基于事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題與對策研究

趙泓棣 杜泓霖 楊嶺

摘 要：當(dāng)前隨著信息技術(shù)的迅速提升，事業(yè)單位的檔案管理顯得尤為重要，健全當(dāng)前的檔案管理工作，對事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展有著重大意義。而傳統(tǒng)的檔案管理僅將其看作是一份輕松簡單的工作，因而在管理中暴露諸多問題。因此，本文就檔案管理中呈現(xiàn)的問題進(jìn)行解析與研究，并提出對應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題；解決措施

事業(yè)單位檔案囊括許多資料，其有益于考核與選拔人才，事業(yè)單位工作人員在閱檔過程中能準(zhǔn)確的找到相關(guān)信息而進(jìn)行下一步工作計(jì)劃。伴隨改革開放與社會主義的深入發(fā)展，雖然我國事業(yè)單位的檔案管理工作改善初具起色，但依然存在很多管理問題，為了解決這些問題，防止事業(yè)單位的發(fā)展受到影響，我們須準(zhǔn)確找到問題根源，并及時(shí)的找到解決策略，這不僅是事業(yè)單位檔案管理的需求，亦是時(shí)代進(jìn)步的需求。

一、事業(yè)單位檔案管理工作改良的重要意義

事業(yè)單位的發(fā)展因社會經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定進(jìn)步而提出了新的要求，因而對其檔案的管理工作也提出了新的準(zhǔn)則。在這樣的背景下，事業(yè)單位應(yīng)加快提高自身的管理能力，并且在日常的管理中，檔案的管理有著至關(guān)重要的地位。因其不僅涉及到人才的考核選拔，還涉及到職工考核、記錄單位重要活動等。可以看出，檔案管理的改良對事業(yè)單位發(fā)展有著重要作用，其不僅記載著單位與企業(yè)的各種信息，也是發(fā)展過程中重要的信息源泉。因此，檔案管理不僅是單位的無形資產(chǎn)，也為單位的運(yùn)作決議給予重要的科學(xué)根據(jù)。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

（一）思想認(rèn)識不足，管理意識薄弱

當(dāng)前事業(yè)單位存在的普遍問題是沒有對檔案管理予以足夠的重視，對檔案管理中蘊(yùn)含的珍貴文化價(jià)值沒有深切認(rèn)識，認(rèn)為管理工作只是簡單的抄寫、保管東西而已，沒有多少實(shí)用價(jià)值，致使單位在這方面投入的精力并不多，因而在日常的工作議程當(dāng)中受此種思想的影響很少提及，而許多單位對檔案管理的管理水平要求較低，認(rèn)為只要不涉及到資料的外泄、丟失問題，能應(yīng)對簡單的查檔、外調(diào)就行了。

（二）人員專業(yè)性弱，綜合素質(zhì)不強(qiáng)

現(xiàn)代化的檔案管理是非常具有專業(yè)性，且政策性和綜合性很強(qiáng)。而當(dāng)前檔案管理工作中的管理人員其專業(yè)素質(zhì)與職業(yè)道德不高，還難以滿足現(xiàn)代化的檔案管理要求。部分管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，創(chuàng)新能力缺失，專業(yè)知識不夠，因而對于標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化的進(jìn)行資料鑒識收集、收卷分類、保管歸檔以及檢查搜索運(yùn)用有一定的困難。還有部分單位存在因人設(shè)崗的弊端。特別是檔案的簡直判定、真實(shí)性、疑點(diǎn)資料的核實(shí)查辦等基本問題已經(jīng)成為檔案管理的痼疾。因而人多不辦事、難辦事的現(xiàn)象比較嚴(yán)重，也造成單位與人力資源的浪費(fèi)。

（三）制度不夠健全，管理方式草率

當(dāng)前部分事業(yè)單位檔案管理制度不夠完善，致使其檔案管理過程雜亂無章，各個事業(yè)單位部門都還存在各自的工作部門，沒有進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，因而想要進(jìn)行檔案查閱時(shí)需要多種程序，比較繁雜。且在檔案的采集、整理、查找閱讀的過程中沒有確立相應(yīng)的制度規(guī)范，一些部門在查閱檔案后沒有進(jìn)行有效歸檔，致使許多檔案文件失落，檔案的利用率降低，因而檔案失去了應(yīng)有的價(jià)值體現(xiàn)。因此，事業(yè)單位中如果沒有完善的檔案管理制度，也會影響管理人員的工作積極性與重視程度；沒有統(tǒng)一的管理，也會導(dǎo)致管理工作進(jìn)行起來十分困難；單位的不重視，也會影響工作人員的積極性。

（四）信息化程度弱，管理水平不高

現(xiàn)今信息技術(shù)的不斷革新，事業(yè)單位檔案管理中對檔案施行信息化管理也提出了一定的要求，而在實(shí)際的檔案管理中信息化程度仍然不足，諸多檔案管理部門仍缺少信息化檔案管理設(shè)備，致使檔案的信息化管理工作難以全面展開[1]。此外，當(dāng)前在檔案管理中現(xiàn)代化管理的方式與手段不足，很多單位仍然利用傳統(tǒng)的管理方式和方法，導(dǎo)致檔案管理改進(jìn)工作效率低下，質(zhì)量也不高，最終限制了檔案管理水平的提升。

三、改進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的相應(yīng)對策

（一）強(qiáng)化管理觀念，提高思想覺悟

想要在本質(zhì)上解決事業(yè)單位檔案管理存在的問題，首先要從思想上對檔案管理引起重視，深刻認(rèn)識到檔案管理的重要性。一是單位領(lǐng)導(dǎo)需加強(qiáng)對檔案管理的重視力度，將其放到日常議程中，保證管理工作的正常開展。二是改變管理人員對檔案管理工作的態(tài)度，實(shí)實(shí)在在樹立重要的管理理念，增強(qiáng)其敬業(yè)精神與責(zé)任心，以全身心進(jìn)入到管理工作中，做好各類工作事宜，并將工作中出現(xiàn)的問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，讓領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解檔案管理情況，提高檔案管理進(jìn)程；三是單位可依據(jù)國家《檔案管理法》與《檔案法》制定科學(xué)、合理、健全的檔案管理制度，彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理制度的缺陷，避免出現(xiàn)檔案遺失、數(shù)據(jù)泄漏的情況，規(guī)范管理人員內(nèi)容審查的標(biāo)準(zhǔn)和次數(shù)要求；最后可施行檔案管理獎懲制度，予以優(yōu)秀的檔案管理員工一定的獎勵與表揚(yáng)，對于管理工作不落實(shí)、完成情況差的管理人員給與公平公開公正的批評與懲罰，對于檔案管理有一定的積極作用。

（二）增強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，提升管理能力

針對檔案管理事業(yè)單位可成立管理人員培訓(xùn)機(jī)制，以增強(qiáng)管理人員業(yè)務(wù)能力，也可邀請檔案管理學(xué)者、專家通過理論講解，實(shí)際教導(dǎo)以及教授經(jīng)驗(yàn)，務(wù)必確切有效的提升檔案管理工作者的技能管理水平。其次，事業(yè)單位還可將優(yōu)秀的、具有發(fā)展?jié)摿Φ臋n案管理工作者派發(fā)出去學(xué)習(xí)先進(jìn)的思想理念，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方法。可通過以下具體內(nèi)容實(shí)行：其一管理人員了解工作內(nèi)涵，明確職責(zé)任務(wù)；其二增強(qiáng)檔案管理宣傳力度，提高檔案管理人員的聘用要求，以吸引更高知識技能水平人員加入到管理工作中來；其三增強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)力度，提升業(yè)務(wù)工作水平；通過專業(yè)培訓(xùn)提升工作人員的認(rèn)同程度，以促進(jìn)其在檔案管理工作中更加積極。

（三）結(jié)合實(shí)際情況，完善管理制度

為能夠使在事業(yè)單位檔案管理工作過程中存在的問題得到更好的解決，以改善當(dāng)前檔案管理狀況，保障檔案管理工作更好發(fā)展。需要結(jié)合檔案管理部門實(shí)際情況，進(jìn)一步完善并建立檔案管理相關(guān)制度，是檔案管理更科學(xué)合理是主要任務(wù)，從而為更好的開展檔案管理工作奠定了基礎(chǔ)。在實(shí)際工作中，事業(yè)檔案管理部門及相關(guān)工作人員應(yīng)積極落實(shí)相關(guān)管理制度，依據(jù)制度規(guī)范和指導(dǎo)相關(guān)人員行為，督促檔案管理工作人員，提高其工作主動性和積極性，使檔案管理工作更好開展。

（四）行信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理

現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的飛速提升帶動了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用，具體到事業(yè)單位的檔案管理來講，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)已是當(dāng)今社會對于檔案管理的普通要求。在這一情形下，各個事業(yè)單位管理工作須充分提升管理效率，采取科學(xué)合理的管理方式，以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化對于檔案管理工作的要求[2]。其一，各事業(yè)單位相關(guān)管理人員須學(xué)會熟練運(yùn)用掃描儀、電腦等現(xiàn)代信息設(shè)備，以正確將檔案信息錄入電腦系統(tǒng)，且能對信息進(jìn)行相關(guān)處理，如文字、圖片的數(shù)據(jù)資料轉(zhuǎn)化，檔案材料的數(shù)字化等；其二，利用互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息傳輸功能，讓各級檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行準(zhǔn)確高效的傳遞，讓信息的時(shí)效性得到保障；最后，充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案管理進(jìn)行不斷創(chuàng)新，創(chuàng)立檔案歸檔數(shù)據(jù)庫，提升檔案資源的利用率，同時(shí)提高檔案管理的工作效率。

四、結(jié)語

檔案在現(xiàn)代事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展中逐漸成為了一項(xiàng)重要內(nèi)容，因此，就有必要加強(qiáng)檔案管理工作。相關(guān)工作人員在檔案管理工作過程中，應(yīng)該以積極地態(tài)度對待其中出現(xiàn)的問題，針對問題選擇相對有效的對策方法，從而提高檔案管理工作水平，以保證檔案的作用得到充分發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)

[1]呂峰.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略[J].蘭臺世界，2016（15）：57-58.

[2]閆凱.事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的思考[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2015（10）：205-206.