交通工程項(xiàng)目電子檔案標(biāo)準(zhǔn)探討

徐銳，李仕奇

（貴州省交通科學(xué)研究院股份有限公司，貴州 貴陽(yáng) 550008）

1 現(xiàn)狀分析

國(guó)內(nèi)對(duì)交通工程電子檔案管理系統(tǒng)的研究以及應(yīng)用正在不斷進(jìn)行，廣東省交通運(yùn)輸檔案信息管理中心、廣東省檔案局、廣東省交通運(yùn)輸工程質(zhì)量監(jiān)督站聯(lián)合研究交通工程電子檔案管理系統(tǒng)與規(guī)范，在2014年編制《廣東省交通工程電子檔案管理規(guī)范》。貴州省對(duì)于交通工程電子檔案標(biāo)準(zhǔn)研究非常的重視，電子檔案是現(xiàn)代化的產(chǎn)物，沒有標(biāo)準(zhǔn)化就沒有現(xiàn)代化。目前對(duì)交通建設(shè)工程電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化研究正在不斷開展。

因此，隨著電子檔案管理的實(shí)踐與理論的發(fā)展，對(duì)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理的力度將會(huì)進(jìn)一步加大。由于標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的速度不斷提升，我國(guó)電子檔案管理將上升到一個(gè)新的發(fā)展臺(tái)階，研究符合貴州省交通建設(shè)工程電子檔案標(biāo)準(zhǔn)迫在眉睫。

2 研究成果

2.1 建立了“交通工程項(xiàng)目電子檔案管理系統(tǒng)”

該系統(tǒng)根據(jù)國(guó)家檔案局、交通檔案局、廣東省檔案局的嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)運(yùn)作簡(jiǎn)便，能夠?qū)崿F(xiàn)收集、整理、分類以及對(duì)未歸檔文件進(jìn)一步管理，方便檔案存檔和查閱。另外，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案修改、審核、存檔，并具有以下優(yōu)勢(shì)。

（1）在電子檔案管理系統(tǒng)各個(gè)環(huán)節(jié)、過(guò)程中可以使用電子簽名。由于在使用過(guò)程中應(yīng)用了數(shù)字證書，以及通過(guò)全過(guò)程監(jiān)控的電子簽名方式，避免了存在責(zé)任人的簽名是否真實(shí)以及有效等等問(wèn)題，使電子檔案具備了真實(shí)性、系統(tǒng)性、完整性，另外還能夠提供電子檔案憑證。電子檔案形成的流程如下圖1。

圖1 電子檔案形成流程圖

（2）由于電子文件的電子簽名具有法律作用，給檔案管理帶來(lái)重大的意義，保障了管理質(zhì)量和效率。結(jié)合計(jì)算機(jī)處理電子文件，由電子簽名、留存、整理項(xiàng)目組卷，然后將電子檔案進(jìn)行留檔保存。

（3）統(tǒng)一電子文件接收規(guī)范。信息管理系統(tǒng)中導(dǎo)出的工程資料，最終都轉(zhuǎn)換附有電子簽名的PDF文件存檔。

（4）交通工程項(xiàng)目電子檔案管理系統(tǒng)和項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)能夠做到完美結(jié)合。文件搜集精確簡(jiǎn)便，不重不漏，解決了文件篩選繁瑣、整理重復(fù)等困擾，大大減少了檔案管理時(shí)間，實(shí)現(xiàn)了“三同步”（同步組成、同步收集、同步整理），提高了交通工程檔案管理的效率。

（5）工程施工、監(jiān)理單位的檔案具體情況在電子檔案管理系統(tǒng)中能夠進(jìn)行實(shí)時(shí)、如實(shí)反映，項(xiàng)目業(yè)主和檔案主管單位能夠清楚了解下級(jí)附屬的檔案管理狀況。

2.2 建立了“交通在線電子認(rèn)證平臺(tái)”

該平臺(tái)的顯著功能有：第一點(diǎn)，具備了在線驗(yàn)證數(shù)字證書的真實(shí)性和有效性。第二點(diǎn)，給以可信的時(shí)間戳服務(wù)，根據(jù)時(shí)間戳服務(wù)器得到北斗衛(wèi)星導(dǎo)航系統(tǒng)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間，再通過(guò)時(shí)間戳服務(wù)器證書對(duì)該標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間進(jìn)行電子簽名，最終給出時(shí)間戳結(jié)果。第三點(diǎn)，給電子檔案管理系統(tǒng)提供合法的電子簽名，實(shí)現(xiàn)了電子檔案的真實(shí)性、有效性、可追溯性以及防篡改性。第四點(diǎn)數(shù)據(jù)絕對(duì)保密，能夠做到雙向SSL信息傳輸以及128位通道加密。

2.3 “交通工程項(xiàng)目電子檔案數(shù)據(jù)本地、異地備份及恢復(fù)管理體系”

建立了《檔案數(shù)據(jù)備份規(guī)劃》、《數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)管理手冊(cè)》、《檔案數(shù)據(jù)恢復(fù)管理制度》等相關(guān)制度，綜合數(shù)據(jù)的日常收集、存檔、恢復(fù)和應(yīng)急處理等措施。具備了交通工程項(xiàng)目電子檔案數(shù)據(jù)的本地、異地恢復(fù)備份功能。

3 創(chuàng)新點(diǎn)

（1）填補(bǔ)了貴州交通建設(shè)工程電子檔案研究空白，對(duì)國(guó)家《電子簽名法》在電子檔案領(lǐng)域應(yīng)用，統(tǒng)籌實(shí)施細(xì)節(jié)和管理規(guī)范，為核發(fā)電子簽名的電子檔案的法律效力提供了試點(diǎn)。

（2）提出電子檔案系統(tǒng)接收和使用的標(biāo)準(zhǔn)格式。

（3）電子檔案用戶身份認(rèn)證以及電子簽名等技術(shù)的應(yīng)用，通過(guò)結(jié)合北斗衛(wèi)星標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間，以保證檔案所處理的真實(shí)性和有效性。

（4）實(shí)現(xiàn)檔案與工程建設(shè)同步收集、整理、歸檔，規(guī)范項(xiàng)目檔案日常工作，過(guò)程環(huán)節(jié)檔案形成，保證數(shù)據(jù)追溯性，提高檔案資料的查詢利用效率，對(duì)國(guó)內(nèi)其他行業(yè)電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)具有借鑒意義。

4 推廣前景

本課題的研究，順應(yīng)貴州省交通信息化發(fā)展的趨勢(shì)，能夠大力推動(dòng)交通建設(shè)項(xiàng)目的檔案信息化建設(shè)，不僅具有示范效應(yīng)，而且具有顯著的實(shí)用性，以及社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。

（1）課題的研究對(duì)國(guó)家《電子簽名法》在貴州省電子檔案領(lǐng)域落地實(shí)施有重要意義，為電子檔案的電子簽名形成實(shí)施細(xì)節(jié)和管理規(guī)范、強(qiáng)化應(yīng)用合法電子簽名的電子檔案的法律效力提供了落地試點(diǎn)。

（2）通過(guò)獲取北斗衛(wèi)星標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間來(lái)保證檔案操作人員身份認(rèn)證、電子簽名、電子印的真實(shí)性。

（3）通過(guò)組成整個(gè)省交通工程的電子檔案系統(tǒng)，保證了電子檔案管理質(zhì)量和效率，使得電子文件能夠和紙質(zhì)文件的同步留存，規(guī)范了交通檔案的日常工作，使項(xiàng)目資料形成的可靠性和準(zhǔn)確性得到重要的保障，檔案資源的搜索查閱效率大大加強(qiáng)。

（4）從經(jīng)濟(jì)效益上分析，以高速公路工程進(jìn)行分析，數(shù)據(jù)表明每100公里高速公路留存檔資料高達(dá)1萬(wàn)卷，每卷大約250頁(yè)，各樣工程一半需要給以四套紙質(zhì)檔案，以各個(gè)上級(jí)管理部門留存查閱，那么100公里高速公路所需的總頁(yè)數(shù)為：1萬(wàn)卷×250頁(yè)×4套=1000萬(wàn)頁(yè)。應(yīng)用電子檔案，現(xiàn)在能夠做到使用一套紙質(zhì)檔案，如果以每頁(yè)0.2元計(jì)算，每100公里高速公路項(xiàng)目就能夠減少150萬(wàn)元（750萬(wàn)頁(yè)×0.2元）。

（5）減少了檔案保存的管理投入。交通工程所占的巨大紙質(zhì)檔案要求通過(guò)進(jìn)行分開長(zhǎng)期保存，但是庫(kù)房的溫度需保證處于14～24℃，相對(duì)濕度需保證在45%～60%，建設(shè)和維護(hù)的成本大大增加，那么以100公里高速公路進(jìn)行分析計(jì)算，能夠減少150平方米庫(kù)房面積、100立方密集柜及所用的配套設(shè)施。

（6）大大降低企業(yè)及政府主管部門檔案管理投入。目前紙質(zhì)檔案一般各頁(yè)設(shè)置4個(gè)手工簽名，100公里的簽名數(shù)高至一千萬(wàn)個(gè)（250萬(wàn)頁(yè)×4），通過(guò)電子簽名大量的手工簽名將被電子簽名進(jìn)行代替，大大提高了項(xiàng)目相關(guān)人員的管理效率，降低了人力資源成本。

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