水利水電工程項目檔案管理的現(xiàn)狀與對策建議淺析

陳登觀

摘 要：水電站工程檔案是水電站工程建設管理的重要組成部分，水電站工程檔案可反映水電站工程建設的詳細情況，也是工程建設審計、工程驗收、質(zhì)量評定的重要依據(jù)。本文就工程檔案工作中存在的問題進行分析總結，在規(guī)范收集、整理、保管利用好工程檔案等方面提出見解。

關鍵詞：水電站工程；項目；檔案管理

1 存在的問題

近年來，由于水電站工程建設投資的加大，工程建設項目檔案逐年增多，業(yè)務部門間的分工越來越細。工程建設文件包括參建相關單位在建設管理過程中形成的原始文件、質(zhì)量評價評定文件、技術文件、行政文書、音像資料等，是文字、表格、圖紙、音像、電子等各種載體文件的總和。水電站工程尤其是大中型水電站工程一般都形成了種類繁多、數(shù)量龐大的工程文件。因此，整理好工程文件對工程項目是否能順利驗收具有非常重要的意義。

1.1 工程量大，管理環(huán)節(jié)多

（1）隨著工程建設項目管理水平的提高，建設工期越來越短，項目過程管理要求越來越高，項目負責人及監(jiān)理人員對工程建設質(zhì)量比較重視，而對項目檔案的歸檔意識較為薄弱，造成工程建設過程中大量資料未能得到很好的保管。

（2）施工工藝和技術標準更新較快，檔案管理步伐難以跟上項目管理步伐。

（3）大量新技術、新產(chǎn)品、新工藝的運用，使歸檔范圍不斷擴大，檔案管理工作缺乏可參照的依據(jù)。

1.2 管理不規(guī)范

部分參建單位存在管理不規(guī)范現(xiàn)象，直接導致工程文件資料不規(guī)范。例如：應進行干密度和壓實度雙控制的土方填筑工程僅進行了干密度單項指標控制實驗、見證取樣制度落實不到位、部分原材料進場未報驗、分部工程未履行開工審批手續(xù)、個別監(jiān)理單位審批的施工進度計劃由副總監(jiān)或監(jiān)理工程師代簽字、土工布鋪設沒有按技術規(guī)范要求施工、未經(jīng)批準進行變更等，這些建設管理不規(guī)范的問題直接導致了相應工程文件形成不規(guī)范。

1.3 全面性和真實性差

個別工程文件不能全面如實反映建設管理實際情況，有造假現(xiàn)象。例如：施工、監(jiān)理日志不是現(xiàn)場記，而是在辦公室補，并且內(nèi)容簡單、粗糙，不能反映工作實際；施工文件中的單元工程質(zhì)量評定表中填寫的部分內(nèi)容與現(xiàn)場不符；個別監(jiān)理單日抽檢批量大，部分工程標段文件整理人員為完成任務，集中把工程各類檢測、評定文件做好，捏造虛假工程文件。

1.4 管理人員隊伍不穩(wěn)定

參建各方檔案人員變動頻繁且技能欠缺，呈現(xiàn)“三多三少”特點，即：兼職的多、專職的少；新手多、有經(jīng)驗的少，尤其是有大型水電站工程檔案管理經(jīng)驗的人更少；等待觀望的多、主動學習、主動開展工作的少。特別是工程進入尾聲時，大量技術人員被抽走，留下整理檔案的人，往往不熟悉工程建設情況，具體整編操作也頗為生疏，嚴重影響了檔案工作的有序正常開展。

1.5 管理模式落后

傳統(tǒng)的檔案管理模式難以滿足水電站工程建設項目快速發(fā)展的需要，主要表現(xiàn)在：（1）檔案管理規(guī)章制度建設滯后于工程建設項目建設，部分制度與業(yè)務制度有沖突，對檔案管理要求不統(tǒng)一；（2）檔案管理沒有得到足夠重視，管理職責不夠清晰，監(jiān)督考核不夠嚴格；（3）部分職工存在思維定勢，“被動接收”檔案的情況普遍存在，工程建設人員和檔案管理人員未能建立良好的溝通機制，對彼此的專業(yè)不夠了解，造成歸檔脫節(jié)。

2 檔案質(zhì)量管理措施

2.1 有效利用合同約束

建設單位在招投標和與各單位簽訂合同時，增加比較明確的檔案歸檔要求條款，并與工程進度款支付、監(jiān)理費支付相掛鉤來約束相關參建單位。監(jiān)理單位起著承上啟下的作用，必須要求監(jiān)理單位配備專職檔案管理人員，加強檔案的日常督促管理和指導工作，有效發(fā)揮監(jiān)理單位在管理、審核把關和移交檔案工作中的職能作用。監(jiān)理單位在做好自身檔案管理工作的同時，必須加強對施工單位及設備廠家文件資料的督促指導，不僅體現(xiàn)在過程中對文件資料數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制，還體現(xiàn)在施工單位移交檔案時對檔案進行審核把關。通過合同約束，有效促進檔案管理跟上施工步伐。

2.2 檔案管理嚴格納入工程建設全過程

工程建設項目文件材料產(chǎn)生于工程建設的全過程，其形成、積累和管理都應納入工程項目建設計劃和有關部門及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制，并有相應的檢查、控制及考核措施，在工程檔案專項驗收中要嚴格考核這些指標體系。從工程建設項立項時，就同時進行文件材料的收集和整理工作，簽訂勘測、設計、施工、監(jiān)理等合同時，要對工程項目文件材料（包括竣工圖）的歸檔范圍、份數(shù)、整理和移交工作提出明確要求；檢查工程進度與施工質(zhì)量時，要同時檢查工程項目形成的文件材料的原始性和技術質(zhì)量，注意紙張、書寫筆等應符合檔案規(guī)定和要求。在進行項目成果評審、鑒定和重要階段驗收與竣工驗收時，要同時審查、驗收工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量；上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核，檔案部門同時出具專題歸檔情況證明材料。

2.3 明確參建各方收集重點及要求

對于工程建設項目，參建單位有項目法人、勘測設計、招投標、施工、監(jiān)理等多家單位，對于檔案的整理和重點有所不同。項目法人的重點在工程項目前期運作立項、報批、設計審查合同簽訂、竣工驗收組織等?？辈煸O計單位重點是項目建議書、初步設計、施工設計、設計報告、施工詳圖、竣工驗收鑒定書及相關文件等。招投標單位重點是招標過程中形成的文件。施工和監(jiān)理單位是工程項目產(chǎn)生檔案數(shù)量最多，也是工程建設項目檔案中最為重要的部分。整理檔案之前就要搞清楚工程項目劃分有多少個單位、分部、單元工程。檔案員在收集整理時才能把施工過程中產(chǎn)生的零亂文件材料，有機的組合在一起。施工單位收集檔案重點為單元工程質(zhì)量評定報驗批、隱蔽工程和關鍵部位檢查驗收記錄、原材料進場報驗批、施工放樣和測繪成果、設計變更、竣工圖等。監(jiān)理單位重點是監(jiān)理大綱、規(guī)劃、細則，單元工程質(zhì)量評定抽檢和旁站記錄、原材料復檢、抽檢記錄、報告單或者是洽商單等。

2.4 建立網(wǎng)絡交流平臺，實現(xiàn)工程檔案的“模板化”

利用網(wǎng)絡，建立聯(lián)絡平臺，對水電站工程項目檔案案卷目錄、卷內(nèi)目錄、案卷封面、卷內(nèi)備考表、特殊載體目錄等內(nèi)容進行格式的統(tǒng)一和共享。較為成熟的工程建設項目檔案模板樣式可以提高檔案整理的完整性、準確性和系統(tǒng)性，便于查漏補缺。通過檔案模板的共享降低檔案人員的工作量，為檔案整理提供了較為明確的工作方法和工作方向。同時，聯(lián)絡平臺的構建，可使成員之間就檔案資料整理過程中存在的問題進行實時提問和解答，便于建設單位及各項目辦了解各參建單位的檔案資料整理進度。

2.5 加強培訓，不斷提高檔案人員管理能力

工程檔案管理是一項專業(yè)性強的技術工作，多數(shù)工程檔案管理人員既是工程建設者，又是工程檔案管理者，因此，業(yè)務培訓就顯得尤為重要，按照“打鐵還需自身硬”的要求，不斷強化教育培訓，努力提高工程檔案人員管理能力。組織各參建單位進行集中培訓、集中整理，邀請工程檔案專家授課，通過專家現(xiàn)場整理指出問題所在，基層工程檔案員能夠快速有效地掌握檔案收集整理方法。

3 結語

綜上所述，水電站工程建設項目檔案是水電站工程項目建設的真實記錄，是以后工程維修養(yǎng)護、改擴建的重要依據(jù)。加強對水電站工程建設項目檔案的管理，提高檔案管理的科學性和規(guī)范性具有重要的現(xiàn)實意義和社會意義。

參考文獻：

[1] GB/T 11822—2008科學技術檔案案卷構成的一般要求[S].

[2] 中華人民共和國水利部.水電站工程建設項目檔案管理規(guī)定（水辦[2005]480號）[EB/OL].[2005-11-01].