精細(xì)化考勤在人力資源管理系統(tǒng)中的應(yīng)用

李穎

【摘 要】考勤是人力資源管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，在人力資源管理系統(tǒng)中精細(xì)化考勤具有重要的應(yīng)用價(jià)值。企業(yè)要結(jié)合自身管理模式，對人力資源管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，充分發(fā)揮精細(xì)化考勤的作用，進(jìn)而提升企業(yè)的人力資源管理水平。本文對精細(xì)化考勤的重要性進(jìn)行了分析，并探討了精細(xì)化考勤在人力資源管理系統(tǒng)中的應(yīng)用措施。

【關(guān)鍵詞】精細(xì)化考勤；人力資源管理系統(tǒng)；應(yīng)用；措施

精細(xì)化管理是源于發(fā)達(dá)國家的一種管理理念，是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向更深層次的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式。考勤管理是企業(yè)管理的重要環(huán)節(jié)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，電子考勤管理逐步得到應(yīng)用，精細(xì)化考勤管理也應(yīng)運(yùn)而生，使考勤管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化、智能化。在精細(xì)化考勤應(yīng)用過程中，企業(yè)要借助人力資源管理系統(tǒng)，經(jīng)過差異分析、權(quán)限設(shè)置、規(guī)范運(yùn)作、需求配置及強(qiáng)化應(yīng)用，建立健全考勤管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)考勤、管理的雙重職能，從而為考勤管理提供支持平臺。

一、精細(xì)化考勤的重要性分析

（一）傳統(tǒng)考勤管理問題

隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模擴(kuò)大，員工數(shù)量增多，傳統(tǒng)的手工考勤管理方式無法精確地記錄和查詢員工考勤信息，同時(shí)還存在著管理難度大、人為影響因素多的現(xiàn)象，浪費(fèi)了很多的人力、物力，卻無法保證數(shù)據(jù)的及時(shí)性和精確性，給企業(yè)的考勤管理帶來諸多困難?？记诠芾砣藛T素質(zhì)對考勤管理水平影響較大，考勤信息的準(zhǔn)確性與真實(shí)性無法得到有效保證，容易弄虛作假，也容易發(fā)生考勤糾紛，特別是在遲到、早退、曠工的管理上，缺乏強(qiáng)有力的制約與監(jiān)控手段。此外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)考勤管理存在著不易更新、不易存放、容易丟失、難以備份、隨意修改等重大缺陷，無法保證考勤信息的準(zhǔn)確性。

（二）精細(xì)化的重要性

通過上述分析，可以發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)考勤方式的落后性日趨明顯，成為企業(yè)實(shí)現(xiàn)全面信息化管理中的一個短板。精細(xì)化考勤就是通過制度化、程序化、標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)化的手段，使考勤管理各單元精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運(yùn)行，做到管理責(zé)任具體化、明確化。精細(xì)化考勤的具體特點(diǎn)為：第一，制度化，企業(yè)要建立完善的考勤管理制度，例如，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，制定符合企業(yè)特點(diǎn)的休假模式，不能毫無緣由地進(jìn)行隨意休假，雖然休假時(shí)間按照國家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，但是一旦出現(xiàn)請假、曠工和遲到早退等多次違紀(jì)情況，就要酌情考慮職工的休假問題；第二，程序化，根據(jù)企業(yè)的不同情況，制定不同的考勤表，同時(shí)要確定企業(yè)的考勤管理負(fù)責(zé)人，定期將考勤表的結(jié)果進(jìn)行匯總，上報(bào)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便領(lǐng)導(dǎo)能夠及時(shí)了解考勤的具體情況，便于日后的考勤監(jiān)督和管理；第三，嚴(yán)謹(jǐn)化，嚴(yán)格按時(shí)間和相關(guān)要求標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)事求是上報(bào)考勤情況，各科室、班組考勤負(fù)責(zé)人要按照規(guī)定的時(shí)間，在網(wǎng)上提交考勤數(shù)據(jù)，領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽字同意后，才能夠完成考勤管理工作?？傊?，精細(xì)化考勤管理與傳統(tǒng)粗放式考勤管理的區(qū)別就在于對員工考勤過程進(jìn)行記錄，實(shí)現(xiàn)員工工作班次和休假定額的管理，對員工休假、缺勤、出勤、加班等信息的維護(hù)，通過考勤計(jì)算和審批，產(chǎn)生相應(yīng)的考勤統(tǒng)計(jì)信息，實(shí)現(xiàn)考勤流程的精細(xì)化管理。

二、精細(xì)化考勤在人力資源管理系統(tǒng)中的應(yīng)用

（一）明確精細(xì)化考勤制度

在企業(yè)的管理實(shí)踐中，對員工管理的基本手段就是制度化管理，而考勤管理是企業(yè)人力資源管理的重要內(nèi)容，因此，必須建立并不斷完善企業(yè)的考勤管理制度。精細(xì)化考勤制度應(yīng)包括的主要內(nèi)容有：考勤的原則和目的；上班時(shí)間、休息時(shí)間的界定；考勤方式、不同工時(shí)制度員工的考勤方式；遲到、早退、曠工的界定及次數(shù)的限制；串崗、離崗的界定；請假的程序及批準(zhǔn)權(quán)限；請銷假制度、獎勵措施及懲罰措施等?？记谥贫鹊闹贫ㄗ呙裰鞒绦?，一是符合法律要求，二是這樣制定出來的制度更能反映職工需求，保證制度更符合實(shí)際，減少后續(xù)執(zhí)行中的障礙。通過明確精細(xì)化考勤管理制度，能夠?yàn)槿肆Y源管理系統(tǒng)相關(guān)功能的設(shè)定提供可靠的依據(jù)。

（二）合理配置系統(tǒng)功能

企業(yè)要根據(jù)實(shí)際情況制定人力資源管理系統(tǒng)中出勤管理、缺勤及休假、加延班等管理規(guī)則，并配置相應(yīng)審批流程。精細(xì)化考勤系統(tǒng)的主要功能是記錄員工日常出勤信息及加班、出差、請假、簽卡信息的記錄，因此系統(tǒng)中各類假別的設(shè)置以及統(tǒng)計(jì)計(jì)算方法設(shè)置尤為重要。企業(yè)應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和具體考勤管理制度，合理配置員工的假期額度、系統(tǒng)請假、簽卡、加班等審批流程等，通過讀取員工的機(jī)器考勤記錄，結(jié)合排班計(jì)算出員工的出勤工時(shí)、缺勤及休假時(shí)間、加延班時(shí)間。此外，考勤結(jié)果直接輸出到薪酬管理模塊，包括加延班時(shí)間、各類產(chǎn)生扣款的假別及缺勤時(shí)間等。對于實(shí)行綜合工時(shí)制的企業(yè)，在系統(tǒng)中設(shè)置綜合工時(shí)制人員加延班時(shí)間和預(yù)調(diào)休時(shí)間的自動抵扣，根據(jù)加班、延班、節(jié)假日加班的不同類別維護(hù)，系統(tǒng)自動按出勤工時(shí)和加班類別計(jì)算加班工資、延班工資和節(jié)假日加班工資以及預(yù)調(diào)休扣款，大大減少人工數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)計(jì)算的工作量，提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。

（三）細(xì)化管理角色

考前管理中主要涉及考勤排班、考勤員、考勤管理、考勤審批等四項(xiàng)內(nèi)容，其中前三個角色與考勤審批有一定的矛盾，在實(shí)際工作中，單一的角色劃分不能夠滿足工作要求，因此，分級管理的情況一直存在，例如各基層單位的“計(jì)劃工作時(shí)間”應(yīng)由企業(yè)統(tǒng)一指定，“休假定額”的生成應(yīng)由二級單位確認(rèn)等。為此，企業(yè)在權(quán)限采集時(shí)將各個管理角色按“公司級”、“分廠級”、“車間級”進(jìn)行劃分，滿足管理需求。在精細(xì)化考勤中，要對各級用戶的管理職責(zé)進(jìn)行明確，如考勤的真實(shí)性由審批用戶負(fù)責(zé)；基層單位無權(quán)使用批量導(dǎo)入考勤數(shù)據(jù)的權(quán)限；計(jì)劃工作時(shí)間的修改由二級單位人事部門負(fù)責(zé)監(jiān)督管理；休假定額由二級單位人事部門依據(jù)有關(guān)文件管理維護(hù)等。權(quán)限的分級管理是一個權(quán)限下移和規(guī)范的過程，基層用戶有了更多的權(quán)限，但同時(shí)也有了更大的責(zé)任，考勤數(shù)據(jù)一經(jīng)審核無法更改，有效地保證了歷史數(shù)據(jù)的完整性。

（四）強(qiáng)化系統(tǒng)應(yīng)用功能

在人力資源管理系統(tǒng)使用過程中，企業(yè)應(yīng)不斷提升系統(tǒng)性能，以應(yīng)對不斷增大的數(shù)據(jù)量、減少用戶等待時(shí)間，同時(shí)，應(yīng)不斷健全系統(tǒng)功能，如提升操作界面的友好程度、設(shè)置相關(guān)的提醒功能等。在精細(xì)化考勤中，通過對考勤數(shù)據(jù)處理記錄的統(tǒng)計(jì)分析得出員工的遲到、早退、曠工信息和加延班、出差、請假天數(shù)信息，根據(jù)需求編制自動生成多維度多方案的考勤報(bào)表，例如員工考勤表、缺勤統(tǒng)計(jì)表、考勤簽字表等，可根據(jù)不同單位、不同時(shí)間范圍、不同人員類別等進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和輸出，便于統(tǒng)計(jì)分析和員工核對確認(rèn)。此外，編制管理手冊，管理手冊是系統(tǒng)應(yīng)用過程中必要的規(guī)范性指導(dǎo)文檔，同時(shí)也是管理文檔。在系統(tǒng)推廣應(yīng)用過程中編制用戶手冊，并有針對性地進(jìn)行用戶培訓(xùn)，在系統(tǒng)應(yīng)用過程中，明確由業(yè)務(wù)為中心，關(guān)鍵用戶協(xié)助開展工作的方式進(jìn)行，并將系統(tǒng)運(yùn)行情況納入企業(yè)的績效考核管理，強(qiáng)化系統(tǒng)應(yīng)用。

三、結(jié)束語

總而言之，考勤管理是企業(yè)人力資源管理的重要環(huán)節(jié)。加強(qiáng)考勤管理、嚴(yán)肅考勤制度是企事業(yè)單位做好各項(xiàng)經(jīng)營管理工作的前提與保障。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展和人力資源管理系統(tǒng)的不斷完善，電子考勤管理逐步得到應(yīng)用，使得企業(yè)的精細(xì)化考勤管理水平得到提升，這就需要企業(yè)加強(qiáng)實(shí)踐，進(jìn)一步發(fā)揮細(xì)化考勤的重要作用。

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