秘書(shū)在企業(yè)文化建設(shè)中的多維作用探究

【摘 要】 本文分析了企業(yè)文化建設(shè)存在的主要問(wèn)題，闡述了秘書(shū)在企業(yè)文化建設(shè)中的作用，指出了秘書(shū)在企業(yè)文化建設(shè)中應(yīng)注意的事項(xiàng)。認(rèn)為，秘書(shū)在企業(yè)文化建設(shè)中應(yīng)發(fā)揮好“刀筆吏”作用、情報(bào)收集作用、幕后推手作用和參謀輔弼作用。但應(yīng)注意的事項(xiàng)有：要明確定位，全心履職；持續(xù)學(xué)習(xí)，科學(xué)管理；溝通協(xié)調(diào)，融通資源。

【關(guān)鍵詞】 企業(yè)文化建設(shè)；秘書(shū)；多維作用

20世紀(jì)70年代末到80年代初，威廉·大內(nèi)的《Z理論——美國(guó)企業(yè)界怎樣迎接日本的挑戰(zhàn)》等著作的相繼出版，掀起了企業(yè)文化理論傳播的熱潮，從研究日本企業(yè)管理發(fā)端，席卷全球，引發(fā)了管理思想的革命。以具體企業(yè)為例，張瑞敏臨危受命在海爾率先提出企業(yè)理念先行，文化先行的戰(zhàn)略，最終使公司扭虧為盈。杰克·韋爾奇執(zhí)掌美國(guó)通用電氣期間，毅然決然掃除內(nèi)部官僚主義積弊，減少管理層次，構(gòu)建學(xué)習(xí)型組織等一系列面向企業(yè)傳統(tǒng)文化大刀闊斧的變革，使企業(yè)煥發(fā)出耀眼的光彩。

企業(yè)文化由構(gòu)成同心圓的三個(gè)層面組成，內(nèi)核是精神文化層，包括使命、愿景、價(jià)值觀念、經(jīng)營(yíng)哲學(xué)、企業(yè)倫理等內(nèi)容。環(huán)繞的第二層是制度文化層，涵蓋人事、生產(chǎn)、安全制度等各項(xiàng)規(guī)章制度。第三層是物質(zhì)文化層，是文化的外顯載體，即統(tǒng)一標(biāo)識(shí)、自然環(huán)境和建筑設(shè)計(jì)、產(chǎn)品造型包裝等內(nèi)容，三層緊密聯(lián)系，相互作用。企業(yè)的文化管理是每一家企業(yè)繞不開(kāi)的話題，基業(yè)長(zhǎng)青的百年老店一定會(huì)形成其獨(dú)樹(shù)一幟的鮮明文化。文化是企業(yè)育人的土壤，是激勵(lì)員工發(fā)揮潛能的有生力量。企業(yè)辦得好不好，透過(guò)其企業(yè)文化便可一目了然。企業(yè)的美譽(yù)度、品牌效益、競(jìng)爭(zhēng)力，顧客的回頭率，員工的忠誠(chéng)度均與一家企業(yè)的文化品位休戚相關(guān)。

一、企業(yè)文化建設(shè)存在的主要問(wèn)題

1、文化建設(shè)一味模仿，標(biāo)簽化

不少企業(yè)急于求成，照搬世界500強(qiáng)的做法，認(rèn)為仿照是快速解決文化缺失的“藥方”，妄圖立竿見(jiàn)影。國(guó)內(nèi)一些企業(yè)在廠區(qū)和辦公區(qū)張掛的口號(hào)標(biāo)語(yǔ)、行為準(zhǔn)則大同小異，有相互仿照的痕跡，毫無(wú)特色。另外，文化建設(shè)標(biāo)簽化現(xiàn)象頗多。片面地認(rèn)為文化建設(shè)就是叫響公司的核心口號(hào)，包裝企業(yè)領(lǐng)袖成為公眾明星。不惜花重金在報(bào)刊、電視、互聯(lián)網(wǎng)等媒體平臺(tái)上大肆宣傳，頻頻亮相。結(jié)果把文化建設(shè)做成了廣告宣傳或公共關(guān)系。架空本土文化和企業(yè)自身實(shí)際的媚外模仿容易使文化建設(shè)缺乏精神氣質(zhì)，難有文化底蘊(yùn)。國(guó)外企業(yè)文化的借鑒如果只是學(xué)到皮毛則不能恰到好處地為己所用。

2、裙帶關(guān)系制約企業(yè)文化的良性生長(zhǎng)

無(wú)論何種類型企業(yè)，沾親帶故的裙帶關(guān)系難以避免，有的是家族成員，有的是同學(xué)老鄉(xiāng)，網(wǎng)絡(luò)關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜。人情文化濃重，容易誘發(fā)員工的隔閡，互相猜疑、打壓。人員擢升論資排輩，一些優(yōu)秀人才的出走并非源于企業(yè)所給的薪資待遇，本質(zhì)在于對(duì)內(nèi)部爭(zhēng)斗的憂慮。在公司內(nèi)部“非正式組織”的作用下，形成了三五成群的小團(tuán)體，派系林立。人治代替法治，機(jī)構(gòu)臃腫松弛，企業(yè)文化建設(shè)有令難行。自發(fā)的裙帶關(guān)系弱化著組織機(jī)能，對(duì)企業(yè)文化的各異理解，毫不掩飾地堅(jiān)持團(tuán)體的價(jià)值判斷和行為準(zhǔn)則，使得企業(yè)全盤文化體系支離破碎，權(quán)力傾斜，導(dǎo)致部門間溝通不暢，內(nèi)耗不斷。生產(chǎn)效率和經(jīng)營(yíng)效益受到?jīng)_擊。對(duì)于那些在國(guó)內(nèi)外擁有分支機(jī)構(gòu)的企業(yè)，集團(tuán)總部的文化建設(shè)難以落地生根。

3、企業(yè)文化與企業(yè)管理制度不匹配

企業(yè)管理制度應(yīng)與文化綱領(lǐng)相匹配，但現(xiàn)實(shí)當(dāng)中，我們看到的是領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)員工不按文化章程辦事，自己卻不能以身作則，率先垂范。由于缺乏對(duì)中高層管理人員的監(jiān)管，企業(yè)內(nèi)部官僚風(fēng)氣盛行，一些中層管理者為了充分享受權(quán)力帶來(lái)的快感，打著為公司著想的旗號(hào)，自設(shè)吹毛求疵的內(nèi)部審查制度，繁文縟節(jié)令一線員工耗費(fèi)大量精力和時(shí)間去應(yīng)付這些用處不大的瑣事，過(guò)度疲乏便無(wú)暇顧及消費(fèi)者的真實(shí)需求，被動(dòng)應(yīng)對(duì)市場(chǎng)的挑戰(zhàn)。許多員工崇尚魅力領(lǐng)導(dǎo)，認(rèn)為企業(yè)文化就是領(lǐng)導(dǎo)文化，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或個(gè)別魅力領(lǐng)導(dǎo)的思想言行就是公司文化的風(fēng)向標(biāo)，言聽(tīng)計(jì)從。很少去仔細(xì)分析個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)的言行是否符合公司的企業(yè)理念，歸根結(jié)底是因?yàn)閱T工沒(méi)把自己當(dāng)成企業(yè)的主人翁，企業(yè)文化建設(shè)還停留在文字材料的層面，核心理念未能滲透進(jìn)員工的心靈，制度只是管理者的“文化”。制度和文化兩張皮，制度成為掛在墻上的裝飾品，不能為文化的踐行保駕護(hù)航。

4、企業(yè)文化與思想政治工作混同

企業(yè)文化與思想政治工作都需要作用于人的思想意識(shí)，很多人簡(jiǎn)單地把政治思想工作等同于企業(yè)文化，讓政工干部擔(dān)當(dāng)文化建設(shè)重任，公司內(nèi)部采用大會(huì)宣講、民主生活會(huì)等形式大搞職工教育，殊不知思想政治工作側(cè)重于人員的價(jià)值觀念、道德品質(zhì)、理想信念等問(wèn)題，企業(yè)文化的內(nèi)容不僅涵蓋思想政治工作，還包括企業(yè)運(yùn)作，經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)，習(xí)俗禮儀、器物文化等更為寬泛的領(lǐng)域，偏重于管理。

二、秘書(shū)在企業(yè)文化建設(shè)中的作用

1、秘書(shū)的“刀筆吏”作用

企業(yè)文化脫胎于經(jīng)年累月的經(jīng)營(yíng)實(shí)踐，精神、文化潛藏其中，需要借助語(yǔ)言文字進(jìn)行提煉，文字工作作為秘書(shū)的一大強(qiáng)項(xiàng)義不容辭。公司文化診斷與建議報(bào)告、文化建設(shè)項(xiàng)目方案、員工手冊(cè)、公司制度匯編、公司文化報(bào)表等文本的起草、擬定，秘書(shū)的寫(xiě)作才能均能派上用場(chǎng)?！耙晕妮o政”，在準(zhǔn)確揣摩領(lǐng)導(dǎo)意圖，開(kāi)展文稿撰寫(xiě)時(shí)，字里行間要體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)與員工并肩作戰(zhàn)、共同奮斗的濃郁氛圍，通俗易懂地闡釋企業(yè)文化建設(shè)的系列舉措，定性定量地描述企業(yè)文化的建設(shè)目標(biāo)，塑造一流的執(zhí)行文化，用好筆墨文才彰顯文化魅力。

2、秘書(shū)的情報(bào)收集作用

近水樓臺(tái)先得月，秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)的左右手，深處機(jī)要部門，公司的重大決策、戰(zhàn)略部署、人事任免、文化建設(shè)情況均能率先獲悉。辦公機(jī)構(gòu)成為信息交換的樞紐，每天吐納著諸如客戶的產(chǎn)品需求、服務(wù)投訴，競(jìng)爭(zhēng)商家的價(jià)格、優(yōu)勢(shì)，員工的思想動(dòng)向、心理情感等信息流。秘書(shū)要充分利用好信息資源，編輯工作簡(jiǎn)報(bào)讓文化建設(shè)順勢(shì)而為，尋找并樹(shù)立文化建設(shè)標(biāo)桿，為企業(yè)創(chuàng)新?tīng)I(yíng)造適宜生態(tài)。

3、秘書(shū)的幕后推手作用

文化的一以貫之，要贏得全體員工的理解和支持，就必須搶占員工的意識(shí)形態(tài)高地。秘書(shū)作為聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)和廣大群眾的紐帶，要多創(chuàng)造領(lǐng)導(dǎo)走進(jìn)員工的機(jī)會(huì)，借機(jī)樹(shù)立領(lǐng)導(dǎo)正面形象。主動(dòng)通過(guò)訪談、問(wèn)卷調(diào)查等形式讓下情上達(dá)更為順暢。秘書(shū)作為公司形象展示的“窗口”，必須嚴(yán)于律己，做好企業(yè)文化的示范，工作風(fēng)格、精神面貌要反映出企業(yè)文化的價(jià)值取向，在日常的辦文、辦事、辦會(huì)業(yè)務(wù)中，上情下達(dá)帶頭踐行企業(yè)文化要求，把公司獨(dú)特文化優(yōu)勢(shì)落到實(shí)處。在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)下召集相關(guān)人員召開(kāi)文化建設(shè)專題會(huì)議，協(xié)調(diào)解決所遇困難，并及時(shí)匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。

4、秘書(shū)的參謀輔弼作用

秘書(shū)工作不顯山露水，隱匿于領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)活動(dòng)之中。對(duì)于文化建設(shè)過(guò)程中領(lǐng)導(dǎo)的指令，秘書(shū)要服從但不盲從，審慎思考，明辨是非。輔助參謀的職能不能被不加分析的附和領(lǐng)導(dǎo)喜好所代替。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)做出的指示和安排，如有欠妥之處，秘書(shū)要靈活變通，抓取恰當(dāng)時(shí)機(jī)，不偏不倚地給予合理化建議，避免決策失誤造成不必要的損失。從而使領(lǐng)導(dǎo)者所管理的組織形成一種良好的心智模式，能在不斷變化的復(fù)雜環(huán)境中持續(xù)正確決策，糾正偏差。

三、秘書(shū)在企業(yè)文化建設(shè)中應(yīng)注意的事項(xiàng)

1、明確定位，全心履職

秘書(shū)始終要保持清醒的頭腦，明確自身輔佐領(lǐng)導(dǎo)決策，參謀助手的角色定位。切忌越俎代庖，在推進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)過(guò)程中甘當(dāng)無(wú)名英雄。切勿意氣用事，以二首長(zhǎng)自居，對(duì)企業(yè)文化變革工作大包大攬，甚至頤指氣使，原本抱著一腔熱情為企業(yè)著想?yún)s因用力過(guò)度過(guò)猛，不講方法，落得個(gè)人人怨聲載道，費(fèi)力不討好的結(jié)局。輔助決策不等于決策。秘書(shū)要想在工作中實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值，建功立業(yè)，必須在文化建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)處處留心，敏銳覺(jué)察項(xiàng)目進(jìn)展中存在的問(wèn)題，及時(shí)匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門，防患于未燃，化危為機(jī)。盡職履責(zé)，認(rèn)真做好文化建設(shè)的檔案管理工作，為資料的方便取用、完備保存提供服務(wù)。

2、持續(xù)學(xué)習(xí)，科學(xué)管理

企業(yè)文化建設(shè)離不開(kāi)管理學(xué)、文化學(xué)等多學(xué)科理論知識(shí)的支撐，作為文化建設(shè)積極參與者的秘書(shū)應(yīng)當(dāng)不斷豐富自己的相關(guān)學(xué)科知識(shí)，諳熟中華民族的傳統(tǒng)文化特征，意識(shí)到文化在企業(yè)和產(chǎn)品的不同生命周期里會(huì)隨之變遷，動(dòng)態(tài)衍化。廣泛收集卓越企業(yè)的文化建設(shè)案例，比較研究，以資借鑒。對(duì)于跨國(guó)經(jīng)營(yíng)的企業(yè)，秘書(shū)還要熟悉域外文化類型、文化差異等國(guó)際企業(yè)文化管理實(shí)務(wù)。事先為向領(lǐng)導(dǎo)建言獻(xiàn)策做好功課。以企業(yè)管理理念為引領(lǐng)，結(jié)合所在企業(yè)的特點(diǎn)，精準(zhǔn)服務(wù)企業(yè)文化戰(zhàn)略，減少工作中瞎打誤撞帶來(lái)的損失。

3、溝通協(xié)調(diào)，融通資源

企業(yè)文化建設(shè)的具體實(shí)施大體可以分為三個(gè)階段，初期的籌備組織階段，中期的全方位推動(dòng)階段和后期的維護(hù)提升階段。秘書(shū)在這三個(gè)階段均有用武之地，但工作側(cè)重點(diǎn)各不相同。總的來(lái)說(shuō)，企業(yè)文化實(shí)施的不同階段，難免會(huì)遇到來(lái)自內(nèi)外部的一些阻礙和壓力，秘書(shū)要在期間樹(shù)立溝通意識(shí)，真誠(chéng)交流，化解抵觸與糾紛，整合各方面資源保障企業(yè)文化建設(shè)的有序開(kāi)展。前期籌備階段，文化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組的成立，資金投入，宣傳推廣，戰(zhàn)略定位的明確，新舊文化觀念的沖突等棘手問(wèn)題常使主管領(lǐng)導(dǎo)坐立不安，捉襟見(jiàn)肘。此時(shí)，秘書(shū)應(yīng)充分發(fā)揮溝通左右，聯(lián)系上下的職能。維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)威信，補(bǔ)臺(tái)而不挖墻腳，使領(lǐng)導(dǎo)的文化建設(shè)理念能有效傳達(dá)下去，深入人心。不相互推諉，齊心協(xié)力配合同事參與企業(yè)文化建設(shè)大綱等綱領(lǐng)性文件的起草，制定出臺(tái)相應(yīng)文化制度。走近基層，廣泛聽(tīng)取意見(jiàn)并反饋給決策領(lǐng)導(dǎo)，善于進(jìn)諫，運(yùn)籌帷幄。在中期階段，需要運(yùn)用培訓(xùn)宣導(dǎo)的手段，向全體員工灌輸企業(yè)愿景、使命、價(jià)值觀，進(jìn)一步規(guī)范員工行為，外塑形象、內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)。穩(wěn)妥合理地將企業(yè)文化建設(shè)納入到全年的整體工作評(píng)價(jià)中去。在此時(shí)段，上下意識(shí)是否統(tǒng)一，員工工作時(shí)的言行舉止是否合規(guī)，宣傳效果是否達(dá)到等指標(biāo)的檢驗(yàn)離不開(kāi)督辦檢查、跟蹤落實(shí)。這正是秘書(shū)人員的常規(guī)工作，所以默契協(xié)助文化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組貫徹執(zhí)行企業(yè)文化規(guī)劃，清除文化建設(shè)死角，化解現(xiàn)實(shí)矛盾顯得尤為重要。后期企業(yè)文化的維護(hù)提升，是一個(gè)漫長(zhǎng)的階段。秘書(shū)應(yīng)協(xié)助有關(guān)人員做好文化建設(shè)的成效調(diào)研，了解配套的獎(jiǎng)懲措施是否起到了令行禁止的作用。評(píng)價(jià)企業(yè)文化的全面?zhèn)鞑ナ欠袼茉炝巳碌钠放菩蜗蠛土己每诒?。多方收集信息，評(píng)估管理風(fēng)格與企業(yè)制度的契合關(guān)系，冷靜分析文化價(jià)值體系、規(guī)章條文與工作作風(fēng)中尚待解決的問(wèn)題。思考隨著社會(huì)環(huán)境、科技、政治經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)文化系統(tǒng)是否需要調(diào)整改進(jìn)。工作多而繁瑣，考驗(yàn)著著秘書(shū)的耐心和毅力。

企業(yè)文化在潛移默化中作用于員工的行為，產(chǎn)生相應(yīng)的結(jié)果。文化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，關(guān)乎企業(yè)生存與發(fā)展，并非一朝一夕之事。秘書(shū)在工作過(guò)程中，要擺正位置，自覺(jué)服務(wù)，遵照領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)行事，將企業(yè)文化貫徹至基層且不走樣。秘書(shū)要長(zhǎng)袖善舞，分享信息，加速?zèng)Q策過(guò)程，提高決策質(zhì)量。關(guān)心企業(yè)命運(yùn)，守護(hù)企業(yè)榮譽(yù)。通過(guò)細(xì)致入微的交流，疏導(dǎo)在文化建設(shè)中產(chǎn)生的個(gè)人與組織文化的沖突與對(duì)立，維護(hù)企業(yè)團(tuán)結(jié)，極大限度地發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，激發(fā)企業(yè)生命活力，發(fā)展壯大企業(yè)事業(yè)。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 李麗，宋雁超.秘書(shū)如何參與企業(yè)文化建設(shè)[J].秘書(shū)，2006.6.

[2] 王吉鵬.企業(yè)文化建設(shè)[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2017.

【作者簡(jiǎn)介】

范振華，廣東培正學(xué)院人文系教師.