建筑工程的資料歸檔和管理

鄭莉

摘 要：建筑工作資料歸檔和管理的有效展開(kāi)需要充分引起建筑企業(yè)的廣泛重視，并且加大檔案歸檔管理工作的宣傳力度，積極展開(kāi)信息化建設(shè)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的具體任務(wù)，不斷進(jìn)行技術(shù)方面的創(chuàng)新完善，從而真正發(fā)揮檔案管理的價(jià)值所在。

關(guān)鍵詞：建筑工作；資料歸檔；管理

1 引言

作為建筑施工單位要提高對(duì)工程檔案資料管理的重視程度，嚴(yán)格有效的進(jìn)行控制管理。只有認(rèn)真貫徹和落實(shí)檔案資料的管理工作，才可以大大的提高施工的整體質(zhì)量和水平，進(jìn)而提高企業(yè)在市場(chǎng)當(dāng)中的競(jìng)爭(zhēng)力，維護(hù)好企業(yè)在市場(chǎng)當(dāng)中的良好形象。

2 建筑工作檔案資料的內(nèi)涵及其特點(diǎn)分析

2.1 建筑工作檔案資料內(nèi)涵

根據(jù)具體實(shí)踐證明，建筑工作的檔案資料內(nèi)涵可以說(shuō)是極其豐富，不但包括綜合性文件合同，還包含具體形式的水、電、材料及設(shè)備文件資料。也就是說(shuō)，所有部門的綜合性資料信息都涵蓋在此檔案資料中。其中綜合性文件又包括政府部門審批文件、天氣文件資料及土地征用等批準(zhǔn)性文件；而具體形式文件資料又包括施工圖紙的變更及審核、施工技術(shù)交底記錄、監(jiān)督管理過(guò)程、施工材料質(zhì)量證明文件及安全事故處理文件等。

2.2 建筑工作檔案資料特點(diǎn)分析

根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，建筑工作檔案資料特點(diǎn)主要包括以下幾點(diǎn)：第一，單一性特點(diǎn)。主要是指自建筑工程招標(biāo)階段到竣工結(jié)束為止都對(duì)其成長(zhǎng)展開(kāi)詳細(xì)記錄，這種資料檔案僅此一份；第二，實(shí)用性特點(diǎn)。往往建筑工作檔案資料的詳細(xì)記錄也將成為質(zhì)量監(jiān)督管理部門的重要驗(yàn)收依據(jù)，對(duì)日后的城市建設(shè)施工具有著重大參考性價(jià)值，因而具有極強(qiáng)的實(shí)用性特點(diǎn)。第三，真實(shí)性特點(diǎn)。建筑工作的檔案資料信息不能存在一絲虛假行為，要從始至終記錄該建筑工程的成長(zhǎng)過(guò)程，充分保證其真實(shí)完整性。

3 建筑工程資料的重要性

在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，做好建筑工程檔案的管理對(duì)保障建筑施工質(zhì)量非常重要，也對(duì)地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展有一定的促進(jìn)作用，建筑工程檔案管理工作的重要性可見(jiàn)不一般。建筑工程檔案的內(nèi)容十分豐富，包羅萬(wàn)象。不僅包括與項(xiàng)目施工本身的開(kāi)工報(bào)告、圖紙審查、技術(shù)設(shè)計(jì)、試驗(yàn)報(bào)告、工程事故、工程交接、材料采購(gòu)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)證明等以及水電設(shè)備采購(gòu)安裝和后期的竣工圖紙等文件資料，還有單位各部門綜合性文件資料，例如報(bào)政府審批的征地、拆遷、安置的文件，和相關(guān)政府單位的地質(zhì)、地震、水文、氣象等資料等。建筑工程資料的完整性，對(duì)整個(gè)建筑工程的質(zhì)量具有重要作用，也是城建檔案的重要組成部分，因此建筑資料的歸檔和管理工作對(duì)建筑工程項(xiàng)目占有重要地位。建筑資料的歸檔管理工作直接反映了一個(gè)建筑施工企業(yè)工作機(jī)制是否完善，是企業(yè)管理的重要參考指標(biāo)。建設(shè)部要求企業(yè)必須建立建筑施工檔案并保管好資料，需要認(rèn)識(shí)到建設(shè)工程資料檔案的重要性。建設(shè)部明確指出：如果工程項(xiàng)目資料不符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，則認(rèn)定該工程不合格，可見(jiàn)，在工作中建筑資料的歸檔和管理對(duì)項(xiàng)目工程的重要性。

4 建筑工作中檔案資料歸檔管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

4.1 檔案資料管理人員意識(shí)較為薄弱

無(wú)論是對(duì)于什么類型的工程項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，其所涉及到的檔案資料都是非常復(fù)雜，特別是在建筑工程項(xiàng)目竣工之后提交的檔案資料更多，在竣工完成之后，如果短時(shí)間范圍內(nèi)并沒(méi)有出現(xiàn)任何質(zhì)量性問(wèn)題，可以順利交接工程項(xiàng)目，施工團(tuán)隊(duì)也隨之解散，但在此期間若是工程檔案資料沒(méi)有充分收集整理，便會(huì)對(duì)日后的檔案管理工作帶來(lái)更大難度。同時(shí)在檔案資料有效利用時(shí)，其會(huì)適當(dāng)參考借鑒一些工程決算或是竣工驗(yàn)收等資料，這樣一來(lái)其他工程檔案資料便會(huì)遭到忽視，大大降低了檔案資料的總體利用率，無(wú)法保證檔案資料管理的順利進(jìn)行。

4.2 從業(yè)人員綜合素質(zhì)需進(jìn)一步提高

根據(jù)實(shí)際調(diào)查情況可知，目前建筑工作檔案資料管理的所有參與人員大多并不熟悉具體業(yè)務(wù)工作，缺乏相應(yīng)檔案資料管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，甚至還有部分管理人員是兼職人員、在校實(shí)習(xí)人員及兼任多個(gè)檔案資料管理崗位等，由于沒(méi)有接受到專業(yè)系統(tǒng)化的崗前培訓(xùn)，導(dǎo)致其并不熟悉相應(yīng)的法律法規(guī)制度，再加上對(duì)建筑工作檔案資料管理流程的陌生化，都會(huì)使其檔案資料歸檔和管理效果達(dá)不到預(yù)期效果，甚至還會(huì)因檔案資料收集整理的不夠規(guī)范而出現(xiàn)反復(fù)修改情況，這樣一來(lái)不但無(wú)法保證檔案資料整體質(zhì)量，還會(huì)極大的延長(zhǎng)歸檔時(shí)間。

4.3 檔案資料收集整理不夠規(guī)范化

根據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)可以了解到，現(xiàn)階段大多數(shù)建筑企業(yè)在進(jìn)行檔案資料歸檔管理時(shí)，往往都不具備專業(yè)化的檔案資料管理人員，大多都是雇傭臨時(shí)兼職人員，其不但沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)化的系統(tǒng)培訓(xùn)，自身檔案資料歸檔管理水平也總體較差，進(jìn)而導(dǎo)致檔案資料在歸檔、管理工作進(jìn)行過(guò)程中都存在著較多問(wèn)題，容易促使檔案資料出現(xiàn)遺漏或是缺失等現(xiàn)象，不利于管理規(guī)劃化展開(kāi)。

5 建筑工作的檔案資料歸檔管理措施應(yīng)用分析

5.1 積極構(gòu)建健全的檔案資料歸檔管理制度

若想充分保證建筑工作檔案資料的真實(shí)完整性，需要相關(guān)管理人員不斷提高其資料管理力度，進(jìn)而為檔案信息的真實(shí)性和完整性提供良好保障。同時(shí)建筑工程的各個(gè)單位還應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家對(duì)于檔案資料所指定的明確規(guī)定，不斷完善單位內(nèi)部規(guī)章制度，充分發(fā)揮施工單位、監(jiān)督單位等綜合性優(yōu)勢(shì)，保證檔案資料的收集、整理及儲(chǔ)存等所有環(huán)節(jié)都能保證其有效性，避免出現(xiàn)檔案遺失或是錯(cuò)誤等現(xiàn)象。

5.2 強(qiáng)化檔案資料管理人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)

檔案資料管理人員是整個(gè)建筑工程檔案資料管理工作的核心和關(guān)鍵，強(qiáng)化對(duì)檔案資料管理人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)工作，可以為工程檔案管理的質(zhì)量提供保障，也可以大大提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)。作為建筑單位必須要積極開(kāi)展有關(guān)的會(huì)議，或者聘用專業(yè)人員對(duì)員工開(kāi)展培訓(xùn)工作，從整體上提高管理人員的素質(zhì)和水平。同時(shí)，努力提升檔案資料管理人員對(duì)建筑工程方面的知識(shí)水平，為案資料管理中能夠真實(shí)的將檔案歸檔提供便利條件。

5.3 通過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)統(tǒng)計(jì)檔案信息

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，建筑工程單位必須要積極利用好這些先進(jìn)技術(shù)，做好對(duì)建筑檔案資料的統(tǒng)計(jì)管理工作，可以構(gòu)建一個(gè)記錄檔案信息的系統(tǒng)，對(duì)建筑工程中各個(gè)環(huán)節(jié)的真實(shí)情況進(jìn)行記錄，進(jìn)一步提高建筑工程檔案資料的完整性，使其能夠在建筑工程檔案資料管理過(guò)程中充分的發(fā)揮自身的作用。

5.4 提高建筑工作檔案材料編制水平

對(duì)于建筑工程施工單位來(lái)說(shuō)，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定對(duì)工程檔案材料進(jìn)行編制是基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)之一，如果一個(gè)施工團(tuán)隊(duì)無(wú)法有效編制工程檔案資料，那么其就不滿足承包工程的首要條件。由此可知，施工單位應(yīng)充分明確自身的責(zé)任義務(wù)，不斷增強(qiáng)對(duì)施工人員檔案材料編制的訓(xùn)練力度，進(jìn)而全面提高其檔案材料編制水平，為后期工作的順利進(jìn)行提供良好保障。

6 結(jié)束語(yǔ)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，建筑行業(yè)也取得了一定的突出性成就，而建筑工作中的檔案資料歸檔管理也逐漸受到眾多建筑企業(yè)的廣泛重視，其中主要包括構(gòu)建物、建筑物、投資方案及材料應(yīng)用等各階段內(nèi)容，對(duì)建筑工程項(xiàng)目的整體質(zhì)量有著直接性影響。因此相關(guān)工作人員一定要及時(shí)采取有效可行的管理手段，實(shí)現(xiàn)建筑工作檔案資料的順利歸檔和管理工作。

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