淺談小型水利工程建設(shè)項目的檔案管理問題及應(yīng)對措施

葉留根 曹文淵

【摘要】小型水利工程建設(shè)項目的檔案是形成于建設(shè)過程最可靠的原始資料，具有無法替代性、不可再生性，在建成小型水利工程項目的同時形成大量檔案。本文主要探討小型水利工程建設(shè)項目的檔案管理問題，提出應(yīng)對措施，促進檔案管理水平的提升。

【關(guān)鍵詞】小型水利項目；工程建設(shè)；檔案管理；問題及措施

水利工程建設(shè)項目的檔案記錄著整個建設(shè)管理過程的情況，管理檔案不僅反映出小型水利工程建設(shè)項目的規(guī)劃、勘察、設(shè)計、施工、建設(shè)管理等真實面貌，還為后期工程的運行、管理與維護提供重要依據(jù)，是服務(wù)地方水利與經(jīng)濟發(fā)展的必備基礎(chǔ)，在水利項目的建設(shè)運營、維護維修以及維權(quán)審計等方面有突出作用，加強管理勢在必行。

一、小型水利工程建設(shè)項目的檔案管理問題

（一）檔案收集歸檔不完整

現(xiàn)階段，水利工程尤其是小型水利工程建設(shè)項目的管理人員大多都是在后期才著手整理、收集文件材料，導(dǎo)致材料收集不及時，遺失文件，且原件少、復(fù)印件多，嚴(yán)重缺少原始資料等。正因為工程管理人員將檔案管理看成項目的掃尾工作，缺乏檔案收集歸檔意識，責(zé)任心不強，有多少就收多少，缺失關(guān)鍵材料，輕視對文件質(zhì)量的把關(guān)，或文件內(nèi)容不全，或簽字蓋章缺失，檔案不完整。

（二）工程檔案保管不嚴(yán)格

在建設(shè)小型水利工程項目的過程中經(jīng)常要使用一些文件材料，如設(shè)計施工圖紙、施工工序安排、進度計劃、行政報審文件與批復(fù)文件等，在形成這些文件材料之后被利用時因制度不完善、工程管理人員制度執(zhí)行不到位，對借出與歸還都缺乏相應(yīng)手續(xù)，造成檔案的利用管理不規(guī)范，保管不嚴(yán)格。

（三）缺乏利用效果的反饋

針對小型水利工程建設(shè)項目的檔案，工程管理人員只將使用者的登記信息作為年度考核材料，沒有在利用檔案之后主動跟蹤具體的利用效果，無法獲悉檔案信息利用有效與否，更談不上分析利用效果，開發(fā)水利工程項目建設(shè)檔案信息資源，致使寶貴的水利工程信息資源與經(jīng)驗都停留在簡單的參考利用階段，制約檔案發(fā)揮更大的價值。

（四）檔案信息化水平不高

基層工程管理人員缺乏對先進檔案管理技術(shù)與技能的掌握是阻礙小型水利工程建設(shè)項目的檔案管理信息化進程的重要原因之一。因工程管理人員很少進行系統(tǒng)學(xué)習(xí)、接受專業(yè)培訓(xùn)，不能完全掌握電子檔案管理、檔案數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)等技能，影響小型水利工程建設(shè)項目的檔案管理信息化水平的大幅度提升。

二、小型水利工程建設(shè)項目的檔案管理應(yīng)對措施

（一）做好檔案收集工作，保證檔案完整

管理小型水利工程建設(shè)項目的檔案的第一步就是及時收集各類文件材料，保持檔案歸檔與工程建設(shè)的同步。工程管理人員要在建設(shè)小型水利工程項目的全過程收集文件材料，直到工程竣工驗收并移交使用。在建設(shè)初始階段，工程管理人員應(yīng)對收集文件材料負責(zé)，明確自身任務(wù)要求，登記好發(fā)文與收文，一旦發(fā)現(xiàn)材料缺失或不齊，務(wù)必及時補救，并基于小型水利工程建設(shè)項目的檔案形成特征確定收集方法。如果文件材料形成周期短，有較強的時效性，就必須及時收集，預(yù)防因拖延致其遺缺，提高檔案質(zhì)量；如果文件材料形成周期較長，應(yīng)明確收集時間段，可依據(jù)工作內(nèi)容劃分，或依據(jù)工作階段劃分，保證完整收集文件材料；使用分類收集歸檔方法，依據(jù)小型水利工程建設(shè)項目的立項、可行性研究、設(shè)計、施工、竣工驗收等時期同步整編歸檔文件材料，確保檔案的完整性。

（二）加強執(zhí)行管理制度，嚴(yán)格保管檔案

小型水利工程建設(shè)項目的檔案涉及較多方面，不僅質(zhì)量要求較高，利用價值也較高，收集歸檔原件的難度較大，工程管理人員必須加強對檔案管理制度的執(zhí)行，嚴(yán)格保管檔案。第一，嚴(yán)格執(zhí)行水利檔案規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，提高依法治黨意識和檔案管理自覺性；第二，將管理、查閱借閱等各項檔案管理制度落到實處，形成科學(xué)有效的檔案管理；第三，將小型水利工程建設(shè)項目的檔案管理工作納入工程項目建設(shè)與管理程序，納入專業(yè)工程管理部門與工程管理人員的職責(zé)范圍，層層審核把關(guān)，最大限度發(fā)揮工程管理部門和人員的檔案管理主動性、積極性，保證竣工時檔案工作的內(nèi)在質(zhì)量。

（三）培養(yǎng)主動開發(fā)意識，提高利用效果

工程管理人員不僅要做好小型水利工程建設(shè)項目的檔案收集歸檔與保管工作，還要提高追蹤和分析檔案利用效果的主動意識，拒絕讓檔案的利用價值停留在表面參考上。工程管理人員應(yīng)主動追蹤檔案利用效果，基于反饋信息了解檔案的各種效益，主動深入開發(fā)檔案信息資源，發(fā)揮檔案的深層次價值，促使水利工程檔案利用凸顯高級效果，促使大眾認(rèn)識到水利工程檔案的重要價值，體會水利檔案管理的重要意義。依據(jù)現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)，基層工程管理人員應(yīng)主動使用檔案管理設(shè)備設(shè)施，對檔案資料實現(xiàn)數(shù)字化管理、網(wǎng)絡(luò)化傳遞，滿足參建方的檔案利用需求，為小型水利工程項目的建設(shè)與管理提供便捷有效的檔案信息服務(wù)。

（四）實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，提高信息化水平

依據(jù)檔案管理規(guī)定，小型水利工程管理人員要統(tǒng)一管理工程項目資料，并依據(jù)要求提交項目資料，檢驗檔案資料的規(guī)范性和完整性。在小型水利工程建設(shè)項目開工之前，工程管理人員應(yīng)通過勘測、監(jiān)理、設(shè)計、施工、供應(yīng)商等了解檔案資料管理情況并進行監(jiān)督，運用檔案管理網(wǎng)絡(luò)促進基層檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，保證有序開展檔案管理工作?；鶎庸こ坦芾砣藛T應(yīng)積極接受專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，通過學(xué)習(xí)、參觀等方式有針對性地掌握先進的檔案管理信息化技術(shù)與技能，自覺加強學(xué)習(xí)水利工程建設(shè)與檔案管理專業(yè)知識，持續(xù)拓寬知識面，不斷優(yōu)化自身知識結(jié)構(gòu)，掌握現(xiàn)代化檔案管理業(yè)務(wù)能力，提高小型水利工程建設(shè)項目的檔案管理信息化水平。

三、結(jié)語

為搞好小型水利工程建設(shè)項目的檔案管理工作，基層工程管理人員務(wù)必要重視解決好檔案收集歸檔不完整、保管不嚴(yán)格、利用效果缺乏反饋、信息化水平不高等主要問題，做好檔案收集工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，培養(yǎng)主動開發(fā)意識，實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化信息化管理，以便管好用好小型水利工程建設(shè)項目的檔案，滿足各方需要，進一步適應(yīng)水利工作要求。

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