辦公室文件資料信息化管理初探

劉蒙菊 段軍囡 楊媛媛

摘要：相比于傳統(tǒng)的文件資料管理方法，信息化管理的優(yōu)勢十分顯著，已然成為了辦公室文件資料管理的一種必然趨勢，但是在具體管理工作中仍然存在一些問題，如文件信息的易變問題和安全問題，亟待得到解決，否則將會嚴(yán)重影響到文件資料的管理效果。本文將對辦公室文件資料的管理現(xiàn)狀以及信息化管理的有效途徑加以探析，希望能夠充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢，提高文件資料管理的實效性，促進(jìn)辦公室工作的持續(xù)穩(wěn)定開展。

關(guān)鍵詞：辦公室；文件資料；信息化；管理

一直以來，辦公室文件資料都采用了紙質(zhì)文檔的保管模式，存在的弊端十分明顯，無論是資料的保管還是使用都面臨著重重困難。信息化管理的應(yīng)用給辦公室文件資料管理工作注入了新的生機(jī)和活力，大幅度提高了管理效率和管理質(zhì)量，減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)，更為符合新時期辦公室工作的具體要求，值得在辦公室文件資料管理中予以推廣，需要相關(guān)工作人員能夠貫徹落實信息化建設(shè)和管理的相關(guān)舉措，進(jìn)而給企事業(yè)單位的發(fā)展提供有力的支持和保障。

一、辦公室文件資料管理現(xiàn)狀

通過對當(dāng)前辦公室文件資料管理現(xiàn)狀的分析不難發(fā)現(xiàn)，待歸檔的文件資料數(shù)量越來越多，依托傳統(tǒng)管理模式無法滿足管理要求，還經(jīng)常會出現(xiàn)各種各樣的問題，如若處理不及時，將會直接威脅到文件資料的安全性和歸檔效率。比如說文件資料在同一時間只能供單人使用，其他人要想借閱只能等到上一個用戶歸還資料以后，而辦公室文件資料的用戶數(shù)量龐大，難免會發(fā)生多人需要同一份資料的情況，傳統(tǒng)管理方式尚不能實現(xiàn)文件資料的共享。工作人員的時間和精力有限，需要服務(wù)的用戶眾多，用戶提出借閱需求以后往往通過手工檢索，耗費的時間較長，給工作人員帶來了沉重的負(fù)擔(dān)。再加上傳統(tǒng)的文件資料管理模式是以紙質(zhì)為媒介，長時間使用紙質(zhì)文檔容易泛黃、破損，維護(hù)起來相當(dāng)麻煩，成本也比較高昂。這些問題的存在給辦公室文件資料管理工作的開展造成了巨大的阻礙，可以說，文件資料管理模式的改革和創(chuàng)新已經(jīng)迫在眉睫。

二、文件資料信息化管理內(nèi)涵

所謂信息化管理就是應(yīng)用信息技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)等多種先進(jìn)科技，構(gòu)建信息管理平臺，該平臺的功能多樣，可以很好的滿足不同用戶的多樣化、個性化需求，使得辦公室文件資料的管理更加趨于標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使用率也會邁上一個嶄新的臺階。現(xiàn)如今辦公室文件資料的信息化管理通?？梢愿爬閮纱竽Ｊ?，即電子文檔的標(biāo)準(zhǔn)化處理和編目檢索。

首先，我國的企事業(yè)單位長期以來都運用的紙質(zhì)文件保管模式，這些文件資料要想憑借手工方式錄入計算機(jī)無疑是一個龐大的工作量，還容易受到工作人員主觀因素的影響出現(xiàn)信息數(shù)據(jù)失真的現(xiàn)象。掃描技術(shù)的應(yīng)用攻克了這一難題，只需要將紙質(zhì)資料進(jìn)行掃描，計算機(jī)上就可以清晰的顯示資料內(nèi)容，再經(jīng)過格式轉(zhuǎn)化使文檔成為統(tǒng)一格式保存在系統(tǒng)平臺中，即可完成資料的歸檔任務(wù)。

其次，計算機(jī)的自動編目對工作人員的技術(shù)水平提出了較高要求，需要工作人員能夠積極革新思想觀念，主動學(xué)習(xí)先進(jìn)的編目技術(shù)，結(jié)合本單位的實際情況開展編目工作，對于發(fā)現(xiàn)的問題要及時加以解決，防止給文件資料管理埋下隱患，唯有如此才能保證計算機(jī)自動編目功能的實現(xiàn)，大幅度提高編目的靈活性，進(jìn)而打破手工編目的局限性，促使辦公室文件資料信息化管理彰顯實效。

檢索工具是查尋文件資料的重要手段，是進(jìn)行文件資料管理和提供利用的一種工具，是打開文件資料寶庫的鑰匙，是提高文件資料管理工作水平和實現(xiàn)科學(xué)管理的有力舉措，是建立目錄中心和進(jìn)行信息交互的前提條件。電子文件資料的檢索工具很多，如Windows操作系統(tǒng)自帶的搜索功能等，但由于沒能提供全文檢索功能，在具體的使用過程中仍然會受到限制，不能滿足現(xiàn)代辦公室文件資料信息化管理需求。

一般情況下，企業(yè)和單位都采用了和數(shù)據(jù)庫結(jié)合專用的檢索工具，最簡單的辦法就是建立電子表格的形式，對文件資料的分類、來源、發(fā)放等進(jìn)行管理，也可使用Access簡單數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)，這在小企業(yè)中比較適用。對于一些大中型企業(yè)，可以采用Sqlserver、Oracle或者DB2等大型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，基本上可以實現(xiàn)文件資料在保管和使用過程中，對使用者的計算機(jī)軟件環(huán)境復(fù)雜度的要求。

三、辦公室文件資料信息化管理有效路徑

要想實現(xiàn)辦公室文件資料的信息化管理，必須從實踐工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗，對于管理中的常見問題做到心中有數(shù)，并以此為依據(jù)制定解決對策，這樣才能進(jìn)一步的強化管理效果。大量的調(diào)查和研究表明，辦公室文件資料信息化管理工作中的主要問題包括以下兩種：

其一，文件資料的易變問題。眾所周知，通過計算機(jī)來修改文件是一件非常方便的事情，而且修改后很難找到痕跡，這就容易被某些人鉆空子，為了一己之私而隨意刪改數(shù)據(jù)信息，破壞了文件資料的完整性，給企事業(yè)單位帶來了不可估量的損失。其二，文件資料的安全問題。由于電子文件儲存在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，一旦計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)遭到攻擊，電子文件的安全性就無法得到保障，單位的機(jī)密文件也會遭到竊取。

對于上述問題，企事業(yè)單位必須要予以充分的重視，可以在外部網(wǎng)絡(luò)和內(nèi)部局域網(wǎng)之間構(gòu)建防火墻，任何進(jìn)入內(nèi)部局域網(wǎng)的信息都會經(jīng)過過濾，還要實時進(jìn)行信息的監(jiān)測，以防范病毒木馬的攻擊。機(jī)密文件要予以加密處理，避免其他人員使用計算機(jī)來盜取文件，這也可以在一定程度上提高電子文件的安全性。除此之外，經(jīng)常對電子文件進(jìn)行備份，備份文件要用其他存儲設(shè)備單獨保存，當(dāng)遇到停電、系統(tǒng)故障時就不怕電子文件會丟失了。

四、結(jié)語

總而言之，文件資料的管理是辦公室工作的重中之重，必須要注重現(xiàn)代化技術(shù)手段的應(yīng)用，積極實施信息化建設(shè)，與此同時，對于信息化管理應(yīng)用過程中暴露出的問題加以妥善解決，以扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)管理模式弊端，最大化的展現(xiàn)信息化管理的優(yōu)勢，給辦公室文件資料管理工作的順利開展增添助力。

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