淺談?wù)畽C關(guān)檔案計算機管理的有效應(yīng)用

歐陽如意 王金華

摘 要：在許多政府機關(guān)中都是重視教學(xué)的效果，打造良好的政府機關(guān)口碑，殊不知在政府機關(guān)的人民管理之外，檔案的整理也十分重要，管理效率的高低，也在一定程度上影響到各項工作的順利開展。文章主要對目前政府機關(guān)管理工作中存在的問題做下簡要分析，探索政府機關(guān)檔案計算機管理的有效應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：政府機關(guān) 檔案管理 有效應(yīng)用

隨著社會的發(fā)展和進(jìn)步，政府機關(guān)管理各部門之間的職責(zé)更趨于細(xì)分化，檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展是十分重要的，政府機關(guān)的工作就是連接政府和人民的紐帶，也是政府機關(guān)快速發(fā)展的強大后盾，政府機關(guān)更應(yīng)該發(fā)揮帶頭作用，不斷提高辦公質(zhì)量，保證政府機關(guān)各項工作的有效運轉(zhuǎn)。

一、政府機關(guān)檔案管理常見問題

1.領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視程度不夠。在政府機關(guān)中，雖然人員檔案管理這些后方工作是不可或缺的，但是檔案工作沒有被納入進(jìn)政府考核體系中，政府機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對于政務(wù)業(yè)績十分重視，而對檔案管理工作重視程度較低，導(dǎo)致各方面支持不夠，同時檔案管理工作者也意識薄弱，還沒能意識到檔案管理工作的重要性，其管理工作發(fā)展規(guī)劃缺乏規(guī)范性、全面性與深入性。從而造成檔案管理工作的實效性缺失，影響到政府整體工作的開展。

2.檔案管理的工作人員能力不足。正因為政府機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的不重視，有的人員沒有經(jīng)過嚴(yán)格的培訓(xùn)。許多管理者工作者能力不強，水平不能滿足實際工作要求。還有的人手資金不夠，兼任檔案管理工作，他們都缺乏檔案管理的相關(guān)經(jīng)驗，更缺乏專門的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，所以導(dǎo)致檔案管理工作混亂，工作效率低。

3.檔案管理工作方式僵化。隨著科技的發(fā)展，我們現(xiàn)在已經(jīng)是全網(wǎng)時代，但是許多地方的管理方式還是手寫和紙質(zhì)檔案的收藏，造成儲存壓力，查找困難，極大地降低了辦事效率，也造成了資源浪費。另外，檔案管理工作需要多個部門的協(xié)助，但是在檔案的創(chuàng)辦組當(dāng)中每個步驟需要的細(xì)料都要走繁瑣程序，這讓復(fù)雜的管理工作變得更加繁瑣。

4.基礎(chǔ)設(shè)施較差，防范意識薄弱。政府機關(guān)的資金分配是有一定的計劃的，因為檔案工作的不重視導(dǎo)致資金分配也是有所偏重，許多地區(qū)的檔案管理教室沒有消防、保衛(wèi)、溫濕度控制等設(shè)備，有可能造成檔案資料損壞，另外投入資金不足也會造成軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施得不到有效的維修與養(yǎng)護，就會給不法分子可乘之機，導(dǎo)致檔案信息資料泄露。

二、政府機關(guān)檔案計算機管理的有效應(yīng)用

1.管理者需要重視計算機管理檔案管理工作。政府機關(guān)檔案管理是我們政府機關(guān)管理工作的一部分，將檔案管理工作融入進(jìn)政府機關(guān)發(fā)展規(guī)劃中，領(lǐng)導(dǎo)需定期去視察并進(jìn)行工作指導(dǎo)，加強檔案管理工作的監(jiān)督，以提升檔案管理人員對于自身工作的責(zé)任感。另外要設(shè)立專門的檔案管理工作崗，具體明確化每個人的工作責(zé)任，對政府機關(guān)檔案管理工作定期得到考核與督察，以促進(jìn)檔案管理工作的健康開展。

2.招聘專業(yè)計算機管理檔案管理人才。我們的檔案管理工作是一個繁瑣復(fù)雜的工作，需要有專業(yè)的人員來操作，我們應(yīng)該嚴(yán)格規(guī)定招聘標(biāo)準(zhǔn)，同時也要對員工進(jìn)行專業(yè)知識培訓(xùn)。組織他們定期開展會議談?wù)搯栴}，解決問題，可以派主干人員區(qū)去別的政府機關(guān)學(xué)習(xí)檔案管理經(jīng)驗，另外檔案管理人員也要做好機密文件的管理工作，保證檔案的安全性。

3.加強檔案計算機管理最大化。隨著時代的發(fā)展科技的進(jìn)步，我們應(yīng)該與時俱進(jìn)，對于部分檔案，如：會議記錄與決策、人事資料、重要電話記錄、重要圖片以及帶有實用價值的文書稿件等，我們需要妥善保存，管理人員對檔案只需要檢索與查閱信息就可快捷查找資料，同樣政府機關(guān)信息資源各個部門人員也可以通過登錄網(wǎng)址的方式直接共享檔案信息，我們實現(xiàn)電子化管理可以替代人工避免實際工作中出現(xiàn)的問題。電子化管理把紙質(zhì)文件、聲像文件這些傳統(tǒng)文件轉(zhuǎn)型為電子檔案，這樣可以減少資源浪費和查找困難等問題。另外各個單位應(yīng)該通力合作，積極協(xié)調(diào)內(nèi)部關(guān)系，努力加強政府機關(guān)檔案管理的信息化建設(shè)。

4.傳統(tǒng)檔案與電子檔案做好優(yōu)勢互補。電子檔案管理的使用還難以完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理，畢竟許多政府檔案工作的管理許多是需要本人簽字的，這些都是需要紙質(zhì)版的檔案和計算機網(wǎng)絡(luò)的共同使用。能夠保證文件的真實性和憑證性。將兩套體系做到有的放矢，而且，計算機網(wǎng)絡(luò)檔案管理能實現(xiàn)隨時隨地查找，而傳統(tǒng)檔案管理又可以避免丟失的可能，為政府檔案管理加上雙保險。

5.注重檔案計算機管理的基礎(chǔ)建設(shè)。對于檔案管理工作我們應(yīng)該加大資金投入，配置的現(xiàn)代化的檔案設(shè)施，在政府機關(guān)的檔案管理教室配備消防、保衛(wèi)、溫濕度控制等設(shè)備，并定時檢查，同樣招聘專業(yè)的技術(shù)維修人員，定時對軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行有效的維修與養(yǎng)護，加強電腦防護墻的建設(shè)，防止不法分子竊取資料。

三、結(jié)語

我們要積極加強政府機關(guān)檔案管理工作的合理化利用，努力實現(xiàn)信息化與數(shù)字化管理，加大資金投入力度，落實基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，同時加強管理工作者的相關(guān)專業(yè)的培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能和相關(guān)的知識。政府機關(guān)的工作就是連接政府機關(guān)和人民的紐帶，也是政府機關(guān)快速發(fā)展的強大后方，新時代，我們政府機關(guān)政府機關(guān)更應(yīng)該發(fā)揮帶頭作用，不斷提高辦公質(zhì)量，保證政府機關(guān)各項工作的有效運轉(zhuǎn)。

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