數字化時代提高醫(yī)院檔案管理有效性的策略探討

摘 要：隨著我國科技的不斷發(fā)展，信息技術不斷更新換代，目前我國已處于信息化時代，各種信息的數字化變成多媒體技術、軟件技術、智能技術等多方面的基礎，數字化技術還引發(fā)著現代生活的產品革命，促進著各行各業(yè)的發(fā)展。本文筆者介紹了數字化管理的重要性，簡單分析了醫(yī)院檔案管理尚存問題，并總結了數字化時代提高醫(yī)院檔案管理有效性措施，希望有助于醫(yī)院檔案管理的進一步發(fā)展完善，確保醫(yī)院工作順利開展。

關鍵詞：數字化時代；醫(yī)院檔案管理；有效措施

在醫(yī)院眾多管理工作中，檔案管理是一項非常重要的工作。在現代數字化時代，隨著計算機信息技術的迅速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理逐漸數字化發(fā)展，并受到相關工作人員的高度重視。在這種時代背景下，我們一定要順應時代發(fā)展，通過從人員、技術和制度等多方面采取各項措施，努力提高醫(yī)院檔案管理。

1.數字化時代提高醫(yī)院檔案管理有效性的重要作用

隨著電腦信息技術的高速發(fā)展，自動化的辦公模式也隨之而來，醫(yī)院檔案管理方式也有必要根據數字時代化的要求作出相應的改進，以提高檔案管理的有效性。

1.1推動檔案管理模式數字化進程

醫(yī)院檔案管理方式的現狀，即為多數實行落后的人工紙質化記錄，各科室之間檔案管理混亂不全面，沒有系統(tǒng)的管理 體系，不利于檔案的有效利用。數字化時代，通過電子科技將紙質化信息錄入電腦，通過互聯網將各科室信息進行系統(tǒng)匯編，形成電子信息系統(tǒng)，簡稱電子檔案。電子檔案可有效避免人工錄入的錯誤產生，也有利于醫(yī)院檔案的存儲管理和有效利用，檔案管理實現數字化模式全面推動了醫(yī)院檔案管理方式的完善。

1.2提升檔案管理者的工作效率

醫(yī)院的檔案信息量相對較大，涉及到財務、人事、病人病例、醫(yī)生簡歷、科室設備等各方面，對于檔案管理工作者來說，整理這些必然工作量甚大，為此就要增加人力物力來進行檔案管理。再而，整理好的檔案也需要有足夠大的空間來存儲，對保存空間的環(huán)境要求也很嚴格，一旦保存不當就會導致紙質檔案發(fā)潮、跡退、臟亂、破損，不利于后續(xù)查找利用。數字化時代，用電子檔案代替紙質檔案存儲，建成科學的電子信息系統(tǒng)并用磁盤進行備份保存，檔案的儲存和使用更為方便。電子檔案的錄入登記方便快捷，省去了繁瑣的工作流程，減輕了管理工作人員的工作量，有效提高了管理者的工作效率。

1.3提升了信息的安全利用率

將醫(yī)院的檔案進行數字化管理，然后將大量的數據存于便攜式磁盤中，通過這種方式，既可以保證信息的安全性，又節(jié)約了空間，工作人員調用數據也非常簡單，將檔案通過這種方式進行備份，避免了信息丟失造成損失。再者，由于現代化信息技術的智能化特點，醫(yī)院檔案管理過程中，可以實現檔案的保存?zhèn)浞?，還可以運用相關的軟件或程序，實現檔案調用記錄，對檔案使用者進行登記，還可以強化信息的查詢，往往只需要輸入必要信息，就可以查到需要的信息，這樣既可以確保信息不會錯亂，又方便了檔案使用人員，大大增加了信息的使用率。

2.醫(yī)院檔案管理關鍵點

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院的一項重要工作，原因在于檔案是重要信息，且檔案管理內容繁多。一般來看，管理的主要內容主要是對數據資料的管理，醫(yī)院工作流程的管理，檔案使用的管理。數據資料的管理又包括患者信息的管理，醫(yī)護人員信息的管理和醫(yī)療器械的管理等，工作流程的管理包括醫(yī)護人員的工作內容的記錄和安排，檔案使用的管理包括使用者對檔案信息的調用記錄。這些都共同組成了醫(yī)院數字化檔案管理的主要內容，是對傳統(tǒng)檔案管理的大大完善。

3.數字化時代提升醫(yī)院檔案管理的有效策略

數字化時代的到來，給各行各業(yè)的工作都帶來了發(fā)展機遇，醫(yī)院管理工作也同樣在其中受益。但從現實情況來看，在醫(yī)院檔案管理工作中仍然存在很多問題，從工作人員，到制度都不同程度的需要進行完善，在這新的發(fā)展環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作必然要進行改革，通過采取符合時代發(fā)展的措施，創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理方式，提升工作效率。具體措施如下：

3.1建立專門的數據庫管理系統(tǒng)

在現代化信息時代，網絡環(huán)境對于相關信息工作非常重要，建立良好的網絡環(huán)境是對工作的重要保障，因此建立符合醫(yī)院所用的數據庫管理系統(tǒng)非常必要。醫(yī)院的數據化系統(tǒng)就如同圖書館的數據管理系統(tǒng)，需要事先錄入各種相關醫(yī)院器械，藥品等的信息，并根據實際情況的分類對這些信息內容進行合理的排序，分類，建檔，建立一個屬于醫(yī)院的基本數據系統(tǒng)。數據庫系統(tǒng)中可能還需要對醫(yī)院進行各種活動、科研等進行合理的信息錄入，還有便是醫(yī)院運營過程中包括人事，資金的管理，最后重要的是患者信息，不同的患者都有不同的情況，要記錄清楚，確保根據重要關鍵詞能夠迅速找到相關信息。這些都是數據庫系統(tǒng)最基本的信息內容。

3.2加強技術防護工作

醫(yī)院的檔案信息是醫(yī)院的關鍵信息，關系著醫(yī)院的整體運營和患者的生命健康。因此只有做好信息的防護，才能保障醫(yī)院工作的順利進行。信息的防護可以通過信息加密技術，防火墻，殺毒軟件等多方面進行，還要加強對系統(tǒng)軟件的更新和防護。通過安裝防護軟件，將病毒阻隔在信息之外，并加強對系統(tǒng)的常規(guī)檢查，及時發(fā)現系統(tǒng)隱患并解決。最后還要進行數據信息的備份，確保備份信息的完整性，一方面使患者使用信息更方便，另一方面保存完整備份信息。

3.3健全檔案管理制度

任何一項工作的順利進行，都需要有科學合理的制度做保障，因此，醫(yī)院檔案管理制度完善是一項必不可少的工作。通過對管理制度的完善，可以更全面的完善檔案管理系統(tǒng)，為信息的安全運用提供更安全的保障。尤其在數字化時代，檔案管理的信息化也需要規(guī)章制度的進一步完善，才能確保工作的順利進行。在工作過程中，根據實際情況，嚴格制定和完善每一項工作的規(guī)章制度，小到每一個藥品采購和數據錄入，大到醫(yī)院的項目運行，明確各個工作人員的每項工作職責，用制度來規(guī)范工作，用制度來監(jiān)督工作，確保檔案數字化管理工作的順利進行。

3.4提高工作人員自身素質

醫(yī)院檔案管理是重要工作，數字化趨勢的發(fā)展也對工作人員提出更高的要求，需要現代化高素質、好能力、強責任心的人才，建立高素質人才團隊，促進工作的進一步開展。只是選錄優(yōu)秀人才也是不行的，還需要建立合適的培訓制度，對工作人員進行數據化意識的培訓，最先進信息技術的培訓，加強工作人員對數字化信息的防護意識和能力等，避免檔案受到意外損害，打造綜合性高素質人才團隊。其次，工作人員要有超強的工作責任心，對檔案管理工作保持著一種積極、謹慎的態(tài)度，認真對待每項工作。只有工作人員的素質得到提高，才能促進管理工作順利開展。

4.總結

立足于數字化時代發(fā)展趨勢，我們必須重視醫(yī)院檔案的數字化管理，把握好數字化時代帶來的發(fā)展機遇。在工作過程中，認識到醫(yī)院檔案管理現狀，不斷發(fā)現問題，并建立反饋系統(tǒng)，確保問題的及時發(fā)現和解決，通過從系統(tǒng)、技術、制度和人員多方面入手，完善檔案管理模式，最終促進醫(yī)院工作的健康穩(wěn)定運行。

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作者簡介

唐澤元（1986-），女，江蘇省連云港市人，漢，中級，碩士研究生。研究方向：社會語言學、醫(yī)院管理、國際交流與合作跨文化交際。