高校精神文明建設(shè)檔案管理探析

◎趙雅琴

（三門(mén)峽職業(yè)技術(shù)學(xué)院 組宣部，河南 三門(mén)峽 472000）

在全面建設(shè)小康社會(huì)、構(gòu)建以人文本和諧社會(huì)的偉大進(jìn)程中，檔案工作是先進(jìn)文化發(fā)展中不可缺少的重要組成部[1]。高校精神文明檔案是單位科學(xué)發(fā)展的有力思想保證、精神動(dòng)力和智力支持，是內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)，外塑形象綜合展示，是文化建設(shè)積淀和提升[2]，是高等院校園環(huán)境和校園文化元素重要組成部分，也是師生員工在精神文明創(chuàng)建中精神風(fēng)貌的展示。因此，加強(qiáng)高校精神文明建設(shè)檔案管理勢(shì)在必行。

一、高校精神文明建設(shè)檔案管理的作用

（一）高校精神文明建設(shè)檔案是學(xué)校發(fā)展的載體

高校精神文明建設(shè)檔案，是學(xué)校在精神文明創(chuàng)建過(guò)程中形成的教學(xué)、科研、黨政管理等圖片，文字、聲像的原始記錄材料。同時(shí)，也涵蓋學(xué)校教育理論，道德模范，優(yōu)秀教學(xué)和創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)成果。只有通過(guò)創(chuàng)建檔案的原始材料，才能更好體現(xiàn)精神文明建設(shè)檔案創(chuàng)建的真實(shí)性，原始性，可靠性。

（二）高校精神文明建設(shè)檔案是校園文化的體現(xiàn)

在高校精神建設(shè)文明建設(shè)中，校園文化建設(shè)是必不可少的。在校園的樓道、餐廳等到處都有文明用語(yǔ)、標(biāo)識(shí)語(yǔ)，充分體現(xiàn)全員育人、文化育人、環(huán)境育人的良好氛圍。激勵(lì)教師積極上進(jìn)，以豐富多彩的創(chuàng)建活動(dòng)推動(dòng)校園文化建設(shè)，讓學(xué)生在學(xué)習(xí)和生活中陶冶情操，不斷提升自身素質(zhì)，促使學(xué)生健康全面成長(zhǎng)。

（三）高校精神文明建設(shè)檔案是學(xué)校發(fā)展建設(shè)的歷史見(jiàn)證

高校精神文明建設(shè)檔案貫穿于精神文明創(chuàng)建的全過(guò)程，從創(chuàng)建活動(dòng)方案、措施、設(shè)計(jì)和驗(yàn)收。充分體現(xiàn)師生在創(chuàng)建活動(dòng)中的精神的風(fēng)貌，記載學(xué)校各個(gè)階段建設(shè)發(fā)展的歷史。

（四）高校精神文明建設(shè)檔案對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值

高校精神文明建設(shè)檔案真實(shí)記錄學(xué)校創(chuàng)建活動(dòng)，是以往工作，活動(dòng)開(kāi)始的歷史原貌，是制訂計(jì)劃、處理問(wèn)題、保持工作延續(xù)的必要[3]，通過(guò)查閱精神文明檔案，了解學(xué)校的發(fā)展建設(shè)，通過(guò)數(shù)據(jù)比較，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出差距，更好為學(xué)校建設(shè)和發(fā)展提供保障，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考價(jià)值。

二、高校精神文明檔案的創(chuàng)建

高校精神文明創(chuàng)建檔案與學(xué)校的教學(xué)、科研、校園文化、校企合作、志愿者服務(wù)、綜合治理等各項(xiàng)工作緊密相連。因此，學(xué)校的精神文明檔案涉及面廣、內(nèi)容涵蓋學(xué)校各項(xiàng)工作。根據(jù)精神文明建設(shè)指標(biāo)體系要求，結(jié)合幾年來(lái)的工作實(shí)際，筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面建檔。

高校精神文明檔案創(chuàng)建項(xiàng)目表

三、加強(qiáng)高校精神文明建設(shè)檔案管理的措施

（一）健全領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制

健全和完善領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，是管好精神文明建設(shè)工作的保障。把精神文明建設(shè)工作列入學(xué)校工作的重點(diǎn)，重視精神文明建設(shè)檔案工作管理，成立組織機(jī)構(gòu)，定期召開(kāi)創(chuàng)建工作專(zhuān)題會(huì)議，研究部署精神文明建設(shè)工作，解決工作中存在的問(wèn)題和困難，真正做到：認(rèn)識(shí)到位，組織到位，經(jīng)費(fèi)到位，工作到位。

（二）提高管理人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力

精神文明檔案管理質(zhì)量的好壞，與檔案管理人員素質(zhì)和能力有直接關(guān)系。首先，建立一支責(zé)任心強(qiáng)，吃苦耐勞，樂(lè)于奉獻(xiàn)，業(yè)務(wù)精同的隊(duì)伍，定期對(duì)各院（部）檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。其次，提高檔案員的理論水平和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，適應(yīng)新時(shí)代，新要求，不斷更新觀(guān)念，提高檔案管理水平和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。再次，檔案管理人員應(yīng)學(xué)會(huì)用綜合知識(shí)解決工作中的困難，積極主動(dòng)，創(chuàng)新工作，為精神文明建設(shè)做貢獻(xiàn)。

（三）規(guī)范精神文明建設(shè)檔案材料收集

高校精神文明檔案涉及范圍廣、內(nèi)容豐富，要做到及時(shí)收集，及時(shí)登記，及時(shí)整理，及時(shí)建檔[3]。形成有精神文明創(chuàng)建活動(dòng)，就有資料歸檔的體系。克服重視創(chuàng)建活動(dòng)，輕資料收集，只管安排工作，不管歸檔的現(xiàn)象。要做到及時(shí)收集和平時(shí)收集相結(jié)合。凡是與精神文明檔案工作有關(guān)的資料和圖片、錄音、錄像等都要及時(shí)收集、歸類(lèi)、上報(bào)。確保精神文明檔案的系統(tǒng)性、完整性、準(zhǔn)確性。既有翔實(shí)文字說(shuō)明，也有真實(shí)的圖片記錄，只有這樣才能為立卷工作奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）甄別檔案內(nèi)容，合理分類(lèi)，完整歸檔

根據(jù)精神文明建設(shè)檔案指標(biāo)體系，合理分類(lèi)、完整歸檔是精神文明檔案管理的必不可少的環(huán)節(jié)，也是精神文明檔案創(chuàng)建資料的重要佐證材料。首先，檔案員要熟悉評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案文件內(nèi)容做到心中有數(shù)，根據(jù)精神文明建設(shè)檔案指標(biāo)體系要求，具體內(nèi)容進(jìn)行合理分類(lèi)。其次，針對(duì)分類(lèi)文件要有明確的標(biāo)志，確保分類(lèi)合理，查找方便，有利于檔案工作的順利進(jìn)行。再次，合理取舍，在資料歸檔整理時(shí)，既要保證檔案信息的完整性，又要保證檔案信息不缺失。既要掌握檔案資料前后銜接，又要結(jié)合精神文明檔案的特點(diǎn)，按照《文明單位評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)》的要求，按照創(chuàng)建工作基本內(nèi)容發(fā)生的前后順序進(jìn)行系統(tǒng)排列，然后進(jìn)行分類(lèi)、組卷、排列、編號(hào)，保證資料不漏項(xiàng)、不掉內(nèi)容，使精神文明檔案更具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、完整性。

（五）利用現(xiàn)代化手段實(shí)現(xiàn)檔案管理資源共享

隨著時(shí)代的發(fā)展，計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)已廣泛運(yùn)用，檔案管理也與時(shí)俱進(jìn)，精神文明檔案管理也逐步走向系統(tǒng)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，特別是近幾年《文明創(chuàng)建動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)》平臺(tái)的使用，更加保證精神文明檔案資料真實(shí)，防止驗(yàn)收時(shí)臨時(shí)補(bǔ)充材料現(xiàn)象發(fā)生。同時(shí)，通過(guò)該平臺(tái)為學(xué)校的教育教學(xué)，科研提供了利用服務(wù)，也為其他檔案（如：文明校園、衛(wèi)生校園等）提供參考依據(jù)，實(shí)現(xiàn)資源共享、合理利用。

（六）加強(qiáng)檔案管理，為學(xué)校發(fā)展提供服務(wù)

檔案屬于一個(gè)具有歷史性文化，而高校精神文明建設(shè)不但要吸收先進(jìn)的精神文明建設(shè)，還要將精神文明建設(shè)進(jìn)行創(chuàng)新[4]。為學(xué)校人才建設(shè)、學(xué)術(shù)交流、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)，評(píng)估驗(yàn)收等提供服務(wù)。隨著精神文明建設(shè)工作的開(kāi)展，精神文明檔案指標(biāo)體系更加精細(xì)化，檔案的管理更加科學(xué)化、規(guī)范化，在學(xué)校各項(xiàng)工作中利用率越來(lái)越高，檔案人員編研的檔案資料、文明用語(yǔ)及開(kāi)展道德講堂等活動(dòng)，為學(xué)校神文明建設(shè)提供學(xué)習(xí)資料，激發(fā)教職工積極向上的熱情，又能積極主動(dòng)提供開(kāi)發(fā)利用好精神文明建設(shè)檔案，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供保障，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供利用服務(wù)。

綜上所述，精神文明建設(shè)檔案的管理要隨著時(shí)代的發(fā)展，不斷進(jìn)行更新，今后要充分利用大數(shù)據(jù)，云技術(shù)等現(xiàn)代化手段，形成獨(dú)特的管理方式，才能更好發(fā)揮精神文明檔案的作用，更好傳播物質(zhì)文明和精神文明，充分體現(xiàn)精神文明建設(shè)檔案的內(nèi)在價(jià)值，進(jìn)一步推動(dòng)社會(huì)和諧發(fā)展。