行政事務(wù)人員日常事務(wù)處理技巧分析

陸志剛

【摘 要】當(dāng)前，在事業(yè)單位中行政事務(wù)人員所占據(jù)的地位越來(lái)越重要。本文入手于行政事務(wù)工作概述，并在此基礎(chǔ)上對(duì)事業(yè)單位中行政事務(wù)人員日常事務(wù)處理方法和技巧展開(kāi)分析，以期推動(dòng)行政事務(wù)人員工作質(zhì)量與效率的提升。

【關(guān)鍵詞】行政事務(wù)人員；日常事務(wù)；處理技巧

行政事務(wù)人員在我國(guó)已擁有了一定的存在時(shí)間，然而在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展、改革背景下，進(jìn)一步加快了城市化進(jìn)程，行政事務(wù)人員職能與作用也相應(yīng)的有變化產(chǎn)生。要想將行政事務(wù)工作更好地完成，成為一名優(yōu)秀的行政事務(wù)人員，就必須在工作實(shí)踐中不斷進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，通過(guò)對(duì)工作技巧的探索，實(shí)現(xiàn)自身素質(zhì)與工作能力的提高，為工作質(zhì)量與效率的提升奠定基礎(chǔ)。

一、行政事務(wù)工作概述

行政事務(wù)人員指的是行政機(jī)關(guān)內(nèi)借助國(guó)家權(quán)力執(zhí)行公務(wù)、實(shí)施社會(huì)事務(wù)的公共管理或?qū)⒆陨韮?nèi)部事務(wù)管理完成的工作人員。各個(gè)國(guó)家的行政事務(wù)人員因法規(guī)上存在差異的緣故，也有不同的指代范圍。我國(guó)行政事務(wù)人員主要指的是從事于黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等部門的行政管理工作人員。行政事務(wù)人員是政府與人民之間的聯(lián)系橋梁，負(fù)責(zé)行政組織工作目標(biāo)與工作職責(zé)的實(shí)現(xiàn)，其日常事務(wù)處理與政府形象和人民群眾的切身利益有著直接聯(lián)系存在，能為行政任務(wù)的良好完成提供可靠保障。

行政事務(wù)人員日常事務(wù)處理過(guò)程中，“一切為了人民，為了人民的一切”這一思想是必須始終堅(jiān)持的，該思想不但是習(xí)近平總書(shū)記的為民情懷，同時(shí)也體現(xiàn)了中國(guó)共產(chǎn)黨全心全意為人民服務(wù)的宗旨[1]。一方面，要在內(nèi)心中始終將人民需求放在首位，做到“心中有民”。另一方面，對(duì)于應(yīng)擔(dān)當(dāng)?shù)呢?zé)任必須主動(dòng)擔(dān)當(dāng)，做到“心中有責(zé)”。行政事務(wù)人員在日常事務(wù)處理過(guò)程中，需追隨為人民服務(wù)的思想，突出自身公仆意識(shí)、公正廉潔意識(shí)、為民負(fù)責(zé)意識(shí)和修身正己意識(shí)，將為人民行使好權(quán)力、管理好國(guó)家的責(zé)任落實(shí)。

二、行政事務(wù)人員日常事務(wù)處理方法

（一）臺(tái)賬分類法

該方法指的是在日常工作事務(wù)處理過(guò)程中，建立有關(guān)于工作的臺(tái)賬，并對(duì)臺(tái)賬時(shí)時(shí)進(jìn)行維護(hù)、更新，便于推動(dòng)工作效率提升的方式。利用該方式不但能夠清晰化、有序化繁瑣的工作，同時(shí)還能標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化日常工作的處理。而當(dāng)今正處于迅速發(fā)展的數(shù)字化時(shí)代，行政事務(wù)人員借助各類計(jì)算機(jī)技術(shù)以數(shù)據(jù)庫(kù)的模式建立臺(tái)賬，并再將相關(guān)數(shù)據(jù)維護(hù)更新工作落實(shí)之后，能使工作的開(kāi)展更為流暢、順利。

（二）追根究底法

該方法主要負(fù)責(zé)由領(lǐng)導(dǎo)交辦的線索不足、難度較大的特殊事務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)在這類事務(wù)交辦時(shí)通常都不會(huì)清楚地講訴事務(wù)整個(gè)過(guò)程，行政人員僅有追根究底，認(rèn)真追查事務(wù)根源，對(duì)整件事情從根本上進(jìn)行了解，明確整個(gè)事務(wù)的前因后果，以此將根本重點(diǎn)所在找到，才能對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的指示正確領(lǐng)會(huì)，最終將任務(wù)完成。

（三）舉一反三

在日常事務(wù)處理中應(yīng)學(xué)會(huì)舉一反三，在與一個(gè)問(wèn)題接觸的時(shí)候?qū)崿F(xiàn)快速地觸類旁通，便于為領(lǐng)導(dǎo)工作的開(kāi)展提供更好的幫助?；诖?，在考評(píng)事業(yè)單位行政事務(wù)人員工作時(shí)，所參考的依據(jù)中工作能否及時(shí)、高效、優(yōu)質(zhì)開(kāi)展十分重要。而若是能在工作中實(shí)現(xiàn)舉一反三，將存在于工作中的問(wèn)題找出并深入挖掘、分析，便能將行之有效的建議提供給領(lǐng)導(dǎo)，為單位工作整體的良性發(fā)展提供可靠保證。

（四）日志記錄法

行政事務(wù)人員每天所處理的工作任務(wù)不但數(shù)量大，也十分繁瑣，若是工作方法不夠良好，極易導(dǎo)致工作出現(xiàn)雜亂無(wú)章的情形。而借助日志記錄法便可將這一問(wèn)題很好地解決，使日常事務(wù)處理變得有跡可循。行政事務(wù)人員工作中通過(guò)信息管理軟件的應(yīng)用，可使工作有計(jì)劃、有條理。及時(shí)將工作日志、日常安排、通訊錄及待辦事項(xiàng)等內(nèi)容錄入，并完成定時(shí)提醒的設(shè)定，就能有效避免出現(xiàn)工作遺漏的問(wèn)題。

三、行政事務(wù)人員日常事務(wù)處理技巧

（一）信息處理技巧

信息處理是行政事務(wù)人員的工作基礎(chǔ)，每天所需處理的信息量十分大。當(dāng)前正處于信息時(shí)代，內(nèi)部信息與單位內(nèi)部機(jī)密存在密切聯(lián)系，在生產(chǎn)、發(fā)展中所發(fā)揮的作用十分重要。若是能將信息更好地處理，工作開(kāi)展便能更順利、有效[2]。行政事務(wù)人員負(fù)責(zé)信息的收集、整理，并以重要程度為依據(jù)對(duì)收集的信息進(jìn)行區(qū)分。信息若是能及時(shí)完成收集，可將有效的參考依據(jù)提供給領(lǐng)導(dǎo)的正確決策；能對(duì)兄弟單位的信息更深入的了解，便于將競(jìng)爭(zhēng)準(zhǔn)備落實(shí)；還能對(duì)國(guó)家政策更精準(zhǔn)的了解，為事業(yè)單位快速有效地發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（二）協(xié)調(diào)溝通技巧

對(duì)于行政事務(wù)人員而言，協(xié)調(diào)溝通能力一個(gè)對(duì)其能力檢測(cè)的重要指標(biāo)，優(yōu)秀的行政事務(wù)人員在事務(wù)處理中，需將協(xié)調(diào)溝通落實(shí)。如行政事務(wù)人員在處理關(guān)系時(shí)，需將方向找好、思路找準(zhǔn)，不但要明確態(tài)度，還需對(duì)大局予以考慮，幫助領(lǐng)導(dǎo)將關(guān)系協(xié)調(diào)工作落實(shí)，在確保團(tuán)結(jié)互助的基礎(chǔ)上推動(dòng)單位凝聚力的實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，在處理日常事務(wù)時(shí)，針對(duì)自身協(xié)調(diào)溝通能力也需不斷進(jìn)行強(qiáng)化，始終秉持謙虛的態(tài)度，落實(shí)日常事務(wù)的協(xié)調(diào)安排，以相應(yīng)的溝通方法處理不同人群的溝通，在將協(xié)調(diào)溝通技巧熟練掌握的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)日常工作的高效完成，推動(dòng)單位行政事務(wù)工作的提升。

（三）文檔處理技巧

現(xiàn)下，文檔管理內(nèi)容主要包括：其一，處理來(lái)文，如簽收、登記、呈批、復(fù)印及分送等；其二，管理普通信函及文件材料，如保管、歸檔、立卷、銷毀和利用原始資料數(shù)據(jù)等；其三，管理電子文檔，如更新、保存、備份和設(shè)密等；其四，發(fā)送、接收和引發(fā)穿針等。對(duì)于行政事務(wù)人員而言，文檔管理這份工作盡管較為基礎(chǔ)，但是極具繁瑣性。

（四）會(huì)議安排技巧

對(duì)于行政事務(wù)人員而言，必須具備圓滿完成會(huì)議安排的技巧，能否良好的完成會(huì)議安排可直接反映出行政事務(wù)人員能力的高低。完整的會(huì)議安排需將準(zhǔn)備工作做好、通過(guò)信息收集整理完成會(huì)議議題的擬定，并在準(zhǔn)備好會(huì)議議題、資料后，及時(shí)報(bào)告于領(lǐng)導(dǎo)，獲取會(huì)議的批準(zhǔn)。對(duì)于會(huì)議的每一個(gè)細(xì)節(jié)問(wèn)題都必須予以充分考慮，力求做到最佳，在確定好會(huì)議地點(diǎn)、時(shí)間及人員后也需落實(shí)通知工作[3]。針對(duì)會(huì)議中可能出現(xiàn)的意外，需提前完成會(huì)議安排及應(yīng)急計(jì)劃的制定，為會(huì)議的順利開(kāi)展提供保障。針對(duì)會(huì)議過(guò)程中每一處細(xì)節(jié)的變化必須高度關(guān)注，出現(xiàn)突發(fā)事件時(shí)應(yīng)在第一時(shí)間進(jìn)行處理，保障會(huì)議運(yùn)行的順利。在會(huì)議結(jié)束之后，應(yīng)將會(huì)議的整理、歸納及總結(jié)等工作落實(shí)。

（五）電話接聽(tīng)技巧

行政事務(wù)人員在日常工作中，電話接聽(tīng)十分頻繁，故而必須將電話接聽(tīng)技巧掌握，便于電話接聽(tīng)工作任務(wù)得以圓滿完成。行政事務(wù)人員在電話接聽(tīng)過(guò)程中，應(yīng)帶給對(duì)方一種自己是專業(yè)人員的感受，這也就對(duì)相關(guān)人員提出了具備專業(yè)知識(shí)、態(tài)度和藹、語(yǔ)氣誠(chéng)懇的要求，通過(guò)自己專業(yè)能力的充分發(fā)揮，將對(duì)方征服。同時(shí)，行政事務(wù)人員還需將電話分類處理工作完善，及時(shí)處理重要事務(wù)電話，與相關(guān)部門積極聯(lián)系；妥善處理部分騷擾電話，落實(shí)自身為領(lǐng)導(dǎo)解決問(wèn)題、排憂解難的職責(zé)。

四、結(jié)語(yǔ)

在機(jī)關(guān)單位日常事務(wù)的處理過(guò)程中，行政事務(wù)人員所發(fā)揮的作用極其關(guān)鍵。要想使政府工作目標(biāo)得以高效率地實(shí)現(xiàn)，就必須將日常事務(wù)處理技巧熟練掌握，而行政事務(wù)人員若是針對(duì)日常事務(wù)無(wú)法較好地處理，不但會(huì)在一定程度上影響單位的工作，同時(shí)還會(huì)對(duì)政府日常工作的及時(shí)開(kāi)展造成阻礙，人民群眾生產(chǎn)生活也會(huì)受到一定的影響，最終導(dǎo)致人民心中政府的形象受到損傷?；诖?，行政事務(wù)人員就必須不斷強(qiáng)化自身思想道德素質(zhì)、法律意識(shí)，通過(guò)對(duì)工作技巧和效率的提升、工作經(jīng)濟(jì)的積極歸納總結(jié)，將自身作為政府與人民之間的聯(lián)系橋梁作用充分發(fā)揮。

【參考文獻(xiàn)】

[1]陳強(qiáng).行政事務(wù)人員日常事務(wù)處理技巧淺析[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2017（12）.

[2]武衛(wèi)東.試論行政事務(wù)人員日常事務(wù)處理技巧[J].科技展望，2017（11）.

[3]季一軍.淺析如何提升機(jī)關(guān)行政事務(wù)人員日常事務(wù)處理技巧[J].社會(huì)科學(xué)：文摘版：00345-00345.