檔案管理的規(guī)范化進(jìn)程研究

王翠瑩 （潮州日?qǐng)?bào)社 521000）

檔案作為黨和國家各項(xiàng)工作和人民群眾各方面情況的真實(shí)記錄，是促進(jìn)各項(xiàng)事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)。然而當(dāng)前檔案管理過程中依然存在著一些問題，在現(xiàn)代檔案管理工作中，我們必須要對(duì)檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行思考，并且就如何解決這些問題，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化進(jìn)程進(jìn)行探究。

一、檔案管理過程中存在的問題

1.管理意識(shí)與管理體制落后，亟待改進(jìn)

在檔案管理工作中，由于工作人員自身對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠深刻，不重視檔案管理工作的規(guī)范化，加之當(dāng)前一些檔案管理機(jī)構(gòu)的管理體制不完善，尚有待改進(jìn)，因此檔案管理工作中存在一些影響規(guī)范化建設(shè)的問題。

2.檔案管理員隊(duì)伍素質(zhì)有待提升

考慮到檔案管理工作是一項(xiàng)細(xì)致而瑣碎的工作，因此要求從業(yè)人員應(yīng)當(dāng)具備較高的責(zé)任心、能夠認(rèn)真對(duì)待檔案管理中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，并且能夠全身心地投入于本職工作之中。不過從目前國內(nèi)檔案管理工作的從業(yè)人員隊(duì)伍整體素質(zhì)來看，相當(dāng)一部分檔案管理機(jī)構(gòu)或部門的從業(yè)人員存在著整體素質(zhì)不高的現(xiàn)象，這對(duì)于當(dāng)前的檔案管理工作而言是一個(gè)不利的因素。一些機(jī)構(gòu)或部門習(xí)慣于將年齡較大或者是新入職的人員安排到檔案管理部門，由此使得檔案管理工作難以收到預(yù)期的成效。

3.檔案管理方式與手段較為落后

在新時(shí)期，檔案管理面臨著信息化帶來的巨大的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，這就需要檔案管理部門積極改進(jìn)檔案管理的方式與手段，建立信息化的管理體系，提高檔案管理的信息化程度。但是目前的檔案管理部門雖然也引入了信息技術(shù)，但是很多檔案還是采取紙質(zhì)管理的基本方法，這種管理方法無論是從保存還是信息的檢索方面都存在很大的弊端，而現(xiàn)代社會(huì)信息膨脹，對(duì)于信息的處理效率要求比較高，在這樣的情況下，檔案管理工作中的傳統(tǒng)方法就不適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。

二、檔案管理的規(guī)范化

要想推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化，需要強(qiáng)化管理意識(shí)與管理的體制，強(qiáng)化基層檔案管理人才培訓(xùn)，推動(dòng)檔案管理的信息化進(jìn)程。下面我們將對(duì)這幾個(gè)方面展開研究。

1.強(qiáng)化管理意識(shí)與管理的體制

要促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化，必須要強(qiáng)化檔案管理的意識(shí)與檔案管理的體制，意識(shí)是行為的先導(dǎo)，體制是檔案管理規(guī)范化的基本保障。為此，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該多家宣傳與教育，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，使管理人員與領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重要價(jià)值了然于心。其次，要完善檔案管理機(jī)構(gòu)的管理體制，制定獎(jiǎng)懲制度，從檔案的收集、整理、立卷歸檔，保管、統(tǒng)計(jì)、借閱、利用以及安全、保密等各個(gè)環(huán)節(jié)均建立健全完備的制度及措施，并將制度的落實(shí)情況納入檔案工作人員崗位責(zé)任進(jìn)行考核，如此雙管齊下，才能使檔案管理工作的規(guī)范化得到有效推進(jìn)。

2.強(qiáng)化基層檔案管理人才培訓(xùn)

考慮到檔案管理人員所具備的職業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)水平將對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生直接的影響，因此，基于提升檔案管理工作實(shí)效性的考慮，檔案管理機(jī)構(gòu)或部門要?jiǎng)?chuàng)造有利于檔案管理從業(yè)人員主觀能動(dòng)性得以充分發(fā)揮的外部環(huán)境，進(jìn)而使其的職業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)水平得到切實(shí)提升。同時(shí)，面臨信息技術(shù)被引入到檔案管理工作這一現(xiàn)狀，要求檔案管理部門要注重對(duì)自身管理模式的革新。由此便意味著檔案管理從業(yè)人員應(yīng)當(dāng)在具備足夠職業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)水平的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)掌握足夠的信息技術(shù)應(yīng)用能力。因?yàn)橄惹暗臋n案管理模式已經(jīng)無法同現(xiàn)今檔案管理工作的實(shí)際要求相匹配，故而檔案管理部門應(yīng)當(dāng)面向廣大檔案管理從業(yè)人員開展在職培訓(xùn)。通過在職培訓(xùn)的形式，幫助檔案管理從業(yè)人員取得進(jìn)步。

3.推動(dòng)檔案管理的信息化進(jìn)程

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，數(shù)字信息化時(shí)代已經(jīng)基本形成并呈現(xiàn)出了迅猛的發(fā)展趨勢(shì)。所以，時(shí)代的發(fā)展要求人們的日常生產(chǎn)生活以及工作的方方面面都需要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，以此更好的推動(dòng)數(shù)字信息化社會(huì)快速發(fā)展。為了避免檔案管理工作同社會(huì)發(fā)展的實(shí)際情況發(fā)生脫節(jié)，因此，檔案管理機(jī)構(gòu)或部門要積極引入現(xiàn)代化信息技術(shù)。這不但是時(shí)代的發(fā)展對(duì)于檔案管理工作提出的全新要求，也是信息技術(shù)時(shí)代背景下，檔案管理工作機(jī)構(gòu)或部門所應(yīng)當(dāng)做出的必然選擇。近些年來，信息技術(shù)的快速發(fā)展與普及，極大地改變了社會(huì)公眾的生活方式。不過國內(nèi)多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)或部門對(duì)于信息技術(shù)所帶來的影響和改變則或多或少地存在著不夠重視的情況，這種情況的產(chǎn)生一方面是因?yàn)闄n案管理工作長(zhǎng)期以來未能得到應(yīng)有的重視，從而使得檔案管理部門或機(jī)構(gòu)以及相關(guān)的從業(yè)人員也在一定程度上存在著得過且過的心理，同時(shí)，多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)或部門以及相關(guān)的從業(yè)人員在習(xí)慣了傳統(tǒng)的檔案管理工作模式之后，不愿意或怠于加以改變。部分檔案管理機(jī)構(gòu)或部門受限于自身經(jīng)費(fèi)的不足，即便其產(chǎn)生了引入和應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段的想法，但資金供給的不足，使其被迫堅(jiān)持傳統(tǒng)的管理模式。面對(duì)前述情況的存在，檔案管理機(jī)構(gòu)或部門應(yīng)當(dāng)積極尋求上級(jí)機(jī)關(guān)的資金扶持，同時(shí)，亦應(yīng)當(dāng)注重對(duì)自身工作理念的變革和創(chuàng)新，充分實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)手段的重視和引用。

三、結(jié)語

以上，我們從檔案管理過程中存在的問題入手，對(duì)檔案管理的規(guī)范化展開了研究。檔案管理工作是一項(xiàng)十分關(guān)鍵的工作，也是一項(xiàng)十分繁瑣的工作。希望今后的檔案管理工作中，管理部門和管理人員都能對(duì)現(xiàn)存問題引起重視，并著手加以改進(jìn)，從而推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。