電子圖書檔案管理策略解析

郝小奇

摘 要：隨著科技的發(fā)展，我國逐漸進(jìn)入了信息化時(shí)代，檔案管理工作也逐漸由傳統(tǒng)的手工、紙質(zhì)化管理模式向電子化、數(shù)字化的管理模式轉(zhuǎn)變，這一方面是信息社會發(fā)展要求，另一方面也是是圖書檔案管理自身發(fā)展的需要。電子信息技術(shù)在圖書檔案管理中的應(yīng)用，不僅使得管理效率的到了大幅提升，而且也使圖書檔案管理的規(guī)模成倍數(shù)增加，對檔案管理工作的高效開展具有非常重要的意義?；诖?，本文首先對電子圖書檔案的特點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)，并對現(xiàn)階段電子圖書檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，在此基礎(chǔ)上，對電子圖書檔案管理的優(yōu)化策略進(jìn)行重點(diǎn)探討，以期能為我國圖書檔案的信息化建設(shè)起到重要的推動(dòng)作用。

關(guān)鍵詞：電子圖書；檔案管理；信息化；策略

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，圖書檔案電子化管理得到了快速發(fā)展，所謂的檔案管理指的就是采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行圖書檔案管理。圖書檔案電子化管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理存在明顯的差別，前者具有時(shí)效性強(qiáng)、簡便快捷等優(yōu)點(diǎn)，電子檔案管理以其獨(dú)特的優(yōu)勢被應(yīng)用到越來越多的領(lǐng)域中，并發(fā)揮了非常重要的作用，特別是在信息化時(shí)代，電子信息技術(shù)在圖書檔案管理工作中發(fā)揮了重要的作用。

一、電子圖書檔案管理的特點(diǎn)

（一）操作方便

與傳統(tǒng)的檔案管理相比電子圖書檔案管理具有操作方便的特點(diǎn)，具體體現(xiàn)在兩個(gè)方面：首先，電子圖書檔案管理在增加內(nèi)容和刪除內(nèi)容以及修改內(nèi)容時(shí)操作都相對簡單，同時(shí)剔除的內(nèi)容也不會留下任何痕跡；其次，電子圖書檔案管理具有非常高的準(zhǔn)確性，極少會出現(xiàn)錯(cuò)誤，而且搜索信息也非常方便，這就大大節(jié)省了檔案核對的時(shí)間，使得檔案管理效率大大提升。

（二）傳遞快捷

電子圖書檔案管理充分利用了網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)，電子圖書檔案的搜索和下載以及傳輸不受時(shí)空的限制，通過高速的網(wǎng)絡(luò)傳輸可以將檔案信息及時(shí)的傳遞到用戶。另外，電子圖書檔案管理還可以從個(gè)終端向多個(gè)終端傳遞，從而達(dá)到資源共享的狀態(tài)。

（三）信息易于保存，不易丟失

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，電子圖書檔案管理具有可復(fù)制性強(qiáng)的特點(diǎn)，而且復(fù)制的信息內(nèi)容不僅非常清晰，而且可以無限制的復(fù)制，不會受復(fù)制次數(shù)的影響而造成信息丟失。因此，可以說數(shù)字化的信息處理，使得電子文件在復(fù)制的過程中能夠保持原來的屬性。

（四）表現(xiàn)形式多樣

電子檔案管理表現(xiàn)形式多樣具體指的是，無論檔案是圖像、文本，還是音樂、視頻，都可以應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)將其轉(zhuǎn)化為電子檔案管理的內(nèi)容，而且這些信息既可以以單獨(dú)的形式保存，也可以以互相搭配的形式保存。

二、電子圖書檔案管理中存在的問題

（一）管理方式傳統(tǒng)，管理效率偏低

雖然人們在圖書檔案管理中引入了電子信息化管理系統(tǒng)，但是在實(shí)際的管理過程中，往往過分的追求“信息化”的形式，而沒有將電子化管理的作用充分發(fā)揮出來，從在實(shí)際的圖書檔案的電子化管理中，往往只是將圖書檔案信息進(jìn)行了數(shù)字處理與保存，缺乏相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，更不用說搜索功能的應(yīng)用了，這使得電子圖書檔案的高效性成為了擺設(shè)。

（二）綜合性管理人才不足

電子圖書檔案管理要求管理人員具有較強(qiáng)的綜合素質(zhì)，不僅需要具備圖書檔案管理方面的專業(yè)知識，而且計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也非常重要，因此，可以說電子圖書檔案管理最為關(guān)鍵的影響因素就是人才。然而，我國電子圖書檔案管理仍處于發(fā)展初期，管理人員的綜合素質(zhì)很難符合當(dāng)前電子圖書檔案管理的要求。主要體現(xiàn)在，在當(dāng)前電子圖書檔案管理人員中，許多管理人員只具備圖書檔案管理方面的專業(yè)知識或只掌握了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)方面的技能，兩者的兼?zhèn)涞碾娮訄D書檔案管理人員少之又少，這對電子圖書檔案管理工作的順利開展造成了消極影響。

三、加強(qiáng)電子圖書檔案管理的措施

（一）加強(qiáng)環(huán)境保護(hù)，保證存放空間安全

電子圖書檔案的存放環(huán)境是保障其信息安全可靠的基本保障，加強(qiáng)電子圖書檔案管理首先應(yīng)該加強(qiáng)電子圖書檔案管理的環(huán)境保護(hù)。電子圖書檔案的環(huán)境主要包括工作人員的辦公場所以及存儲工具等，工作人員的辦公環(huán)境保持清潔衛(wèi)生、溫度適中的同時(shí)，還必須安裝抗雷、抗電擊以及抗磁場力等設(shè)備。另外，為了保證存放空間的安全，還應(yīng)該刊存儲的電子圖書檔案進(jìn)行備份處理，最好選擇多個(gè)位置儲存。最后，定時(shí)檢查存儲工具，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)采取措施予以補(bǔ)救。加強(qiáng)管理制度設(shè)計(jì)為了保證數(shù)據(jù)儲藏的安全，必須根據(jù)電子圖書管理的實(shí)際狀況，加強(qiáng)管理制度設(shè)計(jì)。在進(jìn)行電子圖書檔案的編制工作時(shí)，應(yīng)該專門安排業(yè)務(wù)水平較高的工作人員參與電子檔案編制工作，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠性。

（二）提高電子圖書檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)

人才是影響檔案管理水平的重要因素之一。電子檔案管理工作者在電子檔案管理中起到了決定性的作用，其專業(yè)化水平對檔案檔案管理工作好壞起到了直接的作用，電子圖書檔案管理工作也不例外。由于電子圖書檔案管理具有比較強(qiáng)的專業(yè)性，如果電子圖書檔案管理人員的專業(yè)化水平不足，就會造成檔案管理工作很難有效進(jìn)行。因此在電子檔案管理中，一方面要加強(qiáng)人員工作能力培養(yǎng)為了保證操作的安全，還應(yīng)該加強(qiáng)工作人員能力的培養(yǎng)。根據(jù)市場的需求，結(jié)和人員的實(shí)際狀況，通過培訓(xùn)加強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)能力，業(yè)務(wù)能力主要包括計(jì)算機(jī)的操作能力和扎實(shí)的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識能力。另一方面在條件許可的情況下，聘請具有扎實(shí)專業(yè)功底的人擔(dān)任電子圖書管理工作，為電子圖書檔案的安全管理提供保障。

四、總結(jié)

綜上所述，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，電子圖書檔案也逐漸成為了圖書檔案管理的未來趨勢，為了充分發(fā)揮電子圖書檔案的高效性、可靠性和穩(wěn)定性，不論是研究人員和一線技術(shù)人員，都需要不斷探索，勇于創(chuàng)新，加強(qiáng)電子圖書檔案的管理，將新技術(shù)，新方法應(yīng)用到電子圖書檔案管理中，進(jìn)而推動(dòng)我國圖書檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

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