探究技工院校檔案信息化管理的有效途徑

常朝霞

[摘 要]近幾年，隨著社會發(fā)展過程中表現(xiàn)出對技術(shù)技能型人才的強烈需求，技工院校的發(fā)展開始受到廣泛關(guān)注，技工院校的招生規(guī)模也得到了適當(dāng)?shù)耐卣?。受此影響，技工院校檔案管理工作復(fù)雜化程度明顯提高，只有結(jié)合信息技術(shù)的應(yīng)用制定科學(xué)的檔案管理措施，才能夠促進檔案管理效率的提升，支持檔案資源的優(yōu)化利用。

[關(guān)鍵詞]技工院校；檔案管理；信息化建設(shè)

加快檔案管理工作的信息化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對技工院校檔案資源的全面整合，促進檔案資源的優(yōu)化利用，對檔案資源價值的發(fā)揮和技工院校辦學(xué)工作的優(yōu)化開展產(chǎn)生著相應(yīng)的積極影響。因此新時期要加強對技工院校檔案管理信息化建設(shè)的重視，并制定完善的信息化管理措施，逐步提高檔案管理水平，為技工院校各項工作的開展提供相應(yīng)的支持。

一、技工院校檔案管理信息化的內(nèi)容

對技工院校檔案管理工作信息化建設(shè)內(nèi)容進行系統(tǒng)的研究，發(fā)現(xiàn)在當(dāng)前社會背景下，結(jié)合技工院校檔案管理工作的具體要求，應(yīng)該從以下方面開展檔案信息化建設(shè)。首先，將信息技術(shù)融入到技工院校檔案管理工作中，促進教學(xué)檔案管理、學(xué)生檔案管理等工作的改革創(chuàng)新，并且制定完善的計算機檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對各類型檔案數(shù)據(jù)信息的搜集和整理，促進院校檔案管理工作逐步呈現(xiàn)出信息化和規(guī)范化發(fā)展狀態(tài)。其次，基于信息技術(shù)應(yīng)用的對學(xué)生檔案管理制度進行完善。學(xué)生檔案是技工院校檔案的重要組成部分，在探索檔案信息化建設(shè)的過程中，為了突出學(xué)生檔案管理工作的系統(tǒng)性和規(guī)范性，增強檔案管理服務(wù)能力，要結(jié)合信息技術(shù)的應(yīng)用建設(shè)信息化的檔案管理制度，促進學(xué)生檔案管理呈現(xiàn)出信息化發(fā)展態(tài)勢，逐步提高檔案管理工作的整體發(fā)展效果。最后，在應(yīng)用信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，完善檔案資料的搜集、整理和歸檔工作，保證檔案資料的完整性。同時，基于信息技術(shù)的應(yīng)用，還應(yīng)該針對資料質(zhì)量進行評估，明確不同資料的價值，進而保證資料管理質(zhì)量的進一步提升。

二、逐步構(gòu)建技工院校檔案管理信息化模式的途徑

為了能夠逐步改善技工院校檔案管理現(xiàn)狀，促進檔案管理信息化水平穩(wěn)步提升，在組織開展檔案管理工作的過程中，技工院校要制定更為完善的檔案管理規(guī)劃，支持檔案管理信息化水平的不斷提高。

1.對技工院校檔案管理體制機制進行完善

在技工院校針對學(xué)校教學(xué)檔案探索信息化建設(shè)的過程中，首要工作就是要對工作體制進行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，為教學(xué)檔案信息化建設(shè)提供相應(yīng)的支持。在實際工作中，要對教學(xué)檔案進行適當(dāng)?shù)姆诸悾凑諛藴屎头秶鷮n案進行劃分，進而結(jié)合不同的檔案類型對不同工作人員的工作責(zé)任和工作權(quán)限等加以明確，避免在檔案管理工作中出現(xiàn)信息遺漏和信息錯誤的情況，影響檔案管理工作的真實性和可靠性。同時，借助信息技術(shù)開展檔案數(shù)據(jù)信息的搜集和整理工作，要對檔案信息搜集和整理人員實施有效的教育和培訓(xùn)，保證檔案管理人員能夠適應(yīng)信息化檔案管理工作的實際需求。另外，學(xué)校也可以組織檔案管理人員到重點高校中進行參觀學(xué)習(xí)，借鑒重點高校檔案管理信息化建設(shè)工作經(jīng)驗，爭取能夠提高檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)水平，構(gòu)建更加完善的檔案管理體制機制，為檔案管理信息化建設(shè)水平的提升提供有效的支撐。

2.積極組織開展集成化檔案管理工作

檔案管理信息化的一個重要建設(shè)和發(fā)展方向就是管理的集成化，實現(xiàn)對各項信息技術(shù)的整合應(yīng)用，促進整體管理效率和效果的提升。技工院校在針對學(xué)校辦學(xué)檔案進行管理的過程中，一方面要借助信息技術(shù)的支撐提升整體管理效果，另一方面為了能夠在實際管理工作中彰顯整合優(yōu)勢，調(diào)動各部門參與檔案管理工作的積極性，實現(xiàn)各部門的團結(jié)協(xié)作，還要加強對檔案管理信息化聯(lián)動體系的構(gòu)建，保證能夠?qū)W(xué)校的各個部門有機聯(lián)合在一起，借助信息技術(shù)的應(yīng)用對檔案管理工作加以改革創(chuàng)新。在具體工作中，技工院?？梢試L試引入檔案管理集成化系統(tǒng)，促進檔案搜集、整理、歸檔、查詢和借閱都能夠?qū)崿F(xiàn)有機集成，增強技工院校檔案管理工作與學(xué)校教科研工作的契合度，真正在學(xué)校辦學(xué)需求下開展檔案管理工作，進一步提高檔案管理效率和效果。如此，在信息技術(shù)的支撐下全面推進檔案集成化管理，能夠促進管理工作水平的提升，對技工院校檔案資源的應(yīng)用和教科研工作的開展都產(chǎn)生著相應(yīng)的積極影響。

3.創(chuàng)設(shè)檔案管理方面的標準化建設(shè)程序

技工院校檔案管理工作涉及到人事檔案、科研檔案、教學(xué)檔案以及學(xué)生檔案等，檔案內(nèi)容復(fù)雜繁瑣，并且整體信息量相對較大，對檔案管理人員的工作要求也相對較高。受此影響，在技工院校辦學(xué)規(guī)模逐漸拓展的情況下，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)難以與技工院校檔案管理需求相適應(yīng)。因此為了循序漸進的改善檔案管理現(xiàn)狀，借助信息技術(shù)的應(yīng)用，技工院校的檔案管理人員可以嘗試引入專業(yè)的教學(xué)檔案信息化管理軟件，確保在實際開展檔案管理工作的過程中能夠發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢，降低檔案管理人員的工作壓力，切實保證檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)全面優(yōu)化開展。同時，基于檔案管理標準化程序的構(gòu)建，可以在開展技工院校檔案管理工作的過程中將檔案管理系統(tǒng)與教學(xué)管理系統(tǒng)有效對接，確保教師在開展教學(xué)組織活動時能夠及時從檔案系統(tǒng)中調(diào)取有價值的資料、信息，發(fā)揮檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢，為技工院校教育教學(xué)工作的優(yōu)化開展提供有效的支持。這樣就能夠發(fā)揮出技工院校檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢，技工院校的整體教育水平和發(fā)展水平也會得到進一步提升。

三、結(jié)語

總而言之，在技工院校全面推進檔案管理信息化建設(shè)的過程中，將信息技術(shù)融入到檔案管理工作的方方面面，能夠逐步改善檔案管理現(xiàn)狀，提高檔案管理質(zhì)量，對技工院校教科研工作的改革創(chuàng)新也產(chǎn)生著相應(yīng)的積極影響，有助于加快技工院校的信息化建設(shè)和發(fā)展進程。在信息時代背景下，技工院校應(yīng)該針對檔案管理信息化建設(shè)進行更為深入的探究，保證技工院校辦學(xué)管理的全面優(yōu)化開展。

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