會計電算化環(huán)境下怎樣做好會計檔案管理

王曉麗

摘要：隨著科技的發(fā)展，企事業(yè)單位實施會計電算化后，進行會計檔案的信息化管理已經(jīng)是社會發(fā)展的大趨勢，也是社會發(fā)展的必然要求。進行企事業(yè)單位會計檔案管理工作信息化系統(tǒng)的建立，不但能夠減輕財務人員的負擔，還能夠切實提高財務人員的工作效率，讓監(jiān)督更加有效。筆者主要分析了電算化環(huán)境下會計檔案管理存在的問題，并找到了一些問題解決策略，希望能夠幫助會計人員切實做好檔案管理工作。

關鍵詞：會計電算化 檔案管理 問題

隨著科學技術的進步和發(fā)展，在檔案管理中，計算機技術應用的也愈加的廣泛，這也給企事業(yè)單位財務工作更好的進行帶來了很大的幫助。筆者主要分析了會計電算化環(huán)境中會計檔案管理存在的問題，并找到了一些問題解決策略，希望能夠幫助企事業(yè)單位提高會計檔案管理水平。

一、會計電算化環(huán)境下檔案管理存在的主要問題

（一）無法體現(xiàn)會計檔案載體本身的完整性

現(xiàn)在很多單位領導以及財務人員，對于電算化會計檔案管理相關工作的理解沒有到位，并且進行會計檔案管理的經(jīng)驗比較欠缺，僅僅將那些打印出來的紙質(zhì)檔案存檔，沒有將計算機中的相關信息進行備份和歸檔，這也會給會計檔案完整性造成很大的影響。

（二）會計電算化設備無法達到相關要求

現(xiàn)在很多單位會計電算化需要的硬件設備和軟件設備無法很好的到位，這也會給會計檔案載體質(zhì)量造成很大的營銷，并且有些單位沒有保存會計軟件的系統(tǒng)和板式，在進行電算化軟件升級后，有些版本的會計數(shù)據(jù)無法進行調(diào)用。并且《會計檔案管理辦法》規(guī)定“采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質(zhì)會計檔案”，并且規(guī)定了保存的期限，但是現(xiàn)在有些單位沒有進行打印設備的升級和更新，直接導致打印和輸出的紙質(zhì)會計檔案無法滿足保存期限的需要，也有些單位因為磁盤介質(zhì)存在質(zhì)量問題，或者是沒有把存儲盤和備用盤分離開來進行存放，直接導致了電子數(shù)據(jù)出現(xiàn)損壞或者是丟失。

（三）會計檔案管理制度不夠完善

由于電子文件規(guī)范制度不夠完善，現(xiàn)在電算化會計檔案歸檔工作很難有序的進行。進行歸檔的時候，還是選擇以往手工管理歸檔的策略，僅僅進行紙質(zhì)文件的歸檔，將以往的報表和賬簿，轉(zhuǎn)變成為了計算機打印出的報表和賬簿。

二、電算化環(huán)境下做好會計檔案管理工作的策略

（一）加大軟硬件設備方面的投入

首先，應該加大軟硬件設備設施方面的投入，在進行電算化會計軟件選擇的時候，應該選擇符合本單位需要的軟件，并且軟件最好具備檔案管理輔助方面的功能。其次，需要進行系統(tǒng)安全防護功能的強化，做好定期維護工作，避免因為電腦安全問題或者網(wǎng)絡安全問題導致會計檔案泄密，或者人為的進行惡意的修改。再次，需要配備高清晰度打印能力的噴墨打印機或者激光打印機，并將其作為紙質(zhì)會計答案輸出的工具。最后，需要對硬件設施建設進行完善，確保環(huán)境的溫度、濕度以及清潔情況符合會計檔案室建設的需要。此外，還應該做好會計檔案存儲盤專用防磁柜的建設。

（二）重視電算化環(huán)境下會計檔案管理制度完善

1.進行電算化會計檔案立卷歸檔制度的建立

需要根據(jù)審計和稅務等管理部門的相關要求來進行賬簿報表的打印和輸出，對于記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬以及銀行存款日記賬也應該進行書面材料的答應，并及時的做好立卷工作。在沒有進行會計數(shù)據(jù)的打印和輸出前，需要保管好相關的數(shù)據(jù)，并且還應該保留副本。并且，我們必須認識到，會計電算化系統(tǒng)無論是開發(fā)還是使用，都需要全套的文檔資料以及軟件程序，對于這些也應該和會計檔案一樣，做好保管工作。

2.進行電算化會計檔案保管制度的建立

根據(jù)國家檔案局的相關標準來進行電算化會計檔案保管制度，在備份會計檔案數(shù)據(jù)的時候，應該使用質(zhì)量比較好的磁盤介質(zhì)，并且對于備用盤以及存儲盤應該分開存放，并且做好防塵、防壓、防光以及耐腐蝕方面的工作，并根據(jù)順序來做好著錄和分類編號相關的工作，進行檔案管理文件卡片的制作。

3.制定嚴格借用制度

若是需要進行會計檔案的查閱，需要相關部門負責人的批準，并且需要根據(jù)檔案管理的相關要求進行借閱手續(xù)的辦理。其他單位進行本部門會計檔案的查閱，需要具有單位介紹信，并且需要財務本門和主管領導部門的負責和批準。

4.進行定期備份以及維護制度的建立

在電算化會計檔案管理的時候，應該定期的將相關會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)中去，并做好登記工作，登記的時候需要詳細的寫好備份數(shù)量、時間以及保管方式等一些細節(jié)。并且，由于磁性介質(zhì)本身便比較的特殊，管理人員需要定期的做好檔案復制和檢查方面的工作，避免出現(xiàn)會計信息損壞的情況。

5.進行分權調(diào)用制度的建立

在進行電算化會計檔案管理的時候，需要根據(jù)內(nèi)容的實際情況來制定不同的使用權限，對于那些普通的數(shù)據(jù)，可以在比較大的范圍內(nèi)進行共享。對于那些涉及到單位機密的內(nèi)容，僅僅給特定人員使用[5]。對于數(shù)據(jù)結(jié)構文件以及設計源程序文件則只有程序開發(fā)人員以及主管人員才能夠使用，權限的設置，能夠保證檔案的安全，避免出現(xiàn)人為修改的情況。

三、結(jié)語

對于單位而言，電算化會計檔案管理是進行會計工作的基礎，需要各個部門互相協(xié)調(diào)和配合來完成。實行會計電算化之后，我們還需要從檔案管理穩(wěn)定和安全出發(fā)做一系列的工作，從而切實做好檔案管理。

參考文獻：

[1]李冰巖.會計電算化環(huán)境下的財務檔案管理[J].辦公室業(yè)務，2013，（17）.

[2]張偉.淺談會計電算化環(huán)境下會計檔案管理工作的重要性[J].黑龍江史志，2013，（15）.

[3]魏雙躍.關于會計電算化檔案管理的思考[J].黑龍江檔案，2012，（05）.

[4]胡小燕.會計電算化環(huán)境下的會計檔案管理[J].城建檔案，2011，（12）.

[5]郭玉紅.試論會計電算化環(huán)境下會計檔案管理工作的重要性[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2011，（15）.

（作者單位：吉林省有色金屬地質(zhì)勘查局六0三隊）