疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策初探

裴明景

摘要：如今已經(jīng)邁入信息化高速發(fā)展的時(shí)代，疾病預(yù)防控制中心也要提升檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。本文在分析疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，提出了健全疾控檔案管理機(jī)制、樹(shù)立正確檔案管理觀念、建設(shè)檔案管理人才隊(duì)伍等策略，希望能夠?yàn)楫?dāng)前疾病控制機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理工作提供一些借鑒，以期推動(dòng)我國(guó)公共疾病的預(yù)防管理水平得到提升。

關(guān)鍵詞：完善機(jī)制 信息化 人才隊(duì)伍

一、疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理的現(xiàn)狀

近些年來(lái)，雖然我國(guó)大部分疾控中心的醫(yī)療信息管理水平有所提升，但在醫(yī)療部門的基礎(chǔ)科室中還是存在著疏于檔案管理的現(xiàn)狀，對(duì)于檔案的收集、分類、以及入檔都存在著創(chuàng)新性不足的弊端，沿用以往的傳統(tǒng)檔案管理方式已然遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)下疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的發(fā)展。而且，不少疾病預(yù)防控制中心還未配備專門的檔案管理人員，當(dāng)前一些檔案管理人員的醫(yī)療知識(shí)和檔案管理水平還沒(méi)由步入現(xiàn)代化水平，而疾控中心的檔案往往都會(huì)記錄著專業(yè)醫(yī)療人員對(duì)于疾病產(chǎn)生和預(yù)防的相關(guān)實(shí)驗(yàn)記錄，是能夠?yàn)椴∪颂峁┲尾⒖嫉牡谝皇种匾Y料。而管理人員對(duì)于檔案管理工作的不夠重視，不僅會(huì)使得檔案管理的效率得不到提升，可能還會(huì)耽誤疾控中心的檔案資料信息實(shí)際效用的發(fā)揮。再加上疾控中心依舊沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案資料管理模式，以及不完善的檔案管理配套設(shè)施，已經(jīng)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)下疾控中心運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)展工作的需要，因此，疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作亟需進(jìn)行改革。

二、疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理的策略

（一）健全疾控檔案管理機(jī)制

治理存在的問(wèn)題往往離不開(kāi)相關(guān)管理制度的完善，疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案管理工作也同樣如此。要想檔案資料得到高效的管理和合理的利用，就應(yīng)當(dāng)建立健全與疾控中心發(fā)展水平相對(duì)應(yīng)的檔案管理制度，并完善相應(yīng)的規(guī)章條例，確保檔案管理工作能夠有科學(xué)可行的管理體系進(jìn)行監(jiān)督。例如：疾控中心可以根據(jù)檔案類型的不同，制定符合疾控工作實(shí)際情況的科學(xué)規(guī)范的檔案整理收集標(biāo)準(zhǔn)，促使相關(guān)人員根據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的收錄和登記工作，將重要的檔案資料特別收錄在檔案庫(kù)的重要位置，并且將各科室的不同類型檔案進(jìn)行分類存放，方便各科室以后調(diào)用檔案資料時(shí)可以進(jìn)行快速查找，提高檔案查找和利用的效率。疾病預(yù)防控制中心的管理人員還可以聽(tīng)取各科室有經(jīng)驗(yàn)員工的意見(jiàn)，對(duì)于存放有不同資料信息的檔案制定科學(xué)可行的檔案管理與利用制度，不斷完善疾控中心的檔案管理運(yùn)行機(jī)制。

（二）樹(shù)立正確檔案管理觀念

在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，疾控中心的領(lǐng)導(dǎo)人員首先應(yīng)當(dāng)帶頭為員工明確管理檔案的重要性，在日常工作中提高對(duì)于檔案管理這一基礎(chǔ)性事務(wù)的重視力度，增強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的完善力度。并且要將制度的建立、資金的投入、基礎(chǔ)設(shè)施的完善等方面的工作落到實(shí)處，讓疾控中心內(nèi)部員工都能意識(shí)到加強(qiáng)檔案管理工作的重要性，提高檔案管理工作的關(guān)注度。例如：疾控中心的管理人員可以通過(guò)健全管理制度的方式來(lái)督促內(nèi)部員工重視檔案管理工作，提升員工的檔案管理責(zé)任感，從而在上交檔案時(shí)能夠做到提前對(duì)檔案內(nèi)部的資料進(jìn)行歸納整理再存放，并在外部標(biāo)示檔案內(nèi)含資料相關(guān)的信息，方便檔案管理人員的檔案收錄工作，而且還能保證內(nèi)部員工在日后調(diào)檔時(shí)及時(shí)找到需要的檔案，能夠大幅提升檔案的收錄保存和調(diào)取利用的效率，使得檔案內(nèi)部的資料信息得到充分合理的利用，促使檔案的收集、整理到應(yīng)用環(huán)節(jié)形成良好的管理利用體系。

（三）建設(shè)檔案管理人才隊(duì)伍

檔案管理工作的完善離不開(kāi)檔案管理專門人才的培養(yǎng)、疾病預(yù)防控制中心也要重視檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，促使內(nèi)部的檔案管理工作可以得到專業(yè)人員的技術(shù)保障。例如：疾病控制中心可以加強(qiáng)對(duì)于內(nèi)部檔案管理人員的培訓(xùn)管理，可以撥出部分建設(shè)資金，為管理人員提供到其他先進(jìn)醫(yī)療中心接受教育學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，或者可以在制定檔案管理制度時(shí)，規(guī)定檔案管理人員每年必須要到其他醫(yī)院，進(jìn)行深造學(xué)習(xí)的交流活動(dòng)，促使疾控中心的檔案管理人員有充分的機(jī)會(huì)，可以學(xué)習(xí)到國(guó)內(nèi)先進(jìn)醫(yī)療中心的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和管理手段，還要不斷增強(qiáng)疾控中心檔案管理人員的醫(yī)療知識(shí)、檔案管理專業(yè)知識(shí)以及計(jì)算機(jī)操作知識(shí)，促使檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和專業(yè)技能得到提升，使得管理人員可以成為擁有多項(xiàng)專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能的新時(shí)代復(fù)合型管理人才。當(dāng)然，疾控中心也可以積極引入大量年輕的擁有嫻熟計(jì)算機(jī)操作知識(shí)的檔案管理專業(yè)人才，不斷擴(kuò)大內(nèi)部的檔案管理人才隊(duì)伍，以便日后更好的實(shí)現(xiàn)人員配置和管理，逐步完善疾控中心內(nèi)部的檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，利于人才的整合與調(diào)節(jié)。

（四）推動(dòng)檔案管理信息化

疾病預(yù)防控制中心在對(duì)中心內(nèi)部的檔案管理人才對(duì)于進(jìn)行培訓(xùn)管理時(shí)，同樣也要注重檔案管理配套設(shè)施的更新。例如：疾控中心可以撥出一定的建設(shè)資金，用于購(gòu)買現(xiàn)代化的基礎(chǔ)技術(shù)設(shè)備，完善基礎(chǔ)信息化的管理配置，并在設(shè)備內(nèi)配備先進(jìn)的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)，以輔助檔案管理人員利用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的水平提升。還要對(duì)設(shè)備進(jìn)行不斷的試驗(yàn)和優(yōu)化，確保設(shè)備的引入不流于形式，以及確實(shí)能夠?yàn)榧部刂行恼w水平邁向現(xiàn)代化提供后備技術(shù)保障，使得檔案管理信息系統(tǒng)能夠更好地滿足疾控中心檔案管理實(shí)際工作的需求，從而促使檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)能夠得到合理發(fā)揮。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，疾病預(yù)防控制中心的發(fā)展離不開(kāi)對(duì)于檔案管理工作的建設(shè)和完善。當(dāng)前的疾控中心應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的重視，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的各種問(wèn)題，盡早制定解決措施，切實(shí)開(kāi)展檔案管理方式創(chuàng)新的實(shí)際工作，要不斷加強(qiáng)培訓(xùn)以提升管檔案理人員的檔案信息化管理水平，引進(jìn)先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)備，保障管理人員的檔案管理工作可以落到實(shí)處，取得實(shí)效。

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（作者單位：山東省鄄城縣疾病預(yù)防控制中心）