如何加強(qiáng)檔案管理工作之見解

胡芝香 濟(jì)寧市公路管理局汶上公路局

一、檔案管理工作創(chuàng)新的意義

（一）檔案管理的創(chuàng)新是為了滿足中國社會(huì)發(fā)展的需要

在當(dāng)前社會(huì)系統(tǒng)的快速發(fā)展中，大量事物的定期更新頻率也在不斷下降。為了應(yīng)對當(dāng)前日益復(fù)雜的社會(huì)環(huán)境和經(jīng)濟(jì)，組織機(jī)構(gòu)本身應(yīng)該做好所有重要任務(wù)，并以此為前提，對組織進(jìn)行改善和發(fā)展，實(shí)現(xiàn)與社會(huì)共同進(jìn)步的目的。從以上現(xiàn)象可以清楚地發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作本身不能離開創(chuàng)新。只有采取科學(xué)合理的創(chuàng)新措施，才能在不斷發(fā)展的過程中滿足組織的需要。

（二）檔案管理工作創(chuàng)新是促使組織機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的保證

傳統(tǒng)的檔案管理基于借助工作人員的經(jīng)驗(yàn)和習(xí)慣。在招募這個(gè)職位時(shí)，主要是以經(jīng)驗(yàn)為主要選擇標(biāo)準(zhǔn)。這種檔案管理模式在科學(xué)和專業(yè)方面嚴(yán)重缺失。其缺點(diǎn)可歸納如下：第一，檔案管理人員的更新和流動(dòng)嚴(yán)重制約，使其無法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)環(huán)境的發(fā)展。其次，大多數(shù)檔案管理是書面資料，數(shù)據(jù)和信息，因此信息的可信度和有效性不高。綜合以上兩點(diǎn)，我們可以看到創(chuàng)新在檔案管理中的作用：首先，檔案管理工作創(chuàng)新有助于實(shí)現(xiàn)組織的內(nèi)部信息資源;第二，檔案管理工作的創(chuàng)新有助于管理水平的提高。因此，它還為所有決策和管理流程提供更準(zhǔn)確，專業(yè)和直觀的信息。第三，檔案管理工作的創(chuàng)新有效地實(shí)現(xiàn)了組織機(jī)構(gòu)的健康持續(xù)發(fā)展。

（三）檔案管理工作的創(chuàng)新是提高檔案管理水平的主要手段

在我國，檔案管理中最常見的問題之一是檔案管理主要局限于一些書面材料，數(shù)據(jù)和信息的一般分類和存儲。如果需要檔案信息，則只能以相對被動(dòng)的方式使用。這極大地削弱了“檔案的價(jià)值”。此外，現(xiàn)代社會(huì)的信息化程度有所提高，計(jì)算機(jī)得到了廣泛的應(yīng)用和使用。不同版本，不同性質(zhì)和不同形式的資料檔案出現(xiàn)，導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理處于困境，無法滿足現(xiàn)實(shí)社會(huì)的需求。因此，只有檔案管理方法和管理手段的創(chuàng)新，以及被動(dòng)查詢?yōu)橹鲃?dòng)提供，才能體現(xiàn)檔案的真實(shí)價(jià)值，提高檔案管理水平。

二、檔案管理工作的現(xiàn)狀

近年來，隨著信息化的發(fā)展，檔案管理工作遇到了前所未有的挑戰(zhàn)，主要集中在以下幾個(gè)方面：

（一）檔案管理制度不健全

在基層，已經(jīng)制定了一些檔案管理制度，但從目前的檔案管理情況來看，仍然存在檔案管理制度不完善的現(xiàn)象。首先，檔案收集制度并不完善，這使得檔案缺乏完整的記錄并失去部分使用價(jià)值。其次，由于保管制度和基礎(chǔ)設(shè)施不完善，經(jīng)常會(huì)發(fā)生文件損壞和文件丟失。三，檔案利用制度不完善，導(dǎo)致部分檔案無法發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。這些都極大地影響了檔案的研究和利用。

（二）信息化水平低

隨著使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)檔案的載體有了很大的變化，從原來的單一紙質(zhì)載體到紙張和電子等多種載體的共存。許多單位的信息化水平仍然很低。沒有引入高級檔案管理軟件，檔案的檢索仍然主要依賴于手工工作。另外，電子檔案的利用率極低，嚴(yán)重制約了檔案工作的發(fā)展。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不高

首先，缺乏專業(yè)的檔案管理人才。許多檔案管理人員在單位都是兼職工作人員，缺乏檔案管理方面的專業(yè)知識。其次，他們對檔案工作的重要性了解不夠。他們只將檔案工作視為附屬工作。缺乏熱情和主動(dòng)性;第三，計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平不高，實(shí)際操作能力低，不能滿足現(xiàn)代檔案管理的要求。

三、檔案管理工作創(chuàng)新的主要手段

（一）檔案管理工作觀念的創(chuàng)新

概念創(chuàng)新一直被視為實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新的重要前提。事實(shí)上，概念創(chuàng)新實(shí)際上直接在整個(gè)管理創(chuàng)新過程中實(shí)施，它的存在和水平是確保管理創(chuàng)新成功的關(guān)鍵。要有效地實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新的目的，必須堅(jiān)持現(xiàn)代管理理念，特別是檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，社會(huì)化和知識化。從開始到結(jié)束，創(chuàng)新和知識必須是檔案管理工作的最終管理目標(biāo)。因此，我們逐步擺脫舊的思想觀念，從內(nèi)部推動(dòng)檔案管理的創(chuàng)新。

（二）檔案管理工作的信息化重組

現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)信息化發(fā)展不斷深化的社會(huì)。檔案管理的技術(shù)逐漸與傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體和物質(zhì)載體分離。多媒體技術(shù)，磁盤和光盤的更多應(yīng)用不僅是書面檔案材料。因此，在檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展過程中，有必要加大對該領(lǐng)域的投入，只有這樣才能有效地完成檔案管理工作，例如信息傳輸，存儲和分類。在改進(jìn)檔案管理信息管理的過程中，一方面要不斷研究掃描技術(shù)，操作計(jì)算機(jī)控制系統(tǒng)，存儲技術(shù)，等等;在另一方面，我們需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)可以承載大量信息和資料庫作為整個(gè)檔案管理工作的核心。通過這種方式，可以提供更多方法來查詢檔案用戶的檔案信息，實(shí)現(xiàn)高效和人性化的檔案管理服務(wù)的目標(biāo)，并提高檔案的價(jià)值。

（三）管理人員能力、素養(yǎng)的不斷提升

要實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，必須以崗位人員的業(yè)務(wù)運(yùn)作為基礎(chǔ)，必須加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)，以達(dá)到管理人員的管理水平和專業(yè)素質(zhì)的提高。在相關(guān)的學(xué)習(xí)過程中，檔案管理操作技能的新概念和基本知識的教學(xué)是必要的，講座，評估和實(shí)踐的專業(yè)管理將幫助檔案管理人員掌握多媒體技術(shù)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等其他技能。對于組織機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)者來說，有必要改善工作環(huán)境和管理者的薪酬，以便招聘具有現(xiàn)代技術(shù)的人才，使檔案管理事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

結(jié)束語：總之，為了做好當(dāng)今社會(huì)的檔案創(chuàng)新和發(fā)展，有必要改變檔案管理制度和措施的概念及其措施。同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)者也應(yīng)該深刻理解在當(dāng)今社會(huì)中，檔案管理工作所起的重要作用已經(jīng)引起了對檔案管理的足夠重視。檔案管理與現(xiàn)代人才發(fā)展體系的結(jié)合將使檔案管理行業(yè)走上可持續(xù)發(fā)展的道路。