基建檔案管理之我見

劉劍

摘要：基建檔案不僅是工程建設(shè)過程中的重要依據(jù)，而且在工程竣工、使用、改擴建等方面也有著極其重要的作用。目前基建檔案管理存在的問題及措施。

關(guān)鍵詞：基建工程 檔案管理 問題及措施

隨著改革開放的不斷地深化，與國際各項事業(yè)接軌的步伐不斷加快，我國各項事業(yè)也如雨后春筍般地快速發(fā)展起來。很多單位為了能夠與國際接軌，更加適應(yīng)社會發(fā)展的需要，不斷地擴大規(guī)模、改善設(shè)備，單位的各項新建、改建、擴建項目不斷增加，從而在此過程中所形成的有關(guān)基建的檔案資料也隨之增多?；n案應(yīng)該同人事檔案、財務(wù)檔案一樣，都屬于檔案管理及科技信息工作的范疇。

一、基建檔案對于單位各項工作的作用

（一）基建檔案是對建筑物進行改擴建的重要憑據(jù)?；n案承載著單位基建建設(shè)的大量信息，如上級的工程立項、土地、消防、抗震等相關(guān)批文，真實記錄了建造時的各類建筑物、構(gòu)建物以及地上、地下各類管網(wǎng)等的具體情況，而這些資料都是今后辦理房產(chǎn)證、處理各類工程事故等事情的依據(jù)和憑證。

（二）基建檔案具有歷史記錄的作用。單位基建檔案記載著學(xué)校內(nèi)各建筑物、構(gòu)筑物的具體位置以及其基本構(gòu)造，真實地反映建筑物的建設(shè)全過程，它包含征地、地質(zhì)勘查、基本建設(shè)規(guī)劃、招投標、圖紙設(shè)計、施工合同、監(jiān)理合同、施工組織、竣工驗收等各類文件簽證、圖表、數(shù)據(jù)等第一手資料。所有這些資料與文件對于各類的統(tǒng)計報表、維修修繕、改擴建等工作都有著不可小覷的作用。

（三）基建檔案具有不可低估的增值參考作用。完整系統(tǒng)的基建檔案能夠為建造方提供詳實的建設(shè)資料。隨著時間的推移，當(dāng)單位實施管網(wǎng)維修的時候，技術(shù)人員就必須要查閱歷史資料，汲取精華、去其糟粕。

二、單位在基建檔案管理中普遍存在的若干問題

（一）管理意識不強

由于檔案管理人員和工程管理人員對歸檔立卷認識水平、重視程度以及要求的不同，造成工程檔案收集不全，相關(guān)圖紙資料磨損、破舊不堪以及污染很嚴重的情況時有發(fā)生，有些資料甚至經(jīng)過多次涂改導(dǎo)致面目全非，很多資料不符合歸檔規(guī)范的要求。

（二）基建檔案管理缺乏專業(yè)的管理人員

基建技術(shù)人員多數(shù)對檔案管理知識和技能不熟悉，對資料不能正確地進行整理、立卷、歸檔；而工程參建單位相對較多，人員情況復(fù)雜，所以導(dǎo)致在基建工程完成后部分工程施工資料會出現(xiàn)不完整甚至是丟失的情況。

（三）基建檔案材料收集時不夠全面、不夠完整

基建工程由于審批的部門繁多，建設(shè)時間跨度大，涉及專業(yè)廣度大，參與建設(shè)單位多，投資規(guī)模大等因素，致使基建檔案在種類和數(shù)量都很龐大繁雜；參與工程建設(shè)的各單位一般對于工程進度、工程質(zhì)量等硬性指標比較重視，對于表示工程形象進度的階段性資料的收集和整理一般不及時、不全面；對于施工過程中發(fā)生的臨時變更事項，變更程序不規(guī)范，數(shù)據(jù)資料反應(yīng)不準確；而這些情況的出現(xiàn)都會影響到基建檔案資料制作、收集、整理和歸檔的效果。

（四）基建檔案的管理和使用手段不能適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求

現(xiàn)階段，傳統(tǒng)形式的基建檔案在材質(zhì)上一般是紙質(zhì)的，而且其載體是實物。運用傳統(tǒng)方法開展基建檔案管理往往不利于使用者反復(fù)查閱或借閱，重復(fù)使用還容易對基建檔案造成損壞或丟失。在現(xiàn)代化計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷推廣應(yīng)用的背景下，基建檔案管理在管理手段和技術(shù)設(shè)備上也有了高速的發(fā)展。但是目前很多單位的基建檔案管理人員在計算機技術(shù)應(yīng)用素質(zhì)方面，與現(xiàn)代化管理要求存在較大差異。因此，單位在基建檔案的管理方面仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)、實物管理模式，無法實現(xiàn)對基建檔案管理的現(xiàn)代化。

三、加強學(xué)?；n案管理的措施

（一）增強基建檔案管理意識。在加大宣檔案管理傳力度的同時，單位領(lǐng)導(dǎo)也要加強對檔案工作的重視和支持。只有領(lǐng)導(dǎo)從思想上認識到基建檔案管理的重要性，建立基建檔案管理制度體系。由于基建檔案員大多是由一般的檔案員兼任，所以作為檔案員還應(yīng)不斷強化與基建工程管理相關(guān)的理論知識學(xué)習(xí)，并在實際工作期間對管理理念進行及時更新，大力開拓信息開發(fā)資源，從根本上提升基建檔案的綜合管理水平。

（二）構(gòu)建約束機制，完善制度體系。工程檔案的質(zhì)量關(guān)鍵在于約束機制和制度體系的建立?；n案一般情況下具備嚴謹性以及系統(tǒng)性等特點。要在單位的檔案管理機構(gòu)中設(shè)立專門化的基建檔案管理組織或者是部門，明確崗位職責(zé)。具體來說，在工程建設(shè)的整個過程中，需要基建管理部門設(shè)置專門的基建檔案，并完善標準化的管理制度，增強基建檔案管理科學(xué)性以及規(guī)范性，保證每個環(huán)節(jié)中的工作都可以有章可循。

（三）基建檔案管理必須要實現(xiàn)與基建工程之間的同步發(fā)展。通常情況下，基建檔案資料在收集過程中，往往是基于整個工程建設(shè)過程收集的，為了從某種程度上增強檔案搜集質(zhì)量，實現(xiàn)檔案工作以及建設(shè)工作的同步發(fā)展，保證工程進度發(fā)展到哪一步，則資料收集就應(yīng)該跟蹤到哪步。實質(zhì)上，基建工程剛剛開始的時候就必須要建立起科學(xué)完整的檔案，隨著工程建設(shè)項目的開展，更好保證竣工資料以及相關(guān)數(shù)據(jù)資料的統(tǒng)一整編，實現(xiàn)資料的同步審定。當(dāng)工程正式竣工驗收的時候，需要共同提交合格的施工驗收圖，保證基建工程的有序開展。

（四）提高基建檔案人員綜合業(yè)務(wù)水平。從某種程度上講，基建檔案管理必須選配既能熟練掌握檔案管理知識又懂得基建工程建設(shè)專業(yè)知識的人才擔(dān)任管理人員。此外，要注重檔案管理人員的教育培訓(xùn)，掌握必要的檔案管理手段，增強檔案管理實效性。

總而言之，基建工程檔案是單位檔案工作的寶貴財富，同時也是單位基本建設(shè)工程的原始歷史紀錄，它能夠反映出單位基本設(shè)施的整體水平。基建檔案工作是一項技術(shù)性、持續(xù)性并具有藝術(shù)性的管理工作，同時也是單位檔案管理工作中十分重要的一部分。所以，我們應(yīng)從檔案管理事業(yè)的發(fā)展趨勢來加強單位基建檔案管理的現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，以適應(yīng)新形勢的發(fā)展，不斷地滿足單位發(fā)展的需要。

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（作者單位：濟南市技師學(xué)院）