淺談信息技術(shù)在學校檔案管理中的運用

陳姿紅

摘 要：在學校的檔案管理工作中，信息技術(shù)的應用不僅可以有效彌補傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中存在的不足，還可以有效減少人力和時間的投入，在保證檔案的完整性和安全性方面也有著十分重要的作用。文章以學校檔案管理為研究對象，首先分析了學校檔案管理中應用的必然性，然后針對當前學校檔案管理現(xiàn)狀，具體討論了加強信息技術(shù)應用的有效策略，希望對相關(guān)管理人員有所幫助。

關(guān)鍵詞：學校；檔案管理；信息技術(shù)；運用

在學校的檔案管理工作中，信息技術(shù)的應用，帶來的不僅僅是工作形式的變化，還有管理理念的轉(zhuǎn)變。具體來說，學校每年都有大量的學生檔案和其他檔案需要錄入，以往在紙質(zhì)文件上的登記不僅大幅度增加了檔案管理人員的強度，還無法有效保障檔案管理的規(guī)范性和準確性；而信息技術(shù)的應用，管理人員可以利用計算機進行管理，在提高工作效率的同時，也能有效擴展檔案的形式，如聲音、視頻等，因此，在學校檔案管理工作中，加強信息技術(shù)的應用有著十分積極的現(xiàn)實意義。

1學校檔案管理信息化的必然性

1）信息整合要求。隨著各中小學校的不斷擴招，學校檔案信息也越來越多，加之學校運營過程中產(chǎn)生的諸多檔案信息，如果還沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理模式，很難有效進行檔案的應用，并且還會影響到學校的日常管理。同時，在進行檔案數(shù)據(jù)整合時，還要花費大量的人力、財力、物力以及時間和精力，而方案管理信息化可以快速對檔案信息進行整合，提高工作效率。

2）信息調(diào)取靈活性要求。以往需要進行檔案信息調(diào)閱時，通常是由管理人員親自到檔案室進行查找，因此要求檔案管理對檔案室內(nèi)部了如執(zhí)掌，了解哪些文件放在什么位置，并且在歸檔時也要放回原位，避免造成資源混亂。而檔案信息化管理工作，可以使管理人員在任何教務(wù)系統(tǒng)內(nèi)的計算機都能打開文檔管理終端，精確的查找到需要的檔案，大大提高工作效率，同時也不用擔心會打亂檔案的順序，與傳統(tǒng)的檔案管理相比，在靈活性上具有十分顯著的優(yōu)勢。

3）信息管理安全性要求。在日常的信息管理工作中，紙質(zhì)檔案普遍具有較高的損毀率，無論是運輸、轉(zhuǎn)移還是保存、整理，都由可能造成檔案信息的損壞或丟失，從而影響檔案信息的完整性。同時，若學校沒有對其進行備份，一旦發(fā)生火災等不可抗力因素，極易導致大量檔案被燒毀，從而影響到學校的經(jīng)營管理。而檔案信息化管理，使檔案以電子文件的形式存在于一個安全的網(wǎng)絡(luò)平臺，在轉(zhuǎn)移過程中只需要借助一定的硬盤設(shè)備就可以完成，便于攜帶。另外，這種信息化檔案便于備份，不會因為一些破壞性傷害而導致信息丟失。

2學校檔案管理中信息技術(shù)的應用現(xiàn)狀

在當前階段，大部分學校都已經(jīng)在檔案管理中應用信息技術(shù)，并且有意識地開始了檔案管理的信息化建設(shè)。但是，各學校的檔案信息化建設(shè)都普遍處于剛剛起步階段，在實際建設(shè)中面臨著各種問題，主要包括以下三個方面：

第一，當前階段，我國在學校檔案管理方面的條文相對較少，尚沒有明晰的規(guī)章制度可以對信息化檔案管理制度進行規(guī)范，影響了信息化檔案管理工作的進一步實施；

第二，隨著信息技術(shù)的應用，學校的檔案管理模式也逐漸開始轉(zhuǎn)變，原有的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，而電子文件的修改率與復制率較高，難以有效促進檔案完整性及準確性的提升；

第三，信息化的檔案管理工作通常需要以計算機等信息化設(shè)備為載體，而當前的計算機設(shè)備極易受到網(wǎng)上不法分子的入侵和破壞，很容易就會出現(xiàn)諸如檔案信息被更改或破壞的問題，電子檔案的安全性得不到有效保障。

3加強信息技術(shù)在學校檔案管理中運用的有效策略

3.1轉(zhuǎn)變檔案管理理念

在學校的檔案管理工作中，信息技術(shù)的應用不僅改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，還大幅度提高了檔案管理的效率，其應用優(yōu)勢十分顯著。因此，要想更好地發(fā)揮出檔案的作用，學校及相關(guān)管理人員應積極轉(zhuǎn)變檔案管理管理，適應信息化的檔案管理工作，從而能夠有效發(fā)揮出檔案的作用。同時，在享受信息化管理帶來的便利時，也要注意檔案的安全管理工作，樹立安全管理意識，確保學校檔案的安全性和完整性。

3.2加強學校檔案數(shù)據(jù)庫和辦公自動化建設(shè)

當前階段學校檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容是由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案逐漸過渡到電子檔案，因此，學校需要建立專門的檔案數(shù)據(jù)庫，合理開發(fā)和使用檔案，從而使信息化管理的科學性和高效性得到有效發(fā)揮。同時，學校應加強辦公自動化建設(shè)，以計算機為依據(jù)進行立卷管理的方法，從而對無保存價值的文件加以提出，便于檔案的鑒定、接收和立卷，有效修改管理的期限，強化檔案管理的高效準確。學校利用信息技術(shù)進行檔案掛歷，能夠便于補充遺漏的文件，增強檢索的快捷方便，提高檔案管理的保密性和工作效率。此外，資金是學校檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量的重要保障。學校應切實加大對資金的投入，為學校檔案權(quán)利工作配置先進的設(shè)備儀器、改善工作環(huán)境，確保信息化檔案管理工作的有效開展。

3.3加強檔案的標準化管理

目前學生檔案管理系統(tǒng)具有多樣化的管理軟件，缺乏較高的檔案標準化程度，在很大程度上阻礙了檔案管理工作的順利實施，降低了管理工作的效率與質(zhì)量。因此，學校要想有效保障檔案管理工作的有序開展，一方面要加強對信息技術(shù)的科學利用，另一方面要從日常管理工作中存在的問題出發(fā)，構(gòu)建科學、統(tǒng)一的標準，從而能夠有效促進檔案管理各工作環(huán)節(jié)標準化目標的實現(xiàn)。只有建立標準的檔案管理工作，實現(xiàn)檔案的智能化建設(shè)，才能將信息技術(shù)的作用與優(yōu)勢加以充分發(fā)揮，從根本上促進信息化檔案管理效率的提高，實現(xiàn)學校檔案事業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

3.4做好檔案安全管理工作

在學校檔案的管理工作中，信息技術(shù)的應用，有效地彌補了傳統(tǒng)管理工作中的不足，但是，在現(xiàn)代先進信息技術(shù)的依托下，檔案信息安全問題也成為日常管理工作中不容忽視的問題之一。學校要想切實保障檔案的安全性和完整性，就要對其加以重視，并采取一定的措施來加強保障，具體樂意從以下三方面進行：第一，安排專人負責學校檔案管理工作，閑雜人等不能輕易解除學校檔案；第二，在利用信息技術(shù)進行學校檔案管理時，要加大網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的應用，提高學校檔案管理系統(tǒng)的安全性，保證學校檔案信息不被竊??；第三，檔案管理工作人員要定期對檔案管理系統(tǒng)進行垃圾清除，確保檔案管理系統(tǒng)的安全，無殘余垃圾存在。

3.5提升檔案管理人員綜合素質(zhì)水平

在學校檔案管理中，信息技術(shù)的應用也對檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平提出了更高的要求。具體來說，以往的檔案管理工作通常只要求管理人員能夠清晰地記錄檔案存儲與調(diào)閱信息；而信息技術(shù)的應用，不僅要求檔案管理人員具有良好的書寫能力和較高的檔案管理專業(yè)知識水平，同時還必須具備熟練操作計算機能力。因此，為了提高學校檔案管理水平，在應用信息技術(shù)的過程中，學校應當主動加強檔案管理人員的計算機操作能力的訓練，強化專業(yè)知識教育，提高他們的專業(yè)水平，從而更好地服務(wù)學校檔案信息化管理工作，提高檔案管理效率。

4 結(jié)束語

總而言之，雖然在當前階段的學校檔案信息化管理工作中還存在諸多不足之處，影響了檔案管理工作的順利實施，但是，信息技術(shù)的優(yōu)越性是毋庸置疑的，學校領(lǐng)導在正確認識信息技術(shù)帶來變革的同時，也要采取一定的措施來不斷加強學校檔案的數(shù)據(jù)庫和辦公自動化建設(shè)，做好檔案的標準化建設(shè)和安全管理，從而能夠有效提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，實現(xiàn)資源信息的有效利用。

參考文獻

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