用辦公軟件提升系列酒工作效率的可行性研究

曹向榮 朱昱璋

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用辦公軟件提升系列酒工作效率的可行性研究

曹向榮 朱昱璋

貴州茅臺酒股份有限公司，貴州 仁懷 564501

隨著公司的發(fā)展，目前醬香系列酒銷售量已經(jīng)躍上3萬噸，生產(chǎn)量超2萬噸向4萬噸發(fā)展，為確保生產(chǎn)質(zhì)量穩(wěn)定向好，需要及時(shí)掌握各種生產(chǎn)信息，特別是輪次酒的生產(chǎn)質(zhì)量變化，是直接指導(dǎo)后輪次生產(chǎn)操作的重要信息。但是一直以來，系列酒新酒的品評結(jié)果傳遞到生產(chǎn)管理部平均在30多天，最長的3、4輪次品評結(jié)果反饋到生產(chǎn)管理部竟盡長達(dá)36天以后，下一輪次生產(chǎn)基本結(jié)束，無法給下輪次生產(chǎn)提供科學(xué)指導(dǎo)，從而影響系列酒的正常生產(chǎn)環(huán)節(jié)和技術(shù)優(yōu)化配置。從生產(chǎn)實(shí)際出發(fā)，分析各個(gè)環(huán)節(jié)，用常用辦公工具提高環(huán)節(jié)工作質(zhì)量，降低環(huán)節(jié)中重復(fù)工作，壓縮新酒信息到生產(chǎn)部門之間的時(shí)間。

并樣規(guī)則；并樣號；合并壇號；信息反饋

引言

系列酒生產(chǎn)環(huán)節(jié)用的是人工手動(dòng)方式是有原因的。公司沒有組織技術(shù)人員系統(tǒng)地對系列酒生產(chǎn)輔助環(huán)節(jié)進(jìn)行流程優(yōu)化，基層單位的能力也有限。系列酒未采用機(jī)打壇標(biāo)簽，是因?yàn)槊┡_酒的收酒與標(biāo)簽打印是同步進(jìn)行的，標(biāo)簽中不含有品評結(jié)果信息，而茅臺酒的新酒標(biāo)簽上也不需要品評結(jié)果的信息，因?yàn)槊┡_新酒需要經(jīng)過盤勾后才能進(jìn)入勾兌環(huán)節(jié)；但系列酒盤勾后直接進(jìn)罐進(jìn)而直接進(jìn)入勾兌生產(chǎn)環(huán)節(jié)，所以系列酒的標(biāo)簽中必須包含所有信息。由于并樣信息是手工抄寫到一張張標(biāo)簽上的，因此取樣班需要事先將并樣信息合并抄寫到表格中，不能帶著零散的標(biāo)簽去取樣。系列酒采用5壇并樣的方式取樣品評是公司規(guī)定的，暫無法更改。茅臺酒品評結(jié)果以電子檔的香型明細(xì)表形式返回車間；而系列酒因?yàn)樯婕皟蓮S噸酒承包制的結(jié)算問題，基酒的品評結(jié)果直接影響兩廠的效益，均以質(zhì)量部在壇標(biāo)簽上蓋章信息為準(zhǔn)（當(dāng)時(shí)公司并未開始使用電子印章），所以無法直接返回綜合信息的電子檔文件。

1 現(xiàn)狀調(diào)查

“系列酒新酒品評流程”是指將生產(chǎn)出的新酒收入庫房酒壇之后，取樣班將其取樣后交公司質(zhì)量部品評，再將品評結(jié)果提交生產(chǎn)管理部和返回生產(chǎn)單位的過程。其取樣規(guī)則采用的是同一班組生產(chǎn)的醇甜酒在同一庫房每3～5壇合并取一個(gè)酒樣，醬香酒單壇取樣的方式進(jìn)行，詳細(xì)流程如圖1所示。

圖1 系列酒新酒品評流程圖（研究前）

其中每個(gè)環(huán)節(jié)的耗時(shí)情況如表1所示（每年共有7個(gè)產(chǎn)酒輪次操作的平均值）。

表1 各環(huán)節(jié)年平均耗時(shí)統(tǒng)計(jì)表

將流程分類：抄寫酒壇標(biāo)簽5天；制作并樣標(biāo)簽6天；上交并樣標(biāo)簽1天；根據(jù)并樣標(biāo)簽抄寫取樣表3.5天；取樣2.5天；品評3天；并樣標(biāo)簽蓋章1天；錄入品評結(jié)果3天；并樣標(biāo)簽返回班組1天；抄寫并樣品評結(jié)果到其余酒壇標(biāo)簽2.5天；貼標(biāo)1.5天，合計(jì)30天。因?qū)ν鈫挝徊僮鳝h(huán)節(jié)不了解無法提出改進(jìn)方法，剩余各部門的耗時(shí)情況。從表1可以看出，在取樣編碼流程中，勾貯收酒班組的耗時(shí)為17天，所占比重達(dá)到了65.4%。

2 原因分析

我們又對勾貯收酒班組各操作環(huán)節(jié)的耗時(shí)再次做了分析：在勾貯收酒班組所有操作環(huán)節(jié)中，編排并樣標(biāo)簽和抄寫酒壇標(biāo)簽是主要耗時(shí)環(huán)節(jié)，共計(jì)耗時(shí)11天，在班組各環(huán)節(jié)耗時(shí)總和中占比達(dá)到了：（11÷17）×100% =64.7%。

3 攻關(guān)環(huán)節(jié)

我們通過對整個(gè)品評流程的詳細(xì)分析，發(fā)現(xiàn)在11個(gè)操作環(huán)節(jié)中，部分后期環(huán)節(jié)建立在前期“并樣標(biāo)簽”的基礎(chǔ)上，由于人工并樣工作是由員工在數(shù)千張酒壇標(biāo)簽中尋找相同庫房、相同班組的標(biāo)簽來合并，生成并樣品的并樣號包含對應(yīng)的合并壇號，因此在合并過程中還要避免重復(fù)合并和跨庫房合并等錯(cuò)誤，工作量非常大，進(jìn)程異常緩慢。如果有辦法將它們有機(jī)組合在一起，借助計(jì)算機(jī)用程序化的方式自動(dòng)處理，那么按照電腦的運(yùn)算速度整個(gè)環(huán)節(jié)，幾萬個(gè)數(shù)據(jù)僅需數(shù)秒即可完成計(jì)算。在根據(jù)它們的內(nèi)在聯(lián)系——整個(gè)環(huán)節(jié)由并樣號貫穿始終，利用這個(gè)特點(diǎn)將質(zhì)量部品評信息自動(dòng)還原到每一壇酒，最后利用打印技術(shù)打印壇標(biāo)簽，即可達(dá)成目的。

這5個(gè)以并樣環(huán)節(jié)為基礎(chǔ)的程序操作[1]環(huán)節(jié)耗時(shí)合計(jì)為：抄寫酒壇標(biāo)簽0天，制作并樣標(biāo)簽6天，上交并樣標(biāo)簽0天，根據(jù)并樣標(biāo)簽抄寫取樣表0天，取樣2.5天；品評3天；并樣標(biāo)簽蓋章0天，錄入品評結(jié)果0天，并樣標(biāo)簽返回班組0天，抄寫并樣品評結(jié)果到其余酒壇標(biāo)簽0天，貼標(biāo)1.5天，合計(jì)13天，整個(gè)流程節(jié)約工作時(shí)間盡17天。

也就是說，如果我們能夠縮短“制作并樣標(biāo)簽”這個(gè)環(huán)節(jié)的耗時(shí)，那么以這個(gè)環(huán)節(jié)為基礎(chǔ)的后續(xù)環(huán)節(jié)的耗時(shí)也會(huì)相應(yīng)地縮短。

通過計(jì)算，只要我們能夠解決“按照并樣制度[2]自動(dòng)對新酒信息進(jìn)行編并樣”“自動(dòng)還原酒壇綜合信息”和“批量打印酒壇完整信息”這三個(gè)難題那么將會(huì)大大提高次環(huán)節(jié)工作效率，而且用“小數(shù)據(jù)”結(jié)合辦公軟件程序化操作，摒棄過程中的人為手動(dòng)環(huán)節(jié)直接提高工作質(zhì)量。

4 對應(yīng)方法

4.1 制作并樣標(biāo)簽

根據(jù)并樣規(guī)則[2]事先對收酒原始信息進(jìn)行結(jié)構(gòu)化處理，在使用Excel軟件自帶函數(shù)組合實(shí)現(xiàn)自動(dòng)并樣的過程摸索中，初步發(fā)現(xiàn)將幾種函數(shù)組合嵌套引用可達(dá)到目的（見表2）。

表2 函數(shù)功能表

利用以上函數(shù)，可組成下列兩種方案。

方案一：利用“IF”函數(shù)為每壇酒設(shè)定初始編號，之后用“篩選排序”功能、“IF、AND”函數(shù)的組合應(yīng)用，按照預(yù)設(shè)的并樣原則得到樣品號，再利用“IF、COUNTIF、&、VLOOKUP”函數(shù)的組合應(yīng)用，查找后續(xù)壇號后，用VLOOKUP精準(zhǔn)查找函數(shù)，使同樣品號的合并壇號統(tǒng)一，即可自動(dòng)生成并樣信息。

方案二：利用“IF”函數(shù)為每壇酒設(shè)定初始編號，之后用“篩選排序”功能、“IF、AND”函數(shù)的組合應(yīng)用，按照預(yù)設(shè)的并樣原則得到樣品號，再利用INDEX、MATCH、以及IF函數(shù)組合應(yīng)用，查找后續(xù)壇號后，再用LOOKUP和IF函數(shù)組合，使同樣品號的合并壇號統(tǒng)一，可自動(dòng)生成并樣信息。

對兩種方案運(yùn)行情況評價(jià)：

方案一：所涉函數(shù)組合易懂常用，能達(dá)到目的；

方案二：所涉函數(shù)組合復(fù)雜少用，能達(dá)到目的。

為了方便推廣應(yīng)用，選擇方案一來處理自動(dòng)并樣的操作。

4.2 自動(dòng)還原酒壇綜合信息

利用精準(zhǔn)查找函數(shù)將質(zhì)量部評品信息還原到新酒收酒表上對應(yīng)的單元格，完成信息整合。

4.3 批量打印酒壇完整信息

茅臺酒新酒標(biāo)簽是使用標(biāo)簽打印機(jī)（見圖2）打印的。

表3 標(biāo)簽打印與人工抄寫效率對比

但由于系列酒生產(chǎn)的特殊性，新酒標(biāo)簽中需要的信息較多，而標(biāo)簽打印機(jī)在打印茅臺酒壇標(biāo)簽中的內(nèi)容很少只有7個(gè)。系列酒酒壇標(biāo)簽涵蓋“年度、輪次、庫號、壇號、車間、數(shù)量、酒精度、交酒班組、入庫日期、樣品編、收酒人員、品評結(jié)果、樣品壇號、品評日期、鑒定小組、鑒定單位”。

按照新酒酒壇標(biāo)簽排版格式將需要出現(xiàn)在壇標(biāo)簽上的16個(gè)信息固化到一個(gè)單元格中，或用郵件合并的方式處理此步驟，以便后續(xù)完整地打印到壇標(biāo)簽上。

為使打印出來的壇標(biāo)簽清晰、明了、齊全，滿足生產(chǎn)使用要求，需要設(shè)置標(biāo)簽打印機(jī)的參數(shù)，經(jīng)過摸索得到適用的“寬、高、打印速度、色帶濃度、紙張方向、四方頁邊距”等設(shè)定參數(shù)。

5 效果驗(yàn)證

5.1 制作并樣標(biāo)簽

利用編寫好的并樣格式模板，對勾貯收酒班組的新酒信息處理只要60分鐘（含排版打印取樣清單信息），已在2017年后面幾個(gè)輪次得到印證。

5.2 自動(dòng)還原酒壇綜合信息

利用精準(zhǔn)查找函數(shù)將質(zhì)量部評品信息還原到新酒收酒表上對應(yīng)的單元格，只需要3分鐘，同時(shí)在設(shè)置好的列自動(dòng)生成可打印單元格完整信息。

5.3 批量打印酒壇完整信息

標(biāo)簽打印機(jī)打印標(biāo)簽的效率：連續(xù)批量打印2.355秒/張。與系列酒中原來的人工抄寫的效率做了對比見表3。

通過對比可以看出，平均人工抄寫標(biāo)簽耗時(shí)約為打印耗時(shí)近10倍之多。

5.4 綜合

本次活動(dòng)不僅有效縮短了系列酒新酒品評流程所需的時(shí)間，還大大簡化了整個(gè)系列酒的品評流程（見圖3），直接服務(wù)于后續(xù)生產(chǎn)，減少了包括取樣班、二編室、質(zhì)量部等在內(nèi)相關(guān)部門的工作量，降低了各環(huán)節(jié)的勞動(dòng)強(qiáng)度，對安全、工藝、質(zhì)量、環(huán)境、成本、管理等方面均不存在任何負(fù)面影響。

圖3 系列酒新酒品評流程圖（新）

6 結(jié)論

通過對日常工作的綜合觀察，利用“精細(xì)化”要求提升工作效率，是我們管理者工作的重點(diǎn)之一。本次利用常用辦公軟件研究優(yōu)化工作流程，完全原創(chuàng)，是公司精細(xì)化管理和大數(shù)據(jù)概念在我們基層片區(qū)落地推行的項(xiàng)目之一，為片區(qū)后續(xù)推進(jìn)精細(xì)化管理工作和在大數(shù)據(jù)方面的探索，儲(chǔ)備了基礎(chǔ)信息，積累了經(jīng)驗(yàn)。為公司以后全面運(yùn)用“大數(shù)據(jù)”指導(dǎo)生產(chǎn)，在基層班組樹立了良好的信心。因?yàn)楸狙芯可形垂_，本文暫沒列舉全部函數(shù)嵌套組合引用詳細(xì)公式（因排版問題，文中沒有全列舉工作環(huán)節(jié)截圖），目前整套組合程序還在試運(yùn)行中，后期重點(diǎn)是對程序進(jìn)行打包、界面美化、使用推廣。

[1]勾貯車間.系列酒新酒并樣品評流程操作規(guī)程[Z].

[2]勾貯車間.系列酒并樣制度[Z].

Feasibility Study on Using Office Software to Improve Work Efficiency of Series Wines

Cao Xiangrong Zhu Yuzhang

Guizhou Maotai Co., Ltd., Guizhou Renhuai 564501

With the development of the company, the sales volume of Maoxiang series wine has jumped to 30 000 tons, and the production volume exceeds 20?000 tons to 40?000 tons. To ensure the stable production quality, it is necessary to grasp various production information in a timely manner. In particular, the change in the quality of production of wines in turn is a direct guide to the important information of the subsequent round of production operations. However, the results of the series of new wines have been passed on to the production management department for an average of more than 30 days, and the longest 3 or 4 rounds of product evaluation results have been fed back to the production management department for as long as 36 days. The next round of production is basically the same. At the end, it will not be able to provide scientific guidance for the next round of production, thereby affecting the normal production process and technical optimization of the series. From the actual production point of view, the paper analyzes each link, uses common office tools to improve the quality of the link work, reduces the number of duplicate work in the link, and compresses the time between the new wine information and the production department.

sample taking rule; sample taking number; merger altar number; information feedback

TP391.1；TP311.56

A

曹向榮（1979—），男，江蘇啟東人，發(fā)酵工藝專業(yè)，貴州茅臺酒股份有限公司勾貯車間勾貯五片區(qū)主任，曾從事醬香系列酒和低度酒生產(chǎn)，現(xiàn)從事酒庫和罐群管理。朱昱璋（1983—），男，貴州仁懷人，生物工程專業(yè)，貴州茅臺酒股份股份有限公司勾貯車間工藝員，曾從事茅臺酒生產(chǎn)，任酒師職務(wù)。