驗豐富的行業(yè)人員現(xiàn)場授課相結(jié)合的方式。第二，對于檔案管理人員自身來說，要加強自主學(xué)習(xí)的能力，不斷進行自我提升。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案是記錄整個鄉(xiāng)鎮(zhèn)整體發(fā)展的重要載體，也是促進其經(jīng)濟發(fā)展的助推器。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不再適應(yīng)現(xiàn)代鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的需要。想要實現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的數(shù)字化、信息化，就需要鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)認清現(xiàn)代社會的發(fā)展趨勢，了解信息化時代背景下鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的新特點，從而轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的認識，重視構(gòu)建新的檔案管理模式，不斷引進新設(shè)備做后盾，配備專業(yè)管理人員進行文件材料的搜集分類整理。只有這樣，才后期需要使用鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的時候才能在最短的時間內(nèi)找到，才能更好發(fā)揮信息共享、服務(wù)社會的作用。