淺談數(shù)字檔案信息長期存取面臨的問題及解決措施

王紅娜

摘要：科技成果日新月異，隨著數(shù)字化與信息化的到來，檔案的管理和長期儲存有了長足的發(fā)展，并且使檔案的管理更加安全。但是，也不可忽視檔案信息長期存取所存在的問題，并且伴隨著信息傳輸?shù)亩鄻踊惯@個問題更加尖銳和重要，所有的檔案管理員都致力于，解決數(shù)字檔案信息長期存取問題。本文以數(shù)字檔案長期存取面臨的問題、數(shù)字檔案長期存取的解決途徑兩方面，詳細(xì)論述數(shù)字檔案信息長期存取面臨的問題及解決措施，希望可以維護(hù)我國數(shù)字檔案信息安全，并且為解決數(shù)字檔案信息長期存儲問題，提供一些參考意見。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案信息；長期存儲；問題；解決措施

引言：

隨著科技的不斷進(jìn)步，計算機(jī)技術(shù)這門學(xué)科也不斷的發(fā)展和創(chuàng)新，檔案信息的加工和處理形式也出現(xiàn)了變化，從傳統(tǒng)的點(diǎn)對點(diǎn)無線電通訊，變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化通訊，使檔案信息的保存更加具有安全性。同時，也減輕了信息查詢的難度，為客戶提供方便。與此同時，網(wǎng)絡(luò)數(shù)字檔案信息存取，也具有一定的問題和隱患。數(shù)字檔案管理員，應(yīng)針對問題，制定出行之有效的解決方案，才能更好的利用當(dāng)今現(xiàn)代化技術(shù)，提升檔案管理效率。以下是筆者在工作過程中，所面臨的數(shù)字檔案長期存取問題和筆者的幾點(diǎn)解決辦法，提供給各位同行參考，同時也希望各位同行可以多多交流，解決當(dāng)下所面臨的問題。

一、數(shù)字檔案長期存取面臨的問題

（一）協(xié)調(diào)合作問題

對于數(shù)字檔案而言，其獲取和保存并非易事，并且存在風(fēng)險。在傳統(tǒng)的信息管理中，會存在很多溝通問題。例如，文件的格式、媒體儲存、是否執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)等，而這些問題都需要信息管理員與數(shù)字資源創(chuàng)造者之間緊密的溝通。[1]如果不能建立友好的協(xié)調(diào)合作關(guān)系，會導(dǎo)致數(shù)字檔案存在資源創(chuàng)建和提取障礙。所以，在對數(shù)字資源進(jìn)行檔案長期存取活動時，應(yīng)加強(qiáng)各部門的協(xié)調(diào)合作能力，使每個部門對于自身部門的職能有充分的了解，并且建立友好的信息溝通平臺，有效的將各部門的信息進(jìn)行綜合分析處理，使數(shù)字發(fā)信息具有可以長期存取的能力。在此過程中，如果各部門出現(xiàn)了合作障礙，會直接的影響數(shù)字檔案信息的保存和獲取，并且會使數(shù)字檔案信息資源處于危險之中。

（二）采集所存在的問題

對于數(shù)字檔案信息的保存，需要考慮：希望保存的檔案信息，資料選擇的保存版本，冗余程度的選擇，這三個問題，根據(jù)不同的現(xiàn)實(shí)情況，作出不同的針對方案。首先，分析檔案信息的保存價值和保存意義，結(jié)合自身的館藏需要，選擇合適的檔案信息進(jìn)行存取。其次，如果檔案信息具有多種版本，應(yīng)作出抉擇，選出最適合長期保存的版本，建立數(shù)字檔案信息長期存取。最后，在面對于冗余程度問題時，應(yīng)結(jié)合數(shù)字信息的價值和館內(nèi)的存取能力，制定出最佳的冗余程度方案。在傳統(tǒng)的信息檔案管理中，會因?yàn)楫?dāng)時技術(shù)的限制，進(jìn)行多個資源庫多個拷貝的冗余程度存儲，這樣的做法使得許多檔案信息具備了超視距保存的能力，所以，根據(jù)這些寶貴的經(jīng)驗(yàn)，可以對于具有珍貴保存價值的數(shù)字檔案信息，進(jìn)行多個拷貝冗余程度存儲。而這個目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，需要數(shù)字檔案信息管理的各個部門協(xié)同合作。

（三）成本與投資問題

對于信息檔案長期存取，需要長時間的進(jìn)行信息維護(hù)，這樣需要花費(fèi)大量的時間和資金，所以，相比于傳統(tǒng)的數(shù)字檔案信息而言，需要長期存儲的數(shù)字檔案信息，需要花費(fèi)大量的成本，并且，這些數(shù)字信息的存儲，會占據(jù)大量的虛擬存儲空間和現(xiàn)實(shí)物質(zhì)空間，這方面所需要的經(jīng)費(fèi)也是巨大的。[2]然而，這并不是數(shù)字檔案信息長期存取所需要花費(fèi)的全部，還涉及到以下幾個方面的費(fèi)用，第一點(diǎn)，硬件與軟件，在工作過程中，維護(hù)、更新、存儲、獲取所需要的花費(fèi)，并且，為了更好的實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息檔案長期存取，還需要進(jìn)行不斷的技術(shù)創(chuàng)新和技術(shù)研討，這方面的費(fèi)用也是巨大的。第二點(diǎn)，對于數(shù)字檔案信息的長期存取，需要進(jìn)行元數(shù)據(jù)的創(chuàng)建、冗余程度的成本花費(fèi)，并且，這些成本的消耗是持續(xù)性的，且不斷的進(jìn)行花費(fèi)。第三點(diǎn)，數(shù)字資源信息屬于知識產(chǎn)權(quán)，所以在對于數(shù)字信息，進(jìn)行讀取和遷移過程中，會花費(fèi)一定的版權(quán)費(fèi)用。

（四）法律相關(guān)問題

數(shù)字檔案信息的存取經(jīng)常會涉及到侵權(quán)問題。隨著現(xiàn)代技術(shù)的不斷前進(jìn)，很多數(shù)字檔案中的信息，會被不法分子進(jìn)行違規(guī)遷移和摹寫處理，而針對于這類問題，是需要得到數(shù)字檔案信息管理員重視的，一旦做法有所偏差，可能會影響數(shù)字檔案信息長期存取活動的展開，直接影響客戶對于數(shù)字檔案信息的需求，甚至是數(shù)字檔案信息的安全，所以，在此方面，數(shù)字信息管理員應(yīng)積極的推動國家立法，保障數(shù)字檔案信息長期存取的安全性，并且捍衛(wèi)我國資源創(chuàng)建者的知識產(chǎn)權(quán)。

二、數(shù)字檔案長期存取的解決途徑

（一）標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)字管理

想要做到數(shù)字檔案信息的長期存取，就必須要做好標(biāo)準(zhǔn)化工作，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息存取全程的規(guī)范化。首先，要確保數(shù)字檔案信息，獲取途徑是合法的，嚴(yán)厲杜絕出現(xiàn)非法獲得信息的手段和技術(shù)。其次，要確保數(shù)字檔案信息儲存的安全性，并且要制定規(guī)范化的互通準(zhǔn)則，并且嚴(yán)格按照準(zhǔn)則，進(jìn)行數(shù)據(jù)之間的流通和閱讀。只有這樣，才能有效的確保數(shù)字檔案信息的程序存取。隨著全球化進(jìn)程不斷深入，對于數(shù)字檔案信息也應(yīng)進(jìn)行全球化處理。推動國內(nèi)信息與國際信息進(jìn)行交流互通，最大程度上的實(shí)現(xiàn)查閱者的需求。

（二）做好合作與協(xié)調(diào)

當(dāng)今的數(shù)字檔案信息的長期存續(xù)工作，它不僅僅是一個部門可以完成的，它需要多個部門，進(jìn)行合作和協(xié)調(diào)，其中涉及到信息創(chuàng)建者、資料管理者、長期維護(hù)員等等，在這個鏈條中，每一個環(huán)節(jié)都是非常重要的，一定要建立良好的合作和溝通，才能實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的長期存取。[3]同時，國內(nèi)的數(shù)字檔案信息交流的加深，不同的場館會對于數(shù)字信息進(jìn)行遷移和交流，所以，對于數(shù)字信息的安全問題更應(yīng)重視。在信息交流的過程中，會出現(xiàn)格式轉(zhuǎn)化、遷移路徑選擇等問題，所以，各個部門應(yīng)做好合作，保障數(shù)字檔案的有效利用和開發(fā)，數(shù)字檔案管理者也應(yīng)鼓勵各位工作人員在工作中，進(jìn)行創(chuàng)新和實(shí)踐，推動數(shù)字信息的長期存取有效性。

（三）政府加強(qiáng)補(bǔ)助

對于數(shù)字檔案信息的長期存儲，單一的民間組織是無法有效展開和進(jìn)行的，所以它需要政府對其的資助和支持。舉例說明，英國的許多數(shù)字信息管理，都是由英國高等教育資金委員會進(jìn)行資助的，這種由政府出資，推動數(shù)字信息的長期存取，是非常有效的，我國也可進(jìn)行學(xué)習(xí)，由國家出資，進(jìn)行數(shù)字信息長期存取工作。

（四）建立健全的信息檔案系統(tǒng)

建立健全的信息檔案系統(tǒng)，是數(shù)字檔案信息長期存取的根本。只有建立，健全的數(shù)字信息檔案系統(tǒng)，才能有效的規(guī)范，數(shù)字信息從創(chuàng)立到資源保存再到閱讀查詢整個過程的標(biāo)準(zhǔn)性。首先，這個系統(tǒng)，要對信息檔案的保存進(jìn)行鑒定和管理，選擇有價值的信息檔案進(jìn)行長期保存，并且會對該信息的交流和查閱進(jìn)行記錄，確保該信息長期保存的意義。其次，信息檔案系統(tǒng)，應(yīng)確保數(shù)字檔案的可靠性和合法性，保證查閱活動的合法。最后，信息檔案系統(tǒng)，要對歸檔的數(shù)字信息進(jìn)行規(guī)范化處理。對歸檔的數(shù)字信息進(jìn)行及時的管理，并且根據(jù)當(dāng)下的情況進(jìn)行有效的維護(hù)，確保信息檔案長期存取的可靠性。

（五）克服技術(shù)淘汰

在數(shù)字檔案信息管理中，不管是短期保存還是長期保存，都會存在因技術(shù)更迭，而導(dǎo)致文件信息無法讀出。而這樣會導(dǎo)致數(shù)字檔案信息無法有效利用，違背了數(shù)字檔案信息長期保存的初衷。[4]經(jīng)過最新的研究表明：需要長期進(jìn)行保存的信息檔案，需要運(yùn)用遷移和仿真技術(shù)。而短期保存的信息檔案，可以運(yùn)用技術(shù)保護(hù)的方式，解決技術(shù)淘汰問題。技術(shù)保護(hù)具體的做法是，保護(hù)原始的信息資源讀寫技術(shù)和硬件等。這樣做有效的保證了，數(shù)字信息存取的可能性。但是，這僅僅是對于數(shù)字信息存取，短期保存的無奈之舉。如果想要真正的實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息長期存取，還需要進(jìn)行不懈的努力和技術(shù)突破，避免寶貴的數(shù)字信息經(jīng)過時代的更迭而消失。

（六）建立技術(shù)中心

解決技術(shù)淘汰問題，是需要專業(yè)的計算機(jī)技術(shù)的，并且會存在很大的風(fēng)險，所以，立足于當(dāng)今數(shù)字信息長期存取問題，必須要建立技術(shù)服務(wù)中心，有效的推動國內(nèi)數(shù)字檔案的長期保存。對于技術(shù)中心的管理，應(yīng)盡量的適應(yīng)當(dāng)下的數(shù)字資源管理需求。目前我國許多信息存取部門，將部分業(yè)務(wù)交給專業(yè)的計算機(jī)或信息管理單位進(jìn)行承包，這也是一種有效的解決信息長期存取問題的辦法。

結(jié)語：

總而言之，對于數(shù)字檔案信息長期存取面臨的問題，是可以通過現(xiàn)金的手段進(jìn)行有效的解決的，只要數(shù)字檔案管理員對于這項(xiàng)工作足夠重視，就可以將危害降到最低，并且有效的保證數(shù)字檔案信息長期存取的安全。并且，對于數(shù)字檔案長期存取這項(xiàng)工作，應(yīng)以發(fā)展的眼光來看待，建立健全的數(shù)字檔案長期存取體系，有效的降低數(shù)字檔案長期存取的成本，是解決數(shù)字檔案長期存取問題的關(guān)鍵，并且，有效的解決以上的問題，可以使數(shù)字檔案長期存取工作，變得更加利于客戶使用。在此筆者呼吁，廣大的數(shù)字檔案信息管理員，可以不斷的對工作進(jìn)行創(chuàng)新，推動數(shù)字檔案信息長期存取發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊濤.數(shù)字檔案信息長期安全存儲問題探討[J].黑龍江史志，2014（14）：67-68.

[2]張靖唯.數(shù)字檔案安全管理面臨的問題及對策淺析——兼談地名信息安全管理[J].中國地名，2011（02）：42-43.

[3]趙德美，吳興菊.數(shù)字檔案信息長期存取面臨的問題及解決措施[J].機(jī)電兵船檔案，2009（01）：51-53.

[4]于曉紅.數(shù)字檔案信息長期安全存儲之我見[J].黑龍江檔案，2011（01）：83.