淺談勘察設(shè)計企業(yè)利用信息化手段進(jìn)行科技檔案管理的優(yōu)劣

陳豐毅

摘 要：當(dāng)今社會是信息化技術(shù)高速發(fā)展的時代，科技檔案管理也必須搭上信息化的順風(fēng)車，順應(yīng)時代的發(fā)展，使檔案管理踏上新的臺階。本文以筆者所在的勘察設(shè)計企業(yè)為例，淺談利用信息化手段進(jìn)行科技檔案管理的優(yōu)劣。

二○一五年十一月三日，上海市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)管理委員會發(fā)布了《關(guān)于本市建設(shè)工程設(shè)計、施工及竣工圖紙推行數(shù)字化和白圖交付的通知》，通知中鼓勵建設(shè)、設(shè)計、施工等企業(yè)和相關(guān)管理部門，采用數(shù)字化交付和接收。由此可見，在信息化發(fā)展迅猛的當(dāng)今社會，科技檔案的管理也必須利用信息化手段，向檔案信息化的方向進(jìn)行發(fā)展，以提升科技檔案管理的水平，提高科技檔案管理的工作效率。

一、科技檔案管理現(xiàn)存的問題

1、設(shè)計人員歸檔意識較為薄弱。設(shè)計人員在從事科技、生產(chǎn)活動中，產(chǎn)生、形成了科技文件，其中具有保存價值的要作為科技檔案加以保存。由于科技檔案是科技、生產(chǎn)活動的歷史記錄，因此過程性的文件和結(jié)果性的文件都需進(jìn)行歸檔加以保存。而設(shè)計人員在從事科技、生產(chǎn)活動的過程中，由于缺少歸檔意識，認(rèn)為只需對結(jié)果性文件進(jìn)行歸檔，而不注意對有保存價值的過程性文件進(jìn)行保存歸檔，會導(dǎo)致科技檔案的缺失，使科技檔案不能最終完整的記錄整個生產(chǎn)活動，并且使科技檔案的質(zhì)量下降。

2、檔案借出后是否被修改難以判斷。科技檔案的一大特點是有很高的重復(fù)利用率。因而每天都有大量的科技檔案，包括圖紙、計算書等，被借出或歸還。由于數(shù)量較多，且科技檔案具有專業(yè)性，如果在借出時，借閱人員對檔案進(jìn)行修改，或造成損壞，歸還時，檔案工作人員很難發(fā)現(xiàn)檔案被修改或損壞，無法確保科技檔案的齊全、完整。

3、中小型企業(yè)的配套硬件設(shè)施不足。檔案庫房的面積要達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)，并要留有空間來應(yīng)對企業(yè)發(fā)展后，檔案的存放。勘察設(shè)計企業(yè)的檔案以底圖為主。底圖的大小小則A3尺寸，多則達(dá)到A0尺寸，甚至?xí)屑娱L尺寸出現(xiàn)，因此單張圖紙便會占據(jù)較大面積。而市政類項目的圖紙張數(shù)多則達(dá)到幾百甚至幾千張圖紙。除圖紙以外，庫房還需存放過程性文件所形成的檔案、企業(yè)文書檔案、財務(wù)憑證等多種檔案，因此庫房需要有足夠空間存放大量圖紙。而中小型企業(yè)由于資金等原因，無法滿足檔案庫房的面積需求，或是無法使庫房的溫濕度達(dá)標(biāo)，使保存的紙質(zhì)檔案質(zhì)量下降，出現(xiàn)各種問題。

4、檔案管理人員數(shù)量不足?？辈煸O(shè)計企業(yè)以工程設(shè)計為主要生產(chǎn)活動，檔案管理人員往往只有幾人，甚至有的中小企業(yè)的檔案管理工作由設(shè)計人員兼職，沒有專門的檔案管理人員。而科技檔案的利用率又較高，使得檔案管理人員的工作量較大，很難提供高質(zhì)量的服務(wù)。人員不足或沒有專門的檔案管理人員又會造成無法確保檔案的完整性、成套性，使檔案的質(zhì)量下降。

二、利用信息化手段進(jìn)行科技檔案管理的優(yōu)點

1、簡化歸檔手續(xù)，提高歸檔效率?？辈煸O(shè)計企業(yè)在進(jìn)行工程設(shè)計時，普遍都是使用AutoCAD軟件進(jìn)行設(shè)計，設(shè)計完成后的成果圖紙多是dwg文件或PDF文件，再根據(jù)業(yè)主要求進(jìn)行藍(lán)圖或白圖打印。在設(shè)計過程中形成的計算書等需歸檔的過程性文件，也多是以電子文件為最終形式。若利用信息化手段進(jìn)行科技檔案管理，則以上列舉的圖紙、計算書等文件都可以直接用電子文件進(jìn)行歸檔，不必再進(jìn)行打印等一系列繁復(fù)的工作。直接用電子文件歸檔，又可以使設(shè)計人員在完成設(shè)計工作的第一時間進(jìn)行歸檔，提高歸檔效率。

2、提高檔案準(zhǔn)確率。直接用電子文件進(jìn)行歸檔，可以提高檔案的準(zhǔn)確率。在工程設(shè)計的過程中，有許多過程性文件需要多人或者多專業(yè)進(jìn)行會簽。如用紙質(zhì)文件進(jìn)行會簽，則需要大量的時間來找各專業(yè)的設(shè)計人員進(jìn)行會簽，簽完后的文件則需善加保存，等到項目最終完成后再將其歸檔。由于工程設(shè)計的設(shè)計周期較長，在最終歸檔時，很有可能不慎將文件丟失，使檔案不完整。若利用信息化手段進(jìn)行科技檔案管理，則過程性文件可以直接在網(wǎng)上進(jìn)行各專業(yè)的會簽，這樣可以在確保簽名的正確性的同時自動記錄會簽日期，且簽名和日期都無法修改，從而進(jìn)一步提高檔案的準(zhǔn)確率和質(zhì)量。

3、提高檔案利用率。紙質(zhì)檔案的借閱需要借閱人員經(jīng)過層層審批后才能到檔案室進(jìn)行調(diào)閱查看，較為耗費人力。而利用信息化手段進(jìn)行科技檔案管理，則可直接在網(wǎng)上進(jìn)行借閱的審批，審批通過后可直接在網(wǎng)上進(jìn)行檔案的查看，免去了檔案借閱人員的奔波，使設(shè)計人員更愿意借閱檔案，從而提高檔案的利用率。

4、便于查閱利用?，F(xiàn)代的辦公環(huán)境多是利用電腦辦公為主，工程設(shè)計更是需要利用設(shè)計軟件進(jìn)行設(shè)計。傳統(tǒng)的紙質(zhì)借閱手段在借閱圖紙時，往往需要先查閱圖紙相關(guān)內(nèi)容，將查閱的內(nèi)容記錄下來，再回到電腦上進(jìn)行設(shè)計；或是將圖紙借出庫房使用，而普通的辦公桌很難將A3以上的圖紙攤開查閱，并且?guī)С鰩旆咳菀自斐砷L時間不歸還圖紙，或是圖紙的破損。若是利用信息化手段進(jìn)行科技檔案管理，可以直接借閱圖紙的電子文件，這樣設(shè)計人員便可直接在電腦上進(jìn)行資料查閱，比對修改。對于老舊的圖紙檔案，利用信息化手段將圖紙掃描后，也可直接在電腦上進(jìn)行借閱，避免因為對老舊圖紙的重復(fù)翻閱而產(chǎn)生損壞。

5、減少庫房存儲壓力。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要占據(jù)大量庫房面積，而勘察設(shè)計企業(yè)需存放大量圖紙，會占據(jù)更大的庫房面積。在上海市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)管理委員會發(fā)布了《關(guān)于本市建設(shè)工程設(shè)計、施工及竣工圖紙推行數(shù)字化和白圖交付的通知》后，設(shè)計單位可以直接進(jìn)行數(shù)字化交付，或是直接將電子文件打印成白圖交付即可。這使得檔案庫房可以不再存放大量底圖，而是可以直接將設(shè)計文件的最終成果以電子文件的形式進(jìn)行歸檔。如此一來，最終的設(shè)計成果或是存儲于企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)中，或是以光盤形式進(jìn)行存放，無論哪種方式都比現(xiàn)在的紙質(zhì)歸檔更少的占用庫房存儲面積，使庫房節(jié)省出更多空間，應(yīng)對企業(yè)將來的發(fā)展需要。

6、經(jīng)濟(jì)環(huán)保。如今多數(shù)企業(yè)為了節(jié)能環(huán)保，減輕運營成本，都是以無紙化辦公為主。如此一來產(chǎn)生了大量的電子文件。若以紙質(zhì)文件歸檔，則會產(chǎn)生為了歸檔專門將電子文件打印成紙質(zhì)文件的情況，既耗費人力又耗費物力，也會拖延歸檔進(jìn)度。若是利用信息化手段進(jìn)行科技檔案管理，則可以直接對電子文件進(jìn)行歸檔，不需再將電子文件打印成紙質(zhì)文件，節(jié)約了企業(yè)的運營成本，也能做到節(jié)能環(huán)保，一舉兩得。

三、利用信息化手段進(jìn)行科技檔案管理的缺點

1、檔案信息丟失。電子檔案的存放對環(huán)境要求較高。溫濕度、防磁能力、系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)安全等等，都會影響到電子檔案的安全性。一旦發(fā)生系統(tǒng)安全問題，將會產(chǎn)生檔案信息及其價值的丟失，且電子檔案一旦丟失很難再行彌補(bǔ)。因此，若是要利用信息化手段進(jìn)行科技檔案管理，保障系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)等等的安全性是非常重要的。企業(yè)要增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全意識，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施和系統(tǒng)的建設(shè)，為電子檔案的存放營造良好的環(huán)境。

2、開放利用后的安全性較難保障。由于電子檔案容易被復(fù)制拷貝，一旦被借閱，電子檔案的最終去向便較難被控制。隨著當(dāng)今社會人才的快速流動，復(fù)制拷貝的電子檔案也會跟隨著流動，從而造成企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)流失。因此，企業(yè)應(yīng)在開發(fā)信息化系統(tǒng)時，注重借閱以后電子檔案安全性的保障，盡量在企業(yè)內(nèi)網(wǎng)上查閱電子檔案，減少電子檔案被下載，設(shè)置電子檔案下載后的自動銷毀機(jī)制，從而保護(hù)企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)。

3、信息系統(tǒng)開發(fā)較難。由于檔案管理的信息化還在起步階段，市面上已經(jīng)成熟可用的檔案管理系統(tǒng)非常少。多數(shù)情況下需要企業(yè)自己招標(biāo)尋找合適的系統(tǒng)開發(fā)企業(yè)進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)。而科技檔案的歸檔內(nèi)容不止有最終成果，還需要設(shè)計過程中產(chǎn)生的過程性文件，因此企業(yè)不能單單開發(fā)檔案管理一個系統(tǒng)，還需要開發(fā)在勘察設(shè)計過程中，與各個生產(chǎn)管理節(jié)點所配套的系統(tǒng)，并與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行對接，才能最終形成科技檔案信息化管理系統(tǒng)。且檔案管理系統(tǒng)還對系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)安全、知識產(chǎn)權(quán)保障有較高需求，對系統(tǒng)開發(fā)的要求更上一個等級。如此一來，企業(yè)對信息化檔案管理所需的投入大大增加，且系統(tǒng)要求復(fù)雜，因此整體來說檔案的信息系統(tǒng)開發(fā)較為困難。