水利水電工程施工過程中的檔案管理簡述

沙淑梅

摘 要：檔案工作作為水電站工程建設(shè)與管理的重要組成部分，貫穿于工程建設(shè)各個階段，檔案專項驗收更是工程竣工驗收的重要內(nèi)容和前置必要條件。在大規(guī)模水利建設(shè)過程中，應(yīng)該積極做好在建水電站工程檔案收集、整理、歸檔、保管和利用工作，有效保障工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)及安全，但是當前的水電站工程檔案工作與規(guī)范化管理要求相比還有較大差距，存在一些不容忽視的問題，本文根據(jù)筆者工作實踐，對水電站工程施工過程中的檔案管理現(xiàn)狀及措施進行了分析和探討。

關(guān)鍵詞：水電站工程；施工過程；檔案管理

1 前言

現(xiàn)在的檔案管理工作，由于時代的發(fā)展有了不同的要求。而且現(xiàn)在的人員越來越多，檔案管理工作也越來越繁瑣，所以提高檔案管理工作，使其向科學(xué)化的方向發(fā)展是重要的措施。檔案管理工作的科學(xué)化是我國現(xiàn)在檔案工作的首要目標，但是現(xiàn)在的水電站工程檔案管理工作存在很多的問題，需要我們解決。

2 水電站工程檔案管理中存在的問題

一是對檔案工作重視不夠。工程檔案作為工程建設(shè)的重要內(nèi)容，一些單位對此不夠重視，雖然項目法人對工程檔案管理工作都有部署、有相關(guān)制度，但因疏于管理，不能很好地落實。部分單位只重視工程施工，忽視檔案管理，導(dǎo)致檔案管理混亂、不規(guī)范。一旦項目法人不重視工程檔案工作，那么施工單位的具體工作人員對檔案工作往往是應(yīng)付了事，使得整個工程檔案管理出現(xiàn)進度滯后、工作混亂、不夠規(guī)范的狀況。二是同步管理的要求落實不到位。實行“檔案工作與工程建設(shè)同步開展”是水電站工程檔案管理工作的基本要求，同步管理的目的就是要在工程建設(shè)的全過程中，更好地完成工程檔案的收集、整理工作。但很多單位在開展工程進度、質(zhì)量、安全等檢查工作時，沒有將檔案工作納入同步檢查的范疇，對項目參建單位檔案工作監(jiān)督、檢查力度不夠；在項目合同簽訂、工程建設(shè)及項目驗收等階段針對“檔案工作與工程建設(shè)同步開展”缺乏行之有效的保障措施，對檔案整理質(zhì)量及移交等缺乏相應(yīng)的制約措施，使得部分施工單位在工程建設(shè)檔案收集、整理以及歸檔工作方面開展不力，造成文件材料收集不全，影響工程檔案歸檔的完整性。一旦施工單位離場，發(fā)現(xiàn)檔案有缺漏而再想收集相關(guān)文件材料則基本已不可能。三是檔案日常收集整理意識不強。部分參建單位檔案管理意識淡薄，工程建設(shè)過程中疏于文件材料收集和整理，不注重日常積累，而是到項目驗收階段時突擊收集和整理，其檔案收集整理工作遠遠滯后于項目建設(shè)進度。這樣一方面極易造成檔案材料的散失，另一方面對檔案材料的真實性、準確性缺乏及時鑒定把關(guān)，既影響應(yīng)歸檔文件材料的完整性，也影響檔案材料的形成質(zhì)量。有的施工單位參建工程建設(shè)工期長，施工過程中稍有疏忽，就會發(fā)生檔案材料遺漏情況；有的施工單位在工程任務(wù)完成后即解散，如果檔案材料未能及時收集整理，則檔案完整性很難保障；有的施工單位在工程建設(shè)過程中形成的相關(guān)文件材料，由檔案員“一支筆”填寫，檔案質(zhì)量難以保證。

3 有關(guān)工作建議

3.1 增強檔案意識，落實工作責任

一是落實項目法人主體責任，進一步強化檔案主體責任意識，加強對工程檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，在簽訂項目有關(guān)合同協(xié)議時要對工程檔案的收集、整理和移交、歸檔工作提出明確要求。二是落實工程檔案與工程項目建設(shè)的同步管理要求，在研究推進水電站工程建設(shè)時，要同步研究布置檔案工作；在檢查項目進度、安全與施工質(zhì)量時，要同時檢查檔案收集、整理情況。三是將工程檔案納入水利部門工程稽察、檢查內(nèi)容，以引起項目法人和參建單位的重視，并對發(fā)現(xiàn)的問題進行及時整改；在組織開展水電站工程項目稽察時，增加對工程檔案管理相關(guān)內(nèi)容的檢查。

3.2 重視人員管理，加強業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)

一是要加強對參建單位檔案工作人員的指導(dǎo)監(jiān)督，明確工程建設(shè)的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員是歸檔工作的直接責任人，參建單位檔案人員應(yīng)保持相對固定，并將檔案管理工作開展情況列為項目檢查與考核的內(nèi)容。二是要增加檔案專業(yè)人員或聘請檔案專業(yè)服務(wù)機構(gòu)開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、分類整理等工作，充分發(fā)揮專業(yè)人員在水電站工程檔案工作方面的知識優(yōu)勢和技術(shù)保障作用。三是從水電站工程項目建設(shè)程序和工程檔案規(guī)范化管理兩個方面加大檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，要組織參建單位檔案人員相互學(xué)習，提高各參建單位檔案管理人員復(fù)合管理能力。

3.3 健全管理制度，強化執(zhí)行力度

一是工程初期建立健全檔案管理制度。項目法人在工程建設(shè)之初，根據(jù)水電站工程建設(shè)項目檔案管理相關(guān)規(guī)定，即組織制定符合本工程項目實際情況的檔案管理細則、檔案分類方案、文件材料歸檔范圍及保管期限等制度，簽訂合同時即下發(fā)給各參建單位，并要求各參建單位嚴格執(zhí)行。在制定檔案管理細則、檔案分類方案時，各級水利部門的檔案部門要主動發(fā)揮指導(dǎo)作用。二是建立檔案“預(yù)立卷”管理制度。項目法人應(yīng)要求各參建單位在工程建設(shè)初期就根據(jù)分類方案，將同步收集的各類應(yīng)歸檔文件材料進行初步分類，按照文件材料形成的自然規(guī)律組卷，并嚴格按照水利建設(shè)項目檔案管理標準進行整編，確保案卷質(zhì)量。三是積極開展工程檔案數(shù)字化工作。工程檔案信息化建設(shè)是大勢所趨，勢在必行。要將傳統(tǒng)的檔案實體保管轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息的數(shù)字化存儲，充分利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，做到資源共享，不斷提高水電站工程檔案的管理和利用水平。

3.4 加強檔案驗收，嚴把質(zhì)量關(guān)

一是充分發(fā)揮監(jiān)理單位對施工等其他參建單位檔案收集、整理、歸檔等工作的監(jiān)督職責。監(jiān)理單位未予審核簽字確認的，檔案不得向項目法人移交，項目不得開展驗收。二是建立檔案“預(yù)驗收”制度。分部工程、合同工程完工驗收前，由項目法人、監(jiān)理單位檔案人員對相應(yīng)檔案進行預(yù)驗收，重點檢查檔案材料的完整性、準確性和系統(tǒng)性，檔案預(yù)驗收未通過的不得進行分部工程或合同工程完工驗收。三是各級水利部門要嚴格按規(guī)定程序組織工程檔案專項驗收。依據(jù)《水電站工程建設(shè)項目檔案驗收管理辦法》，凡檔案專項驗收不合格的，不得進行工程竣工驗收；對有一定問題但已經(jīng)通過檔案專項驗收的，要按照專項驗收意見的要求，完成相關(guān)整改工作后才能申請工程竣工驗收。

3.5 提高水利檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

一是強化職業(yè)操守。通過開展職業(yè)道德講堂、樹推身邊先進典型等方式，使之能夠靜下心、沉住氣，守住清貧，耐住寂寞，忍住枯燥，默默耕耘，堅守水利檔案工作的基本陣地。二是提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過業(yè)務(wù)知識技能培訓(xùn)、相關(guān)單位交流考察等渠道，走出去、引進來，使基礎(chǔ)業(yè)務(wù)人員能夠不斷拓展視野，更新知識，補缺素質(zhì)。三是引進專業(yè)人才。吸納具備檔案管理知識和技術(shù)的新鮮血液，選調(diào)擁有豐富檔案管理經(jīng)驗的業(yè)務(wù)骨干，充實到水利檔案基礎(chǔ)管理一線崗位。四是動態(tài)培養(yǎng)管理。對從業(yè)人員進行開放式管理，針對各管理人員的特長注重積極拓展，改變?nèi)瞬殴芾頇C制，適時輪崗輪位，如檔案管理與業(yè)務(wù)指導(dǎo)、庫房管理與調(diào)檔利用等崗位交叉，以提升其業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)和技能。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作存在很多的問題，檔案管理雖然有很重要的意義，但是檔案管理工作的問題會阻礙其進步，檔案管理工作的科學(xué)化還需要進一步研究，從而做好我國水利檔案管理工作。

參考文獻：

[1] 水利部辦公廳.水電站工程檔案管理手冊[M].北京：中國水利水電出版社，2001.

[2] 水利部辦公廳.水利檔案工作指南[M].北京：國防工業(yè)出版社，2014.