事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策

劉學鵬

【摘 要】 我國目前正在經(jīng)歷事業(yè)單位制度管理的改革，對于監(jiān)管事業(yè)單位的一切檔案、人員變動、財務信息工資情況都要納入到監(jiān)管的體系中來，檔案管理本身是管理體系中一個重要的組成部分，需要對其進行不斷的更新和補全。事業(yè)單位的檔案管理更是間接關(guān)系到整個行政系統(tǒng)的工作質(zhì)量和秩序效率，需要找出現(xiàn)今的事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，并且提出改進措施。本文在分析目前的事業(yè)單位檔案管理情況的基礎(chǔ)上，對事業(yè)單位的檔案管理的改進可能性進行闡述，同時，提出了提高事業(yè)單位管理效率的對策。

【關(guān)鍵詞】 事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀

在我國的經(jīng)濟發(fā)展不斷的變快的同時，事業(yè)單位的改革也在逐年推進，人員的信息管理越來越凸顯出其重要性，在社會發(fā)展的過程中，擁有著屬于自己的獨特地位。信息檔案是人才信息的重要來源，能夠大體上的反映出人員的基本經(jīng)歷，是對吸納選擇人才的一個重要憑據(jù)。不過我國現(xiàn)今的事業(yè)單位檔案信息管理仍舊有很大的缺陷，在效率和質(zhì)量上差強人意，改進管理手段，對于加強整個事業(yè)單位的用人水平都具有重要的作用。

1 當前事業(yè)單位檔案管理工作的缺陷

1.1 管理人員的態(tài)度不夠嚴謹

事業(yè)單位的檔案管理工作內(nèi)容繁多，相對細節(jié)比較重要。檔案管理工作關(guān)系到許多的重要決策和工作。如果檔案管理部門可以提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，可以間接的提升其他工作的質(zhì)量，方便了許多其他的工作部門的查閱管理工作，當要調(diào)閱相關(guān)檔案時，能夠快捷的在檔案中找到自己需要的信息。不過目前的檔案管理工作中的問題是，有關(guān)的工作人員對于此工作的重要性的了解不夠深刻，不能做到對于工作認真負責，上級也存在對于檔案管理工作的錯誤認知，認為其并非是一個重要的工作，這些都造成了如今的檔案工作人員把他定位一個機械的的材料文件的簡單存儲，對于此工作缺乏積極性，效率低下，進度滯后。檔案管理的工作人員不能在規(guī)定的期限內(nèi)整理完檔案，致使檔案缺漏，阻礙了有關(guān)部門的調(diào)閱工作。

1.2 事業(yè)單位檔案管理的體制缺乏先進性

事業(yè)單位內(nèi)部對于檔案管理形成的體制對于整個檔案管理工作的質(zhì)量提升有著深刻的影響，在現(xiàn)在的許多事業(yè)單位，對于檔案管理建立的體制很不完善，落后于工作的要求，不能夠與現(xiàn)在的檔案管理的要求相適應，記錄的信息又不全面。許多的事業(yè)單位檔案管理依舊使用簡單的賬目記錄或者文本記錄的方式對信息進行存儲，這種老式的檔案存儲方式對于信息的管理效率較低，不能夠適應整個社會對于信息的大量需求，現(xiàn)代的工作需要巨大的信息量，且要求其具有快捷性、有效性。

1.3 缺乏研究管理的高素質(zhì)人才

在社會科學水平不斷推進的同時，信息化也已經(jīng)進入了各個領(lǐng)域，檔案管理不僅是簡單機械基礎(chǔ)性的對于檔案文件進行整理和存儲記錄和管理。這就提高了對于檔案管理人員專業(yè)的工作素質(zhì)的要求。要求從事檔案管理工作的有關(guān)人員要擁有專業(yè)的檔案管理水平和職業(yè)素養(yǎng)。目前的許多事業(yè)單位的工作人員都不具備專業(yè)的水平和嚴謹負責的工作態(tài)度，認為這項工作技術(shù)含量低，于是將其劃分給許多高齡退休人員或招收兼職人員對其管理，僅僅要求按時做完檔案管理任務，不甚要求檔案整理的工作質(zhì)量。目前很大一部分的事業(yè)單位檔案管理人員掌握的專業(yè)知識的水平不能夠與信息化檔案管理標準相匹配，對于專業(yè)管理技能了解匱乏，且缺乏了解的積極性，不能跟上信息時代的檔案管理專業(yè)水準，致使檔案管理效率極低。有些地區(qū)的事業(yè)單位的內(nèi)部檔案管理部門還有工作人員跳槽離職，交接工作混亂的情況，極大的阻礙了事業(yè)單位檔案的高效管理。

2 提高事業(yè)單位檔案管理的有效對策探析

2.1 建立信息管理和改變法治發(fā)展的意識。

檔案管理人員要加強對工作的準確認識，正確定位，依法辦事，規(guī)范工作步驟。上級應定期派出專人巡視和指導高校檔案管理工作，及時檢查問題并提出解決辦法。此外，要鼓勵檔案管理人員學習法律知識和專業(yè)知識，確保檔案管理的定期的進度，進一步促進對人事檔案管理的相關(guān)規(guī)則的制定，并加強對高校檔案管理的約束。

2.2 加強信息管理人員的工作能力

檔案管理工作有效展開的的前提條件是對于檔案管理人員的工作能力水平有一個明確的認識，加強檔案管理人員的責任感，加強檔案管理人員對自己工作的認知程度，檔案管理人員要保證對自己的工作進行了解和定位，能夠?qū)τ跈n案管理工作進行細致到細節(jié)處也能夠應對其他部門的調(diào)閱工作。要保證自身完全融進檔案管理工作。上級部門可以組織安排進行細致的檔案管理工作的相關(guān)專業(yè)知識與技能的培訓。保證事業(yè)單位檔案管理人員的基本檔案管理理論知識和素養(yǎng)都能達到要求，讓事業(yè)單位的檔案管理工作系統(tǒng)變得更加的合理科學化。

2.3 建立檔案管理信息化的模式

在現(xiàn)在的信息技術(shù)得到大量應用的背景下，檔案管理有了新的活力和革新的機會，因為紙質(zhì)的檔案管理模式缺陷很多，比如存儲問題和保質(zhì)期問題，不能 為了適應社會化的時代，我們需要改革檔案管理模式，在信息辦公室的應用下促進檔案管理和信任。 要性，能夠有效的運用信息技術(shù)，建立事業(yè)單位內(nèi)部效率很高的信息化處理系統(tǒng)，能夠靈活的使用不同的記錄軟件來令檔案管理人員有序的快捷的將檔案數(shù)據(jù)錄入電腦系統(tǒng)中，這種新型技術(shù)可以有效的提高自身系統(tǒng)的安全和效率。

3 結(jié)語

在目前的發(fā)展條件下，事業(yè)單位的檔案管理需要與時俱進.從根本上對于管理進行革新。想要做到對于檔案管理的革新管理，就需要從管理部門的內(nèi)部管理加強控制，嚴于律己，要求每一項調(diào)動和記錄都可以找到明確的證明。合理的規(guī)劃獎懲機制，提升單位人員的工作積極性和責任感，更好的行使為人民服務的職責。有關(guān)的工作人員也要加強自身的專業(yè)素養(yǎng)，參加專業(yè)的培訓課程，提升自己的工作水平，與時俱進，能夠帶來新的發(fā)展活力，結(jié)合時代要求，保證工作的質(zhì)量效率和水準。

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