淺述內(nèi)蒙古科技大學(xué)檔案管理電子化的幾點(diǎn)建議

孫學(xué)勤

（內(nèi)蒙古科技大學(xué) 檔案館，內(nèi)蒙古 包頭014030）

隨著全球信息化的蔓延，高校作為新世紀(jì)人才培養(yǎng)的基地必須緊跟時(shí)代的步伐，將科學(xué)且便捷的電子校務(wù)推廣開來(lái)。 全國(guó)許多高校的校園信息化工作已在大力推進(jìn)，尤其是在《教育部辦公廳關(guān)于教育電子政務(wù)建設(shè)的指導(dǎo)意見》文件中，強(qiáng)調(diào)了電子校務(wù)的重要性和緊迫性，全國(guó)高校各類事務(wù)都開始在網(wǎng)上運(yùn)行， 我校自2006 年在內(nèi)蒙自治區(qū)范圍內(nèi)率先應(yīng)用電子校務(wù)，辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，大量亟待總結(jié)與保存的電子文件給檔案歸檔工作帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)。

1 高校檔案管理電子化的必要性

高校學(xué)生的檔案是未來(lái)國(guó)家重要人力資源檔案信息的基礎(chǔ)，所以學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化是社會(huì)發(fā)展的必然要求。 然而，現(xiàn)今學(xué)生檔案的管理基本上還處在傳統(tǒng)、原始、手工操作的管理模式階段。不推行檔案管理的電子化，就不能使學(xué)生檔案材料得到更有效地利用。 例如由于沒(méi)有建成學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，就不能為學(xué)生就業(yè)提供服務(wù)，為用人單位服務(wù)。《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中強(qiáng)調(diào)：“適應(yīng)國(guó)家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化納入國(guó)家信息化建設(shè)的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。 ”我國(guó)著名的檔案學(xué)家吳寶康教授也曾經(jīng)說(shuō)過(guò)“檔案必須利用，通過(guò)利用來(lái)充分發(fā)揮其作用，為社會(huì)服務(wù)，并同社會(huì)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科學(xué)、教育等各方面緊密的聯(lián)系起來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案的自身價(jià)值?！痹谌珖?guó)乃至全球檔案管理電子化的背景下，高校檔案管理的信息化、數(shù)字化、文檔一體化已勢(shì)在必行。

2 我校檔案管理電子化的幾點(diǎn)建議

當(dāng)前，我校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的辦公自動(dòng)化為檔案工作的電子化奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為我校廣大師生進(jìn)行靈活的檔案查詢、用戶檢索和檔案利用提供便利條件，為此，我們應(yīng)當(dāng)做到以下幾點(diǎn)：

2.1 建立檔案館查詢系統(tǒng)，開展網(wǎng)上查詢服務(wù)

檔案部門將充分利用教師辦公系統(tǒng)制作自己的檔案查詢系統(tǒng)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息， 使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上教師辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為廣大師生提供更好的服務(wù)。

目前，國(guó)內(nèi)許多高校檔案館利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。 我們要以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，尤其是檔案目錄及電子文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動(dòng)化，檔案信息管理法制化。 如，輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫(kù)及部分非保密內(nèi)容文檔管理數(shù)據(jù)庫(kù)， 在網(wǎng)上公開部分檔案目錄及部分非保密內(nèi)容電子文件，方便查詢檢索；另外，檔案棺與宣傳部門密切配合，可以將我校重大活動(dòng)中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時(shí)歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于宣傳和利用，為各部門的工作提供全面的可靠的資料。

2.2 建立“檔案電子文件數(shù)據(jù)管理中心”

檔案館與各學(xué)院及部門的信息管理機(jī)構(gòu)加強(qiáng)密切配合，建立“檔案電子文件數(shù)據(jù)管理中心”。 該中心是我校信息資源庫(kù)的重要組成部分。檔案電子文件數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在系統(tǒng)中提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。 其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富、及時(shí)，利用率高。

2.3 電子文件的自動(dòng)上傳收集

目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問(wèn)題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是許多電子文件的形成通過(guò)下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在教師辦公系統(tǒng)上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口或通過(guò)內(nèi)蒙古科技大學(xué)教師辦公系統(tǒng)上傳檔案全文， 在第一時(shí)間將其收集到，并在檔案館的服務(wù)器上歸檔。 例如：為了方便各學(xué)院及部門通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送自己部門非保密的檔案全文，檔案館通過(guò)內(nèi)蒙古科技大學(xué)教師辦公系統(tǒng)下載檔案全文，建立“電子文件全文自動(dòng)上傳歸檔系統(tǒng)”。 該系統(tǒng)可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計(jì)算機(jī)，足不出戶就可將電子文件全文自動(dòng)上傳到檔案服務(wù)器歸檔，也不必交光盤。

2.4 開展在線、預(yù)約服務(wù)

傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件通過(guò)在線預(yù)約的方式，迅速準(zhǔn)確地將給學(xué)院及部門所需的掃描件及時(shí)地提供給所需單位。 在信息化時(shí)代里信息的需求必然要發(fā)生變化，需求量越來(lái)越大，隨著社會(huì)的全面信息化，改變了人們的工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，隨著改變?nèi)藗兏⒅匦畔⒌臅r(shí)效性，希望通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。 檔案部門可以在網(wǎng)頁(yè)上通過(guò)匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫(kù)查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊， 進(jìn)行信息交流，回答服務(wù)對(duì)象對(duì)檔案材料真實(shí)性與保存價(jià)值的咨詢， 提供查詢服務(wù)。對(duì)于不便公開的檔案文件實(shí)行網(wǎng)上預(yù)約查詢， 提供限制性預(yù)約查詢，及時(shí)提供各部門所需資料。

總之，檔案管理通過(guò)與校園電子公務(wù)系統(tǒng)的整合，真正實(shí)現(xiàn)了高校電子校務(wù)中文檔一體化，為我校檔案管理的信息化、數(shù)字化、文檔一體化做應(yīng)有的貢獻(xiàn)。同時(shí)，隨著改革開放的不斷深入，到檔案館查閱黨政文件、學(xué)生信息及有關(guān)部門制定的文件的人員逐年增多。 采用自動(dòng)化檔案查詢，將大大提高工作效率。

［1］教育部.教育部辦公廳關(guān)于教育電子政務(wù)建設(shè)的指導(dǎo)意見[Z].2003，3.

［2］教育部.2003-2004 年度教育電子政務(wù)建設(shè)實(shí)施要點(diǎn)[Z].2003，9.

［3］國(guó)家教委.普通高等學(xué)校檔案管理辦法[Z].1989，10.

［4］國(guó)家檔案局.全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要[Z].2003，10.